解放军文职招聘考试 第一节　档案的起源与沿革

  
第一章档案概论
第一节　档案的起源与沿革
一、档案的起源
关于档案的起源，主要有以下四种观点：
第一种观点认为：在国家诞生以后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务，就形成了档案。
第二种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，形成了档案。
第三种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比较原始的档案。国家形成后，形成了比较有条理的档案。
第四种观点认为：原始社会的结绳、刻契，就是原始的档案，文字、国家形成后，形成了比较有条理的档案。
1、2条又称为阶级社会产物论，又称为文字、国家条件说。3、4条又称为原始社会产物说。
 
二、档案的沿革
档案的沿革可以从以下分析：
1、载体沿革
档案按载体可分为：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案 、纸质档案、声像档案、电子档案等。
2、名称的沿革
A、“档案”在商代称为“册”；周代称为“中”；秦汉称为“典籍” ；魏晋以后称“文书”、“文案”；唐、宋以来称“文卷”、“案卷”、“案牍”
B、“档案”一词，一般认为初见于清代。
a、顺治十八年（1661年）的官府文书中，有“档案”一词的使用，即“查得顺治十四年四月臣部题定档案”。
b、康熙十九年（1680年）“起居注” ：“上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中无档案。”
c、杨宾《柳边纪略》(成书于1707年，康熙四十六年)
说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。”
d、郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认为“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即开始应用，比《柳边纪略》早了60年，“档案”的原始涵义指仓库财物类的登记簿。（见王金玉、王永《“档案”词源新证》，《中国档案》1999年2期。）
 
档，在《康熙字典》中解释为：横木框档。
案，在《说文解字》中解释为：几属。
由此引伸，把处理一个事件的有关文书作为一案。
3、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、记录、档案，相当于中文“档案”一词。
复数archives[`a:kaivz], n.公文保管处、档案处、公文。
第二节　档案的定义
列宁:“定义可能有许多，因为对象有许多方面。”
下定义最常用的方法是：“属”加“种差”。采用这种方法，可以给档案下一个定义：
档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。
也可简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。
除了这种表述外，还可以表述为：国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。
为了简便起见，也可表述为：原始的历史记录。
 
另外再介绍《档案法》上的定义。
《中华人民共和国档案法》于1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正。
第一章“总则”第二条“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”
 
这几种定义，在基本思想上是相同的，只不过表述方法不同而已。第一种定义是把“文件”作档案所属，第二种定义是把“原始记录”(历史记录)作为档案的所属，这个原始记录指的就是国内外常用的较为广义的文件。所谓广义的文件，它不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、文艺手稿以及其它各种文件材料。
第三节　档案定义的涵义
一、档案来源
从形成者看来源，有三类：机构 、组织、个人。
中 国大陆以前不承认个人拥有档案合法性，不重视个人档案，因此许多个人保存的档案，没有集中到一个档案馆保管，相应地削弱了有些档案的利用价值。而国外有些 国家则不同，一些档案管理机构承认个人拥有档案，并鼓励个人把档案存入管理机构，而管理机构只起一种代为保管的作用。但是1996年公布的《中华人民共和国档案法》规定档案有三种所有形式：国家所有、集体所有、个人所有。
二、档案形成
档案是由文书转化而来的。转化条件有三：
（一）办理完毕的文件才能成为档案
所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文件中所说的事情全部办完，才算办理完毕。情况有以下三种：
1、文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。
2、文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种，如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等，只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。
3、不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕
从这个角度来看，可以说“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。
（二）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。
从这个角度来看，可以说“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。
（三）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案
从这个角度来看，可以说“文件是档案的因素，档案是文件的组合。”
三、档案的形式：
档案信息的记注方式很多，载体也多种多样。
从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。
表达方式基本有三种：文字、图像、声音；
从记录方法来看，有手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。
从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。
从类型上说，有文书档案、科技档案、专门档案。
四、档案内容：
档案内容反映了人们各种社会活动，即档案内容上的特征是：
1、十分丰富，无所不包
一个国家的全部档案记载着国家的诞生和发展，政治、经济、军事、文化等各种各样的内容；一个机关的档案记载着机关开展工作和生产活动的信息。从古到今的档案，数量浩如烟海，上至天文、下至地理、中至人事，无所不包。
2、原始性
档案是历史的原始记录，或说是原始的历史记录，这是档案的本质属性。
档案不是人们有意识编写、加工的，而是为完成某项工作自然地形成的。对于后人来说，它是第一手的资料。因此，档案具有很大的凭证作用。
 
