英语邮件的格式及范文_这样写才正确

英文邮件写作格式 一、主题 主题(Subject)Subject))框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词， 如 greet)ings;长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不 超过 35 个字母。 YES：Supplier t)raining NO：professional t)rainees from sist)er company should abide by rule of local company(Subject)太长) 主题框的内容切忌含糊不清。 NO：像 News about) t)he meet)ing 这样的表达， YES：应改为 Tomorrow's meet)ing canceled。 一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外 一种较为正规的格式可将除了少于 5 个字母的介词、连接词或冠词之外的每 一个单词的首字母大写。 YES：New E-mail Address Not)ificat)ion;Det)ailed calculat)ion NO：det)ailed calculat)ion 视 信 的 内 容 是 否 重 要 ， 还 可 以 开 头 加 上 URGENT 或 者 FYI(Subject)For Your Informat)ion，供参考)，如：URGENT：Submit) your report) t)oday! 二、称呼 1 、 E-mail 一 般 使 用 非 正 式 的 文 体 ， 因 此 正 文 (Subject)Body) 前 的 称 呼 (Subject)Salut)at)ion)通常无须使用诸如 Dear Mr. John 之类的表达。在同辈的亲朋好 友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。 YES： Tommy，或者 Mr. Smit)h。 2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行， 开头无须空格。如： Jimmy, I received your memo and will discuss it) wit)h Eric on Wednesday. Best), David 3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶. 同样, 头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E. Wyat)t), Dr. Howard E. Hyat)t) 4、多过一个男人,用 Messrs,就是 Mist)ers 的意思,不过不要跟名字,跟姓 就行啦. YES: Messrs. Smit)h, Wyat)t), and Fury 。女人呢 ? YES：用 Mesdames, Mmes., or Mses. 同样不要跟名字. 例子: Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男 女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr. and Mrs. Harold Wright) ;Mr. Harold Wright) and Dr. Margaret) Wright) ;Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 。 5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头 衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用 Ms.算了. Ms. Sarah Gray 6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如: Ken Green, President) /Ken Green /Vice President) of Int)ernat)ional Operat)ions NO：Ken Green /Vice President) of Unicom China YES： Ken Green /Vice President), Unicom China 7、老外的名字有时有 Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确, 不要笑人: YES：Michael J. Smit)h, Jr. /Michael J. Smit)h Sr. 8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼. 如果没有名字,或者是很正规信 的信件,可以考虑这些： Dear Commit)t)ee Member: Dear Meet)ing Planner: Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It) May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent): 如果是全公司： YES： Gent)lemen or Ladies: Ladies or Gent)lemen: 9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看: YES：Dear Mr. Jones: (Subject)非常正规) Dear Joan: Dear Jim, Jim, (Subject)非正规) 三、结尾部分 A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子: 1、 Very Formal 非常正规的(Subject)例如给政府官员的) Respect)fully yours, Yours respect)fully, 2、 Formal 正规的(Subject)例如客户公司之间啦) Very t)ruly yours, Yours very t)ruly, Yours t)ruly, 3、 Less Formal 不太正规的(Subject)例如客户) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially, 4、Informal 非正规的(Subject)例如朋友,同事之类) Regards, Warm regards, Wit)h kindest) regards, Wit)h my best) regards, My best), Give my best) t)o Mary, Fondly, Thanks, See you next) week! 有时在 we, I, and you 之间选择是很烦的事-- 如果是公司代表联络生意 之类,可以用: We will reimburse you for t)hese legal expenses. Sinopec will reimburse you for t)hese legal expenses. 如果单纯说你自己,可以用: I found t)he brochure very informat)ive. 有 时 可 以 一 起 用 啦 ...: We are pleased t)o offer you t)he posit)ion of sales direct)or, and I am looking forward t)o our Tuesday morning meet)ing. 那么 I 和 you 呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要 这样想.给人尊重的语气就一般不会错了. 多用 you 有时会有隔阂的感觉. You will be pleased t)o learn t)hat) you have been select)ed t)o serve on our advisory board. Your prompt) response will be appreciat)ed. (Subject) 好像欠你 一样) I am pleased t)hat) our board has select)ed you as t)he best) qualified candidat)e t)o serve on our advisory board. I hope you’ll agree t)o serve. (Subject)这就友善多了) Your book was well writ)t)en and comprehensive. (Subject)不用你来判断我呀~ ~) I t)horoughly enjoyed your book and found an answer t)o every one of my quest)ions about) performance appraisals. (Subject)客气一点,人家受落) 总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度. B、信尾客套话(Subject)Compliment)ary close)通常也很简明。常常只须一个词， 如 ： 'Thanks' ， 'Best)' ， 'Cheers' ， 不 需 要 用 一 般 信 函 中 的 'Sincerely yours'或'Best) regards'。 C、签名：不要把 Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签,人家会笑你的... 签名也 看信件的语气.给朋友或公司客户,签 Bill 也可以,给陌生人就最好用 Gat)es 或 者 Bill Gat)es 啦. 英文邮件写作常用语 附件是……，请参阅。