解放军文职招聘考试公文处理

 公文处理
（培训稿）

一、公文的页面设置
公文的页面边距，上为3.7厘米、下为3.5厘米、左为2.8厘米、右为2.6厘米；正文为一般每页排22行、每行排28个字，行间距为28磅；公文的首页不显示页码，插入页码必须居中显示，是第一个格式“—1—”（阿拉伯数字前后各有一条横线）。
另外，正文和附件的页码各自为阵，谁是谁的，不能连续跟着走。
二、公文的发文字号
公文的发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。如我局上行文发文字号为：“瓜教字﹝2010﹞1号”。发文字号一般在发文机关标识下空2行，用3号仿宋GB2312字体，在红色反线之上4mm处居中排布。其中年份用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用六角符号﹝﹞扩入（往往在许多单位的公文中多使用的是中括号，这是错误的，另外在正文中引用文号也必须使用六角符号）；序号不能编制虚位（即不能为001等），不加“第”字（即不能为第1号等）。
三、公文的红色反线
我们现在一直使用电子政务，网上发文红色反线需要自己绘制或插入，请注意一点红色反线应为3磅。另外联合行文，是黑头文，反线也为3磅。
四、公文的标题
公文的标题一般由发文机关、事由及文种三部分组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不适用标点符号。同时，单书名号不能直接在键盘上输入，必须从特殊符号中插入。公文的标题在红色反线下空2行处，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，而且要注意的是:标题多行时呈现漏斗形，而不是金字塔形。公文标题（包括附件的标题）均为2号小标方正宋简体字，大家可从网上下载，直接将该字体复制粘贴在C盘→Windows文件夹→fonts文件包中即可。
五、主送机关
主送机关在标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋GB2312字体标识，回行时仍然顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。
六、公文的正文
（一）正文的位置。正文位于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格，注意一点数字和年份不能回行。
（二）正文的用字。正文全部用3号仿宋GB2312字体，包括各种小标题。
（三）正文的结构层次序数。第一层为“一”，后跟顿号“、”；第二层为“（二）”，其后不加任何标点符号；第三层为阿拉伯数字“1”，后跟英文状态下全角实心点；第四层为“（1）”用小括号将阿拉伯数字扩入，其后不跟标点符号。即所谓的汉字要跟汉文的标点符号，外文要跟外文的标点符号。
（四）正文中第一层标题一般独立成行，后面不跟标点符号；其他层标题若要独立成行，也不能加标点符号，若加上标点符号则不能独立成行，必须将后面的内容紧跟在标题后。
七、附件
（一）附件的位置。附件居于正文下空1行处，不能顶格，必须左空2字用3号仿宋GB2312字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。一般容易出错在：只标一个“附”字；附件直接在正文后回行不空1行距离。
（二）附件的具体格式。当只有一个附件时，附件标题直接跟在“附件”的冒号之后，若标题很长，需要回行，必须左顶格；当出现两个以上附件时，需要阿拉伯数字序号标识“1．2．3．等”，第一个附件跟在“附件”的冒号之后，若标题很长，需要回行，不能顶格，内容必须与第一行序号后的小圆点后的内容顶齐，依此类推。
（三）附件的名称后不加任何标点符号。
（四）附件内容格式。附件名称标题必须与正文附件后的名称标题保持高度一致。而且在标题上左顶格用3号仿宋GB2312字体标识“附件”两字，后跟全角冒号，若有几个附件，则标清“附件1：，附件2：，附件3：等（包括表格）。
（五）所有印发的公文都属于“附件”。
八、成文日期
成文日期以签发人的签发日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。成文日期一律用汉字将年、月、日标全，其中零为“○”，应选择从特殊符号中插入。
九、印章
（一）单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时（如×××办公室），则采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
（二）联合行文印章。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
十、版记
（一）主题词。“主题词”这三个字为三号黑体字，后跟全角冒号；每个主题词之间空一个字距，半角状态下空2格，全角状态下空1格，词目使用三号小标方正宋简体字。
（二）抄送机关。依上级机关、平行机关、下级机关次序排列，使用3号仿宋GB2312字体，抄送机关之间使用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。需要说明一点，没有抄报机关一说。
（三）印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋GB2312字体。印发机关左空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
（四）年月日后只跟一个“印”，“印”右空1字。
（五）打印、校对、印数。位于印发机关和印发时间之下占1行位置用3号仿宋GB2312字体。打印左空1字，后跟全角冒号；校对居中；印数右空1字，加小括号，如（共印50份）。
（六）版记中除最后一行均要自己绘制或插入下划线，请注意一点下划线应为1.5磅。
说明一点，党委文件中抄送机关、印发机关和打印均要左顶格；印发时间右顶格；印数右空1字，加小括号。
十一、 特殊情况说明
（一）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。若采取调整行距、字距的措施还不能解决，为了使成文时间与正文同处一面。可将版记放置下一面予以处理。