原始性和真实性的区别：
从整体上看，档案是比较可*的历史记录，但具体到每一份文件，大多数是真实的，部分档案并非如此，主要有两种情况：
一是形成上不真实，是假造、伪造的档案；
二是档案内容失真，形成是真实的，但其内容不真实；
因此，我们应该辩证地看待这个问题。
一方面我们不能百分之百地不加鉴定、不加分析地相信档案的真实和可*性，但也不能怀疑一切。应当看到绝大部分的档案是真实的、可*的，有部分档案是假造的、不真实的，但这些也有保存价值，不能随意销毁、涂改。
第四节　档案与相关事物的比较
一、档案与图书的比较
1、不同方面
A、档案并非是有意识地编写的、杜撰的，图书是作者为了某种目的，有意识地撰写的
B、数量不同。档案往往是原稿原件，一般只保存几件或一件（孤本），失而不可复得，同一种图书往往印刷成千上万册。
C、作用不同。档案是历史的原始记录（并非全是真实记录），绝大多数档案具有信证作用，同时在社会生活各个方面都产生重要作用，图书一般没有法律信证作用，在许多方面不如档案作用重要，图书的作用是传播知识。
D、保密性不同。少部分档案含有一定的机密，不能向社会随意开放（但并不排斥向某些人开放）；图书基本上是公开发行，不需要保密。（但并不排斥有些"内部交流"之类）。
E、形式不同。档案以单份和卷宗的形式为主，并且手写体较多，而图书主要是一本本装订完好的，印刷体占绝大多数。
 
2、 相似之处
A、两者目前都以文字记录为主
B、都记载了人类社会的知识，都包含了一定的信息量，都是属于信息资源的范畴。
C、在一定条件下，两者可以互相转化，互相弥补。（如利用一些档案资料写成图书，由于种种原因，原档案不见了，就可用所写的图书代为档案）。
 
二、档案与情报的比较
1、情报的本质属性是：
A、情报的根本属性之一是知识。
B、有一定利用价值的知识才具有情报价值。
C、情报是知识运动的过程之一，即情报是传递着的知识。
2、两者的比较
情报比档案的内涵丰富，涉及的范围更广；另一方面，它始终处于传递过程，是一种无形的东西，它的外在形式有图书、资料、档案等多种文献。
 
三、档案与文物的比较
文物是留存下来的具有历史、艺术、科学价值的遗物。
大多数文物和档案属于两种不同的事物，如古文化遗址、建筑、工艺品、墓葬、图书资料等，都是文物。有部分文物是重要的历史档案，如历代手稿，部分石刻、 简牍、甲骨文、契约、古代书信等，这些事物就具有双重性，部分文物和档案具有交*性。这些东西，明清以前的一般都保存在文博部门
 
四、档案和文献的比较
文献的范围相当广，人类历史留下的图书、档案、资料等都称为文献，档案是文献其中一部分或一种文献，因此说"档案文献"是可以的。
 
五、档案与资料的比较
资料一般具有参考性质，起着推广经验、传播知识，提供某些信息的作用。与档案有关的资料在没有档案原件的情况下，就更有参考作用。保存与馆藏有关的资料，可以辅助档案提供作用，补充档案的不足，还可以为档案馆工作人员的政治、文化、业务的学习和工作提供参考资料。
第五节　档案的作用
一、档案的基本作用
秦末，刘邦军队入咸阳，萧何取秦之典籍，这些典籍对治理关中起到非常重要的作用。
明内阁大学士邱濬说档案的作用:"今世赖之以知古，后世赖之以知今者也"。
 
郭沫若同志在1960年写下《题赠档案馆》一诗，盛赞档案作用之的重要。
前事不忘后事师，自来坟典萃先知。
犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。
国步何由探轨迹，民情从以识端倪。
上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。
总之，档案的作用可概括为：凭证作用和参考作用。
档案具有凭证作用，中国人常说：“空口无凭，立字为据”、“口为空，字为宗”。
1981年3月，最高人民法院审判林彪、江青反革命集团主犯时，先后出示和宣读档案、信件、日记、笔记、讲话记录、录音等书证和物证共651次。江青等人先是抵赖，但在证据面前，不得不供认犯罪事实。
 
