浅谈法院档案管 理的新模式

 　法院的诉讼档案是国家重要的专业档案，是人民法院审判活动的真实记录，是做好审判活动的重要依据和必要条件。自1984年制定《人民法院诉讼档案管理办法》以来已近30年，法院档案工作面临许多难题，特别是信息化背景下如何管理诉讼档案一直困扰着广大档案工作者。令人欣喜的是，近两年最高人民法院和国家档案局联合下发了《人民法院档案工作规定》（以下称《规定》）、《人民法院诉讼档案管理办法》（以下称《办法》）和《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》（以下称《暂行办法》），给迷茫中的档案管理者带来了希望。下面笔者结合实际工作，谈谈法院档案管理的新模式。 
　　一、提高级别、增加人员 
　　随着法院案件数量的激增，法院档案室工作量大已是不争的事实。以我院为例，每年审结各类案件8000余件，形成档案约12000多册，不仅需要检查验收，装盒上架，更要应对频繁的借阅利用。而档案人员鲜有增加、档案机构鲜有提高，已经不适应迅速增加的档案工作量。档案工作机构设置偏低造成档案工作没有地位、没有分量，不能发挥其应有的作用，档案干部偏少造成专职档案员仅疲于应付日常工作，没有精力和时间进行档案信息化建设和深度的档案开发利用，严重影响了法院档案工作的长远发展。 
　　《规定》明确了档案机构级别设置和人员配备数量。第九条规定，高级人民法院一般应设立档案处，中级人民法院设立档案科，基层人民法院设立档案科（室）。第十一条规定，专职档案人员以保管档案一万卷设一人为基数，每超过二万卷增配一人。这就规定了档案机构应是各级人民法院的中层部门，把档案员增加到了3人以上，将会极大地促进人民法院档案工作的全面发展。同时，一些法院好的做法也值得借鉴，如山西省高级人民院通过多年的努力，已经设立了档案馆，档案机构和编制的问题得到了有效解决；某地中级人民法院设立了档案信息处，中层部门， 7名档案员，解决了活多人少、简单查阅的局面。这些法院的档案工作开展地如火如荼，各有特色，各具亮点，正在向全国法院推广经验。 
　　二、大力发展档案信息化 
　　档案信息化是提高档案工作标准化程度的必然需要，是档案工作发展的必然趋势。档案信息化可以改变传统的档案工作模式，利用计算机系统进行管理，使档案利用更为方便、简捷、高效。同时也减少了档案因频繁利用对纸质实体造成的极大损害，有利于更好地保护纸质档案。 
　　《规定》第十条，人民法院档案机构负责本院档案信息化工作，开展档案网络化服务。这就给法院档案机构做了角色定位，它总体负责档案信息化工作，负责全程管理电子诉讼档案，负责历史档案数字化处理，技术部门提供技术支持。现实中，由于档案机构级别低、人员少、影响力小，档案信息化工作往往本末倒置，由信息技术部门插手、指挥，甚至全权负责，档案机构的力量微乎其微，不能起到规范档案信息化的作用。 
　　诉讼档案信息化具体包括，历史档案数字化、新生成档案同步数字化和电子档案网络应用等方面。诉讼档案是人民法院的专业档案，也是法院档案中量最多的一类，约占库藏量的90%。诉讼档案数字化，主要有数字化外包和案件办理同步数字化两种方式。由于诉讼档案基数大、增幅快、专业要求高，加之法院活多人少、工作量大，笔者建议采用数字化外包的形式，由有资质、懂业务、高效率的专业公司进行数字化加工，更有利于档案数字化工作迅速高效完成。因为我省推行案件办理同步数字化，结合笔者法院工作经验，下面分别介绍这两种模式。 
　　（一）档案数字化外包 
　　目前，绝大多数进行诉讼档案数字化的法院采取的都是外包的形式。专业扫描公司在进行数字化扫描工作上有着极大的优势：一是管理严、效率高，专业扫描公司对数字化人员有着一套严格的管理制度，如保密制度、安全措施、质量控制制度等，根据任务量和工序的安排合理配置人力资源，工作效率得到了最大发挥；二是图像质量高，扫描人员熟悉各项数字化质量标准，能够迅速地通过去污、去杂质、纠偏等方式处理扫描图像，使之更符合标准；三是人员水平高、成本低，专业扫描人员经过保密知识、档案知识的培训，在工作中磨练了技能，操作水平较高。数字化外包可以节省档案机构的人力、物力，不用购置专门的档案数字化设备和材料。这样就节省了费用、降低了成本。 
　　虽然诉讼档案数字化外包有很多优势，但也要看到，毕竟是委托外单位进行档案数字化加工，因此必须做好档案安全、档案保密等方面的准备。绝不能掉以轻心，要把好关键环节，从选择外包商、签订合同、档案出入库、扫描现场管理、图像质检和数据挂接备份等方面，加强监督检查力度，确保档案扫描安全、完整、高质、高效。 
　　1、选择合适的外包商 
　　要根据《关于加强对档案文件资料数字化生产加工保密管理的通知》、《唐山市档案局关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的通知》要求，认真审核外包公司的情况，选择没有外资背景或外籍人员的公司；选择具有《国家秘密载体复制许可证》等资质条件的公司；选择档案（特别是诉讼档案）数字化扫描加工经验丰富的公司；选择实力雄厚、技术高超、人员素质过硬的公司；要明令禁止分包、转包，并不得有污点（因自身原因在档案数字化加工过程中引起诉讼）。只有这样才能确保诉讼档案数字化加工工作安全、有序、顺利进行。 
　　2、签好委托加工合同 
　　选定外包商后一定要签定委托加工合同，明确双方各自的权利义务。主要注意五个方面：一是标的物数量，由于诉讼档案页数多是估算，和实际情况有出入，因此在签订委托加工合同时要明确以实际扫描数量为准，标的额也要根据标的物的数量最终确定；二是数字化加工标准，数字图像要达到不偏不斜、不脏不乱、清晰可辨，录入条目要符合项目齐全、完整，录入准确率不低于98%等，档案整理要达到页码核对准确，加边、加衬、折叠规范等，要一一说清列明，以防事后推诿扯皮；三是�r间要求，合同双方根据数字化加工内容协商确定完成时间，加工方要根据时间合理安排人员和进度，委托方要做好协调配合工作；四是安全保密要求，加工方要确保诉讼档案安全，要在防火、水、盗等方面做好安全隐患排查工作，要在人员管理、工作纪律、操作流程方面确保档案完整、不损毁、不丢失，要签署保密协定，杜绝失泄密隐患。五是违约责任。要约定全面的违约责任，一旦出现时限、质量、安全、保密等方面的违约，严格按照合同约定追究责任。 　　3、紧抓过程管理 
　　要安排专人管理诉讼档案出入库，制定诉讼档案出入库交接登记表，把好诉讼档案出入库卷册数，审查诉讼档案完整性（有无破坏、污损、缺页、掉页等现象），及时借出归还、排号上架。