深究中药科研课题全程管理

科研课题管理是科研机构的核心管理工作，课题的全程管理涉及诸多环节与内容。近 年，随着国家对中医药行业科技投入不断加大，中药科研任务越来越繁重，课题管理的工 作量也逐年增加且管理要求越来越高。如何科学地管理以适应中药科研发展的需要，是科 研机构面临的重要课题。笔者从科研管理人员的角度出发，对课题全程管理进行探讨，以 期抛砖引玉。 1 课题全程管理内容与管理层次 课题的全程管理包括项目建议、课题申报与立项、过程管理、结题管理、结题后的跟 踪管理、科技档案管理等环节，每个环节又包含一系列管理活动。课题数量多时，可分项 目进行管理，也可分阶段管理，无论采用哪一种管理方式，只有将这些环节有机地结合起 来，才能实现科研管理工作的良性循环。 课题管理分为 2 个层次：基础性管理和创造性管理。基础性管理是科研管理人员首先 要做好的工作，为完成上级下达的任务而开展一系列管理活动，具有较强的被动性和事务 性。创造性管理是更高层次的管理活动，强调充分发挥科研管理人员的主观能动性和创造 性，在管理工作中不断创新，并将管理创新融入科研创新之中。前者是如何完成工作，后 者是如何做好工作，侧重点不同，管理效果也不同，如果只重视前者而忽视后者，必然使 科研管理工作处于比较被动的状态。在扎实的基础性管理工作之上，将创造性管理活动融 入每个工作环节之中，才能真正做好课题全程管理工作。 2 项目建议 近年来，中药科研领域的专家针对国家颁布的各类科技发展战略规划和计划提出了许 多具体的项目建议，具有很强的前瞻性，体现了中药研究的发展动态、趋势和前沿。由于 项目建议与科研机构的学术影响力密切相关，因此，科研管理人员应充分发挥引导作用： ① 提高自身中医药专业素质和组织管理能力，把握国家需求，了解学科前沿，掌握科 研动态； ② 密切关注科技部、国家中医药管理局等部门的计划信息，敏锐把握资助方向，有针 对性地组织专家撰写项目建议，若该建议被列入招标计划，将为课题立项奠定良好基础； ③ 如果项目建议被采用而申报的课题却未被立项，需分析原因并与项目组织部门沟通， 确保以后建议成功； ④ 积极推荐专家参与中医药科技发展规划和招标指南的制定工作，既能扩大专家的学 术影响力，也利于本单位人员深入理解科研政策导向，从而把握好选题方向。 3 课题申报与立项 承担更多的国家级重点课题、高水平课题是研究机构科研竞争力的重要体现，而课题 申报的数量和质量是其实现的前提。随着信息技术的发展，网上申报、评审与管理已非常 普遍，这就要求科研管理人员必须主动、密切地关注网络招标信息。在获取招标信息后， 科研管理部门就要进行申报动员、形式审查、专家评审、课题立项、立项奖励等一系列工 作，工作本身有较强的规律性和时效性。 3.1 项目与指南的理解 ① 全面了解国家各类科技计划的特点，指导科研人员选择适合自身研究方向的计划项 目进行申报，如国家自然科学基金主要支持自由探索的基础研究，而国家科技支撑计划强 调在完成国家目标基础上的科技创新。 ② 掌握招标计划的立项背景，正确、深刻地理解招标指南的资助范围与重点，结合中 药课题管理经验，在选题方面给申报者以必要的提示与指导。 3.2 申请书质量控制 ① 确保申请书的基本信息真实、准确、完整，特别对单位与人员信息严格把关。 ② 组织专家对课题研究目标、方案、技术路线等核心内容进行评议，帮助申请者理清 思路、发现问题并提出修改意见；同时关注申请者对专家建议的采纳情况，分析课题立项 与之的关联，以判断专家的科研指导能力。 ③ 保证经费预算符合财务管理规定，并从文字角度审核申请书内容，如重点是否突出， 层次是否分明，语言表达是否准确、清晰、流畅等。 