档案具有参考作用，档案被称为“未掺水的史料”。
波兰起义者缴获康斯坦丁大公在华沙的一批外交档案，恩格斯认为它是揭露沙皇政府力图分裂和统治西欧各国的那些阴谋的历史的主要资料之一，至少是最可*的资料。
 
二、档案的主要作用
1 、机关工作的查考凭据
档案记录了各种机关、单位过去活动的状况，其中包括行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验，它是任何一人政府、任何一个机关单位连续工作必须查考的凭据。自古以来，如《周礼》中即不乏执掌王命典法令则，“以考政事”，“以逆邦国都鄙官府之治”之类的记载。《现代档案――原则与技术》认为档案“是一个政府藉以完成其工作的基本行政工具”。 我们党和国家历来强调办事要实事求是，各种机关单位为了有效地实行管理，必须切实地掌握材料。档案可以为党、政、军等机关、企事业等单位的领导工作和业务 管理，提供证据和咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题。否则，只*记忆处理工作则有时无以为凭，或往往有失准确，对间隔 日久的事务难免被人遗忘。
例如，许多机关在建立和健全工作制度、进行改革、落实各项政策和制订规则等各种活动中，大量地查考了档案，顺利地推动了工作。有的地方档案散失，“无案可查”，则给工作造成许多困难。事实证明，大至制定党和国家的方针政策，小至处理机关单位的具体事务，档案乃是行政管理的一种工具，充分发挥档案的作用有助于克服官僚主义，提高工作效率。
 
2、生产建设的参考依据
档 案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验和教训。从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为工农业生产和经济管理 的科学依据和参考材料。当今日益增多的科学技术档案，更是进行现代化生产管理和科学技术管理的重要条件。但是，无论普通档案，还是科学技术等专门档案，总 的来说，都在不同程度上和不同的方面反映了经济活动的情况，都能为以经济建设为中心的现代化建设提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制订经济计划，检查 和总结生产情况，推广先进生产技术和管理经验以及防止灾害等等，都是重要的参考材料。
 
比 如，有的地方为了切实规划和组织农业生产，查阅了几十年作物种植面积、单产、总产、水利设施、生产建设、气象雨量、管理措施、灾情记录，综合分析研究，制 订了适合地区特点、扬长避短、发挥地区优势的生产计划，促进了大幅度的增产。有些地方，查阅历年档案，汇总分析，找出了本地区发生水旱冰雹灾害的规律和防 止经验，据此采取相应措施，防止或减轻了灾害，从而促进了生产，获得了丰收。与此相反，有些地方因为没有档案可考，或“有案不查”，以致生产计划不当、管理混乱、重复劳动、返工浪费、甚至发生事故，给国家和人民造成很多损失。大量的实践证明，充分利用有关的档案，对加强经济管理，促进生产力发展，提高经济效益，具有直接的作用。
 
3、政治斗争的必要工具
档案中记载了社会、阶级、经济、政治、法律等各方面的状况，这些原始材料，历来都成为阶级统治和进行各种政治斗争的工具。在奴隶制和封建社会中，统治阶级把档案看作“插入鞘中的剑”，君主的“护卫”。民国时期的档案学著作中，也不断载有档案乃“政治之工具”方面的论述。我国现存的大量档案，记有国内外敌对势力在中国所进行的许多罪恶活动以及中国人民进行革命斗争的情况和有关的历史事实。我们党和国家，一向重视利用档案，把它作为从事政治斗争的可*根据和锐利武器。全国人民在粉碎林彪、“四人帮”帮 派体系的斗争中，有关机关从档案里查取了充分的材料，揭露他们反革命的历史面貌和各种阴谋活动。同时，通过档案也查证了许多同志的历史情况，澄清了有关事 实，纠正了冤、假、错案。在国际斗争中，档案也是维护我国主权、同霸权主义进行斗争的一种有力工具。今后，政治斗争还将在一定范围内长期存在，仍须正确发 挥档案的政治作用。
 
