管好会计档案用好会 计信息

 　引言：档案是人类历史活动的产物，它记录着过去，服务于未来。会计档案是记录和反映单位经济业务和财务状况的重要史料和证据。笔者就在会计档案管理中存在的问题提出几点建议，希望有助于提高档案管理的水平和利用的价值，使之可以更好的为发展社会主义市场经济服务，为经济建设和经济科学研究提供真实、完整、客观、科学的第一手资料。 
　　档案是人类历史活动的产物，它记录着过去，服务于未来。会计档案是记录和反映单位经济业务和财务状况的重要史料和证据，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。加强会计档案管理可以更好的为发展社会主义市场经济服务，为经济建设和经济科学研究提供真实、完整、客观、科学的第一手资料。 
　　一、随着近年来社会的不断发展，档案的价值越来越引起人们的重视。但在实际工作中会计档案管理还存在一些亟须解决的问题： 
　　1对会计档案管理工作的重要性认识不够，意识淡薄。（1）有些单位既无档案管理机构也无专职档案管理人员，都是由会计人员兼管或经办会计自行保管，由于缺乏档案管理工作经验，对财务档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。（2）对档案硬件设施缺乏维护升级和更新。有些单位无专门的档案室或档案柜不足，将档案装入纸箱随意堆放。起不到防火、防盗、防霉、防蛀等作用，无法确保档案的安全。存放也没有顺序、查找不方便。（3）会计档案管理及销毁不及时、不规范。许多单位多年来只归档不鉴定，也不销毁。即使销毁也不按有关法律法规的要求严格执行。（4）借阅登记制度不健全或不严格，许多单位借阅档案无相关负责人的审批环节，阅后归档存在审验不细致、不严格的现象等。 
　　2会计档案资料不全。单位的全部经济活动和经营成果都储存在会计档案中，会计档案除了对会计凭证、会计账簿、会计报表等会计专业资料进行收集、整理、归档，还不能忽视对会计文件资料的汇集，如：经济合同、筹资、投资文件、管理组织经营生产活动的资料等。它们共同反映在社会发展、经济活动更加多样化和复杂化的环境下，单位全部经济活动的痕迹，为日后分析、预测经济情况、总结经验教训，决策发展规划提供完整的依据。 
　　3会计档案信息失真。“不做假账”是朱�F基总理在国家会计学院成立时所题写的校训。一国的总理将会计行业最基本的职业操守作为要求，显见其中的无奈。目前许多单位为了捞取政治资本或经济利益，违反国家相关的法律法规蓄意改建、伪造会计账簿、报表等，制造虚假财会信息，严重扰乱了社会稳定和市场经济秩序，如“银广夏”案、“郑百文”案、美国“安然”案都暴露出会计信息失真的严重性和危害性。 
　　4 档案管理观念落后，管理与利用存在脱节现象。一是管理手段陈旧。当前部分单位的档案管理工作以手工管理为主，较少运用现代化科技手段，不能适应市场经济下对信息数据要求及时、准确、有效、完整进行提炼、分析的能力，致使档案管理质量较低，查找速度慢， 使用效率低。二是重保管轻利用。会计档案一方面是反映经济业务的历史记录，也是开展会计分析，预测本地区本行业、本单位的发展情况和趋势的重要依据，许多单位只注重了档案的保管工作，忽视了它的服务功能。 
　　二、针对目前会计档案管理工作中存在的问题，笔者认为应在以下几个方面予以改进，来提升会计档案管理水平，挖掘会计档案为管理控制、决策规划提供信息依据的价值。 
　　1.统一思想，提高认识。不管是《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》还是财政部《会计档案管理办法》都对会计档案管理的必要性和重要性予以了充分的说明，各级领导和有关部门一定要提高依法加强会计档案管理的意识，确保会计档案的安全和完整，并加以充分利用。使会计档案管理走上法制化的轨道。 
　　2.结合实际情况，规范会计档案管理。财政部的《会计档案管理办法》明确了会计档案管理的基本要求和办法，各单位应根据实际情况加以细化，明确责任人的法律责任，完善收集、整理、立卷、归档、保管、移交、借阅、销毁的标准和流程。在各项会计业务检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。使档案管理工作能够实现制度化、常态化。 
　　3.加强会计档案管理人员的岗位培训、提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训中，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与会计档案的科学分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。同时加强系统的后续教育，不断学习掌握现代化档案管理知识，吸收先进的档案管理理念。在保持传统的同时也要发扬创新，使档案资料能够更全面、准确、高效地为管理层的会计控制、预测、决策提供依据。