3.3 申报课题的遴选 ① 对于限项申报项目，在整体考虑研究机构学科分布、学科发展及科研资源分配等问 题的基础上，选择部分优秀课题申报，择优程序的设计应坚持公开、公平、公正的原则。 ② 对于不限项申报项目，如果不考虑中标率等因素，可以全部上报，有些选题即使被 内部评审专家否定也不能轻易放弃，因为某些科研创新点在更宽泛的专家群体中也许是被 肯定的，且申请者在完善申请书过程中也会提高自身科研能力。 3.4 任务书质量控制 ① 及时掌握各部门最新发布的科技管理办法，如科技部为落实“十一五”规划制订和修 订了一系列管理办法，这些文件是课题任务书管理和其后各环节管理的重要依据。 ② 对任务书内容进行把关，如经费与任务对等，若结余经费过多将对财务结算产生影 响；考核指标与研究内容相关，避免出现二者不一致的情况；预算编制合理，以保证在执 行每个栏目的预算时不出现过大偏差等。 ③ 与外单位进行合作研究应签订正式协议，以明确双方的责权利。 4 课题过程管理 课题获准立项是课题管理的良好开端，而课题研究最终能否实现预期目标，过程管理 是非常重要的环节。目前科研机构“重申报，轻过程”的现象普遍存在，大家更关注如何争 取到课题，而忽视如何完成好课题，甚至出现降低研究目标的情况。课题研究质量高，才 有可能获得延续资助，科研工作才会有发展后劲。 4.1 课题研究质量控制 课题研究质量的控制需要课题组、科研管理部门、决策层及专家的共同努力才能完成， 科研管理人员是多向沟通的中心环节。 ① 随时关注，主动与研究者沟通和互动，随时掌握课题进展情况，及时发现问题；关 注课题研究过程中的新发现，鼓励课题组深入研究，并采取措施加以扶持和培育。 ② 定期检查，每年组织专家组对在研课题进行评议，与专家共同分析阻碍课题进展的 瓶颈所在，并积极寻求解决办法，对确实无法继续的课题及时终止研究。 ③ 随机抽查，如原始记录是否规范、数据是否真实可靠、实验操作与实验室条件是否 符合要求等。 ④ 及时反馈，将管理过程中发现的问题及时向决策部门反映，提出自己的看法与建议， 并将解决方案反馈课题组。⑤奖惩分明，对研究质量高的课题予以奖励，对伪造数据、弄 虚作假者予以惩罚。 4.2 课题经费管理 经费管理是过程管理的重要内容，因涉及财务、科研、课题负责人三方职责与权限的 协调，也易成为薄弱工作环节，有些科研机构为加强管理会设专职岗位。 ① 全面了解各计划项目财务管理办法，掌握各办法的不同之处； ② 及时采集财务信息为科研管理服务，如课题经费计划数与实际到位数是否一致、经 费使用合理性等； ③ 为财务管理提供科研管理信息，确保经费核算的正确性； ④ 对某些科目超过预算的课题，提醒课题组及时调整经费支出，必要时向项目组织部 门提交预算调整方案。 4.3 合作协议管理 课题合作研究有两种类型：一是本单位参与外单位课题，经费拨入；一是外单位参与 本单位课题，经费拨出。两种情况均需签订合作研究协议并进行规范管理。 ① 依据《合同法》规定，结合中药科研工作特点，设计统一格式的合作协议文本； ② 制定合理的协议审批程序，实行逐级审核制度； ③ 严格审核协议内容并提出修改建议，如经费约定是否合理、协议经费占课题经费比 例、责权利是否统一、知识产权归属等问题。 5 结题管理 5.1 研究工作总结 ① 在规定的结题时间之前，督促课题组进行全面的研究工作总结，要求研究报告真实、 客观地反映课题整体研究情况。 ② 将研究报告与任务书考核指标进行对照，确定是否达到预期研究目标。 ③ 对没有达到预期目标的课题，需分析原因并在结题报告中如实说明，必要时可申请 延期结题。 5.2 课题经费结算 结题工作包括研究工作总结和经费结算二部分内容，经费不结算就不能认定结题工作 完成，但目前结题不结帐的情况十分普遍，有些课题甚至挂账十几年，这是课题组与科研 机构利益搏弈的结果，要解决这个问题，必须以严格执行计划项目的财务管理规定为前提。 ① 要求课题组在提交结题报告前必须进行财务结算，否则不予办理结题手续； ② 要求财务部门出具真实的结算报告，必要时双方共同核实账目； ③ 结算后取消账户，经批准留归课题组的结余经费另立账户管理； ④ 实行内部审计制度。 5.3 结余经费管理 根据《关于改进和加强中央财政科技经费管理的若干意见》(国办发[2006]56 号)文 件精神，科研项目结余经费应严格按照国家有关财务规章制度和财政部结余资金管理的有 关规定执行，不得归项目组成员所有、长期挂帐，严禁用于发放奖金和福利支出。这项规 定对今后课题经费的预算和执行预算提出了更高要求，对科研机构以往累积的大量长期挂 帐课题，建议采取如下措施： ① 结余经费按一定比例划归课题组使用，另立财务帐号管理，用于发表论文、申报成 果等方面的支出； ② 按剩余比例划入研究机构公用经费，用于科研再投入，如设立科研探索基金、科研 奖励基金等，以培养科研后续发展能力。 6 结题后的跟踪管理 6.1 继续申请资助 有些课题可以进行深入探索或扩大领域研究，应鼓励其继续申请各类项目以获得后续 经费支持，这类课题往往因积累了深厚的工作基础而较易获得资助。 6.2 成果鉴定与申报科技奖励 ① 在结题课题中甄别比较成熟的课题，帮助课题组在结题报告的基础上整理提炼以形 成成果报告，并督促其进行成果鉴定。 ② 根据各级科技奖励的特点，帮助课题组选择适合的奖项进行申报。 ③ 有些课题获得过多次资助，研究工作很深入，可整合为一个比较大的成果进行申报。 6.3 成果推广 具有应用性的中药科研成果应及时转化推广，良好的经济效益和社会效益是对科研课 题的肯定。 ① 明确成果推广的时机，如中药新药研发课题在研究初期就应寻找合作企业，以保障 研发资金充足并利于后期推广；新方法、新模型等基础性研究成果应及时发表论文。 ② 在中药科研成果的形成与推广过程中，重视知识产权管理，主要涉及专利权、著作 权、技术秘密等方面，特别关注与企业合作过程中自身权益的保护，如机构名称在产品宣 传中的正当使用等。 ③ 对可公开宣传的成果进行整理汇编，制成项目简介以促进成果推广。 7 科技档案管理 7.1 归档管理 课题归档工作需要课题管理、档案管理、课题组三方的协调配合才能完成。 ① 课题管理人员要确保每个课题的全程管理资料具有原始性和完整性，全面收集申请 书、任务书、年度报告、结题报告及其它管理文件，如合作研究协议、任务调整报告等。 ② 档案管理人员指导课题组在研究过程中积累、形成完整的技术资料，后者将技术资 料与管理资料合并整理归档，并应重视结题后相关资料归档。 ③ 完善科技档案管理制度，强化归档工作制约机制，只有将档案管理与结题、经费管 理结合在一起，才能保证归档工作顺利进行。 7.2 档案利用 ① 明确利用目的，为课题研究、管理决策或成果推广等提供不同层面的服务，如课题 研究多利用原始技术资料，而管理决策需要提纲挈领的摘要内容。 ② 对束之高阁的成果加以发掘，探讨其深化研究、推广的价值。 ③ 利用计算机软件系统进行规范管理，以提高档案管理和利用的效率。 8 结语 科研课题管理是一项程序繁杂的工作，管理过程中的许多例外事项需要科研管理人员 变通处理，为减少管理的随意性，规范化管理是基本原则。在严格执行上级部门规章制度 的基础上，制订和完善本研究机构的各项内部管理制度，如科研课题管理办法、科研经费 管理办法、科研奖励办法等，是科研管理规范化的基础。此外，中药科研课题管理手段与 方法的创新，以及如何做好以人为本的服务型管理，最大限度发挥科研潜能，都是值得进 一步探讨的问题。