4、科学研究的可*资料
无 论是自然科学，还是社会科学、思维科学的研究，都必须详细地占有材料，才能据以潜心钻研，探索事物发展的规律。档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史 资料：一方面，专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴；另一方面，从记录的广泛事实和经验中，为各项研究活动提供大量的实验、观察和理 论概括的基础材料。所以，档案是科学研究的必要条件。1956年，周恩来同志在《关于知识分子问题的报告》中指出：“为了实现向科学进军的计划，我们必须为发展科学准备一切必要的条件。在这里，具有首要意义的是要使科学家得到必要的图书、档案资料、技术资料和其他工作条件。”我 国水利、气象、地震等方面取得的某些科研成果，也是利用几百年来大量有关档案材料经过分析研究的结果。马克思在撰写《资本论》巨著的过程中，曾大量收集、 研究和利用过工厂视察员报告、皇家铁道委员会记录、证词以及其他各种文件中有关工作劳动、童工、工资、生活、居住条件等大批原始的档案材料，进行了创造性 的理论概括和阐发。所以人们常常比喻说，它是从事科学研究不可缺少的“食粮”。
 
5、宣传教育的生动素材
档案所以成为宣传教育的生动素材，因为它以历史性、直观性和原始性等而见长。请看下面声像档案，你有何感想？
 
6、 档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实，作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。因为档案在反映社会各种具体活动的同时，也 反映了当事者应有的合法权益，其中包括立法性质的文件，证明文件和相互交往的各种材料。例如法律、法规、协议、合同、名单、记录、报告与批件、书信、账 本、单据、存根等等，这些原始材料有的规定了各种社会关系、经济关系和政治关系的组成，有的记载了有关事件的过程，各方面承担的权利和义务以及当事人具有 的资历、待遇和荣誉。在这些方面发生疑问、争执或纠纷时，档案最能有力地说明权益的归属，成为权威性的法律证书，并有一定的物证作用。长期以来，为了证实 国家、机关单位和个人的合法权益，档案发挥了广泛的作用。许多单位和个人以档案为证据，解决了债务、产权和著作权等各种纠纷，证实了个人的学历、经历以及 工资、福利待遇方面的诸多问题。
 
三、档案发挥作用的规律性
1 、档案对机关的作用和社会作用的双重性
2、 档案机密性的递减律
3、 档案科学文化作用的递增律
4 、实现档案价值的条件
A、受社会发展水平的限制
B 、受公众对档案认识水平的限制
C 、受档案管理水平的限制
第六节　国家档案全宗
国家档案全宗是指国家所有的全部档案的总和。
按时期结合性质，它可以分类如下：
先以1949年10月1日为界，分为建国前档案和建国后档案，建国前档案按政治性质分为革命政权档案和旧政权档案。革命政权档案，又称为“革命历史档案”，是指“五四”运动至建国期间中国共产党领导的新民主主义革命的档案，旧政权档案是指国民党政府、伪满政权、北洋政府以及历朝历代封建制政权、奴隶制政权的档案。
第一节　档案工作内容和性质
一、档案工作的内容
档案工作的内容有广义和狭义两种解释。
1、广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。
2、狭义上说，是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。
二、档案业务工作内容
档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说。
1、六环节之说档案业务工作内容可分为：
收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。
其中前五环节为基础工作，后一环节为提供利用的工作。
2、档案业务工作的划分不是绝对的，随着档案工作的发展而发生变化，检索和编研成为独立的工作内容，把它们加上去，六个环节就变成八个环节。
三、档案工作的性质
1、 档案工作是一项管理性的工作
A、档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作
B 、是某种管理工作的组成部分
C、是专门管理档案的科学性工作
2、是一项服务性的工作
3、是一项政治性的工作
除此之外，还有"条件性、科学性"等提法。
 
档案工作的基本原则
1996年9月5日公布的《中华人民共和国档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与完全，便于社会各方面的利用。这便是档案工作的基本内容。旧书上采用的是1950年4月16日国务院颁布的《关于加强国家档案工作的决定》中规定：档案工作的基本原则是“集中统一地管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用”。我们采用比较新的提法。它由三个部分组成：
统一领导、分级管理
维护档案的完整与安全
便于社会各方面的利用_
一、统一领导、分级管理
1、所谓统一领导，就是对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，实行统一的指导、监督和检查。
2、所谓分级管理，是指全国档案工作由各级档案事业管理机关分层负责地进行管理。各地方档案事业管理机关，要按照国家有关档案工作，统一规定和要求，结合本地区情况，制定本地区的档案工作规划、制度和办法，指导、监督和检查本地区档案工作。
3、所谓分专业管理，是指中央和地方专业主管机关，可按照国家关于档案工作统一规定和要求，结合本专业系统情况，制定本专业的档案工作规划、制度和办法，指导、监督和检查本系统各单位的档案工作。
4、实行党政档案和党政档案工作统一管理,关于党政档案统一管理，这是中国档案工作的特点，全世界仅此一家。前苏联也是党政档案分开管理。1959年以前，我国的档案工作也是党政档案分开管理，后来才高度集中在一起。
其内容是：a、一个机关党政、工、团档案，由机关档案室集中管理；b、各级党政机关形成具有长远保存价值的档案由中央档案馆和地方综合性档案馆集中管理；c、党的系统、政府系统的档案工作，由档案事业管理机关统一进行指导、监督和检查。
党政档案工作统一管理的优点是：党政档案都是在贯彻党的路线、方针、政策中产生的，有着密切的联系，统一管理便于利用，党和政府的档案工作在管理原则、制度和方法上没有多大差别，统一管理，力量集中，指导统一，党政档案工作统一设置机构，符合精简原则。
 
二、维护档案的完整与安全
这是档案管理最起码的基本要求。只有保证档案的完整与安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。
维护档案的完整，有两方面的含义：
完整包括：
1、从数量上，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少。
2、另一方面，从质量上，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零散的堆砌。
 
安全包括：
1、力求档案本身不受损坏，质量延长档案寿
命，即保证档案管理物质安全。
2、要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。
 
三、便于社会各方面对档案的利用----根本目的。
1、 便于社会各方面对档案的利用，体现着档案工作的服务性质。档案工作必须不断地提高服务效率和服务质量，为档案利用者尽可能地创造方便条件；
2、便于社会各方面对档案的利用，是档案工作系统的总目标。全部档案管理活动的最终目的，都表现在提供档案信息为各项社会实践服务这个集中点上。作为一个系统，它的目的性必须明确。
3、便于社会各方面对档案的利用，是档案工作各业务环节的出发点，支配着档案工作的全过程。档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项工作，都应以便于利用着眼，不能脱离系统总目标。
4、便于社会各方面对档案的利用，是检验档案工作效果的主要标准。档案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能为国家和社会作出贡献，能否创造社会效益和经济效益。
 
我国档案工作基本原则的三个组成部分，是辩证统一的关系。A、统一领导、分级管理是核心，没有统一领导、分级管理就不能维护档案的安全与完整和全社会各方面的利用；B、离开维护档案的完整与安全和便于社会各方面的利用，统一领导、分级管理就失去了它的意义。
我国档案工作基本原则把复杂的档案工作现象，高度概括为三句话，文字简明，但内涵丰富，揭示了档案工作的客观规律。它不仅对指导我国档案工作实践具有重要意义，对档案工作理论与实践的发展有很大的贡献。
第三节　档案机构
一、档案室与机关档案工作
１、关于机关档案工作的性质，历来有不同提法。
第一个提法：
机关档案室是机关秘书部门性质的一种辅助机构，机关档案室工作一般是机关秘书工作的一部分。
另一种的提法：机关档案工作是一项机要工作或专门工作。
第三种提法：A、是整个机关的组成部分，属于机关管理和研究咨询性质的专业辅助机构。B、党、政、军等机关单位的档案室，又是机关的机要部门之一，具有机要部门性质。C、从全国档案工作来说，档案室又是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。
 
第四种提法：A、档案室是机关、团体、企业、事业单位统一管理本单位档案的内部机构，主要为本单位工作、生产和科研服务。
B、档案室又是国家档案事业组织体系基层组织，是档案馆工作的基础。
档案室的上述双重性质，支配着档案室的整个工作活动。
 
２、基本任务
（1）对机关和各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行指导和监督。（机关档案室不直接参加立卷工作，而由文书部门进行，同时也有根据具体情况而具体分析的。）
（2）集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。
（3）在统一领导、分级管理的原则下，各专业主管机关或所属单位和对本专业的档案工作进行监督和指导。
a、传达和贯彻有关档案工作的方针、政策、法规和国家行政管理部门和规定、办法等。
b、制定本机关、本系统和所属单位档案工作管理办法等。
c、对本专业体系所属单位和本单位的档案人员进行专业培训。
（4）按规定向档案馆移交应该进馆的档案。
（5）办理领导交办的其他有关的档案业务工作。
3、档案室的类型
（1）机关档案室，也称为普通档案室、文书档案室。
（2）科技档案室
（3）音像档案室
（4）人事档案室
（5）综合档案室
（6）联合档案室，有些类似于档案服务中心、文件中心。
二、档案馆
（一）档案馆的性质
根据《档案法》和有关文件的规定，档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。
我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家机构。
档案馆所保存的档案，有些是有机密性的。档案馆又具有机要性。
（二）档案馆的基本职责和具体任务
档案馆的基本职责是：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。
档案馆的具体任务，主要有三个方面：
1、接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理；
2、通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作；
3、参与编修史志工作。
（三）档案馆的种类
1、按地区可分为：
A、中央级档案馆，如：中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中国电影资料馆等；
B、地方档案馆，又有省（自治区、直辖市）、地区（市、自治州）、县级档案馆，如：北京市档案馆、新疆维吾尔自治区档案馆、柳州地区档案馆、桂林市档案馆、呼玛县档案馆。
2、按专业可分为：
A、综合性档案馆，如中央档案馆、四川省档案馆等。
B、专业档案馆，如中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆、各地城市建设档案馆等。
3、按地区结合专业可分为：中央级综合档案馆（如：中央档案馆）、中央级专业档案（如：中国照片档案馆）、地方综合性档案馆（如：天津市档案馆）、地方专业性档案馆（如：包头市城市建设档案馆）。
三、档案行政管理机构
1、档案行政管理机构的性质是党和国家指导和管理档案工作的行政部门。既是党的机构，也是政府机构。
2、档案行政管理机构的基本任务为：
A、制定方针、法规性文件、规章制度。
B、对档案工作进行指导、监督和检查。
C、制定发展规划，筹建档案馆。
D、提出鉴定档案的原则和标准，研究和审查保存价值、保管期限等方面的问题，监督销毁。
E、组织并指导理论和技术研究，提出方案。
F、召开会议，研究问题，交流经验。
G、发展档案专业教育，评定职称。
H、组织档案的利用工作
I、党和国家领导机关交办的有关档案工作的其它事宜。
四、档案机构之间的关系
各级档案机构之间的关系是：
上级档案行政管理机构，对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督的关系；
档案行政管理机构，对档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系；
机关档案室和档案馆之间，具有档案交接关系；各级档案馆（室）之间，均无隶属关系，但有一定的协作关系。
第一节　收集工作概述
一、收集工作的内容和意义
（一）收集工作的内容有
1、档案室对本单位需要归档的档案的接收。
2、档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收。
3、对历史档案的接收和征集工作。
（二）收集工作的意义是
1、、收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象。因此它是档案工作的起点及第一个环节。
2、收集工作是档案集中统一管理的重要内容和一项首要的具体措施。
3、收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。　
4、收集工作是档案部门和社会各方面发生联系的重要环节之一，因此它要求的政策性强，工作方法灵活多样。
 
二、应该注意的问题
１、丰富馆（室）藏，
（１）我国档案的平均值是相当少的
从 国外比较来看，我国档案数量是很少的，原因在于：很多机关保留有数量庞大的档案，没有归档或没有向档案馆移交，另外，很多二级单位的档案长期没有归宿，有 些档案馆的馆藏结构不合理，非常单一。（注意过去文书档案和关于方针政策方面的档案，忽略了收集各种专业档案及历史档案)
（２）丰富馆藏的方法
a、扩大收集范围，档案馆不仅要接收一级单位的档案，同时还应接收二级单位的档案，如县档案馆就应注意接收乡级档案，还应接收一些有代表性的生产村、生产组的档案。
b、注意接收机关的全部档案，既要接收文书档案，又要接收科技的、专门的档案，既要接收有关党组的档案，又要接收人事、保卫、财会和其他一些专门档案。馆藏结构要全面、齐全。
c、加强个人档案的收集
个 人档案与人事档案有区别又有联系，档案的个人所有权已经被确认，从人事档案看，对省级以上的干部的收集有一些工作。但总体来说重视不够，人事档案只局限于 高、中级干部的档案，而对于学者、名人的档案则没有意识地接收。应重视个人档案的接收，如民间的验方，本单位著名人物的书信、手稿等。
d 、要注意接收和档案有关的资料，包括丛刊、旧著、文物、其他一些实物（主要指印章、锦旗、锦标、证件、样品、标本等）。
２、收集工作必须抓住重点：
重点应是：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的档案。这类档案不是以上级来文为主。如会议纪录、总结报告等。一定要避免只保存上级来件而不保存本机关文件。要注意保存收集原稿原件。
３、推行入馆档案的标准化
1987年底颁发了文书档案案卷格式标准，对于卡片、案卷目录、卷皮都有具体规定。
４、保持全宗和全宗群的不可分散性
全宗群这个概念只在档案馆使用：档案馆经过挑选。按性质不同，把全宗分成若干全宗群进行管理。
５、要注意处理局部与整体、当前和长远的关系
档 案的保存时间应较准确，时间过长，有害于档案的保护。按规定，省级以上的机关应将永久保管的档案在本机关保存２０年左右，省辖市、州、盟和县级以下的机关 应将永久保存和长期保存的档案在本机关保存１０年左右，连同案卷目录一式三份和有关的检索工具、参考资料一并向有关的档案馆移交。
第二节　档案室的收集工作
一、归档制度
1、归档制度
把档案向档案室移交，称为归档。在我国归档成为一种制度，称为归档制度。
2、归档时间第二年六月份以前。也可灵活处理。
3、归档范围：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》于2006年12月18日公布，在这一文件中有详细规定。各单位可根据这一文件精神，结合本单位实际情况，制定本单位的文件材料归档与不归档的范围。
该归档范围规定如下：
第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条机关文件材料归档范围是：
（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第四条机关文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二） 本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来 信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
第七条永久保管的文书档案主要包括：
(一)本机关制定的法规政策性文件材料；
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；
(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
第八条定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
第九条机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
第十条机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
第十一条机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
第十二条各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。
第十三条在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。
第十四条本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。
第十五条本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。
 
4、归档案卷的质量要求
（１）归档案卷的质量总的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
（２）具体要求有：
A、归档的文件材料种类、份数、页数都应齐全完整
B、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原文件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。
C、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。
 
D、 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件有前，定稿在后；重要法规性 文件的历次稿排在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
E、卷内文件应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。
F、 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的应重 新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷 首。
G、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
H、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。
J、卷内文件要去掉金属物，对破损的文件材料的修裱。
K、归档的文件材料保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。
案卷标题，如：
关于＊＊＊＊＊＊等中央领导人的重要讲话
关于＊＊＊＊＊＊等地区粮食问题的报告
"等"字表示省略， "等"作为一个模糊的概念输入计算机,利用查找不便，可以尽量把名字罗列出来，计算机才能显示出来。另外，"本机关"、"我校"中的"本"、"我"也是模糊概念，同样是不确定的，不要使用。
（a ）三种保管期限的案卷必须按规定格式逐件填写卷内文件目录。
（b）对于文件题名不要随意更改和简化，标题不符内容的，需要重写，如无标题，就应加上。
（c）如果文件无责任者（文件撰稿者、承办者等）以及年月日的，要考证清楚并填入有关项目。
（d）会议纪录应当填写时间、主要内容。
（e）声像材料应当用文字标明声像或录相的时间、对象、中心内容以及责任者（谁录制、拍摄的）。
（f）卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件要进行托裱。
（３）归档中应注意的问题
Ａ、电话答复重要问题、会议纪录、一些高级领导人的即席讲话应当记录下来形成文字，并要标明作者（责任者）、时间、地点、办理情况等。这种情况在全国很多地方都做得不够好。
Ｂ、注意基层单位的收集工作，一般收集会议纪录、决议、请示 和报告、计划总结、生产统计报表、分配方案、财会凭证和财务簿、单位的简史等。
Ｃ、要求归档制度的标准化，即用于档案管理的各种图表的外形尺寸、大小、用纸应当统一。
 
需要注意的是，国家档案行业标准<<归档文件整理规则>>已经颁布，从2001年1月1月起施行。
该规则如下：
 
归档文件整理规则（DA/T 22-2000）
 
中华人民共和国档案行业标准 DA/T 22-2000
2000年12月6日国家档案局发布，2001年1月1日起施行
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1. 范围
本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2.定义
本标准采用下列定义。
2.1 归档文件
档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2 归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3 件
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
3. 整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4. 质量要求
4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5. 整理方法
5.1 装订
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制在后；转发文在前，被转发在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2 分类
归档文件可以采用年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1 按年度分类
将文件按其形成年度分类。
5.2.2 按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3 按机构（问题）分类
将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）
5.3 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4 编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图A1。图中*号栏内选择项，不选用时无须设置。以下同）
5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4 件号：文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编伯号按进馆要求标注。
5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。
5.5 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图A2）。
5.5.1.1 件号：填写室编件号。
5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3 文号：文件的发文字号。
5.5.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。
5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
5.5.1.6 页数：每件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
5.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。
5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。
5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
5.6 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1 档案盒
5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等（见图A4a）。
5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图A4b、图A4c）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2 备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。
 
第三节　档案馆的收集工作
 
一、档案馆收集档案的范围和期限
１、范围
（１）本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案，省辖市、州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案。
（２）属于本馆应当接收的撤销机关、团体的档案
（３）属于本馆应当接收的中华人民共和国成立以前的各种档案
（４）档案馆之间交接档案
２、保管期限
（１）省级以上档案馆接收立档档案单位保管20年左右的永久保存的档案。
（２）省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案。
 
二、现行机关和撤销机关档案的接收
（一）现行机关档案的接收
１、对现行机关档案的形成要进行预测，包括内容、形成特点、档案 现状、数量、整理质量、保管条件、利用情况。我国在这方面做得不够，这是应当注意的。
２、移交前的业务指导要统一内容，各种做法要标准化和规范化。
３、 交接双方必须根据移交目标清点核对，并且在交接文据上签名、盖章，有关资料也应要向档案馆移交，但资料移交这项工作做得不够好。曾经有一个趋势：追求案卷的厚度200-300页。这种作法，不可取，主要应根据案卷内容来立卷。
４、实事求是地灵活掌握入馆时间,
除了１０年、２０年的原则要求外，还有例外。
（１）在非和平环境、动乱（文革）期间的档案，边远地区保管条件恶劣的档案可以提前接收。
（２）一些专门档案可以在机关多保存一些时间，如国防档案、外交档案、公安档案、法院诉讼档案，人民银行的财会档案。
 
（二）撤销机关档案的接收
机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进行认真清理，妥善保管，不得分散，并依照规定进行移交和适当的处理。
1、由撤销机关组织人力，负责整理好，然后再向有关的档案馆移交。
2、撤销机关的业务分别划归几个机关的，其档案材料不得随之分散，仍作为原机关档案的一部分，按全宗整体移交有关档案馆，或由其中一个机关完整地代管。一个机关交入另一个机关，或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料仍按原全宗为单位向有关档案馆移交，或由新机关代管。
 
一个机关内一部分业务或者一一个部门划给另一个机关接收，其档案材料不得由原全宗中抽走而带入接收机关；如果接收机关需要利用，可按手续借阅或者复制。
3、机关撤销或者合并时，如有尚未处理完毕的文件，移交应受理这些文件的新机关继续处理，并作为新机关的档案加以保存。
 
三、各级国家档案馆收集档案范围的规定
1986年2月7日国家档案局发布的第２ 号文件《各级档案馆收集档案范围的规定》中规定：
第三条：各级综合性国家档案馆收集现行档案的范围
1、 本级中共委员会的、顾问委员会的、纪检委的、人大及其常设机构、人民法院、人民检察院、人民政府、人民政协、工会、共青团、妇联等机构及其工作部门和直属 的临时性单位形成的档案。经协商同意，接收或代存同级民主党派机构形成的档案。县级档案馆同时接收乡、镇党委和政府及其工作部门形成的档案。
2、本级人民政府直属工作部门的派出性单位形成的档案，一般作为派出单位全宗的组成部分。
3、 本级人民政府直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企、事业单位。如水利工程局、种植公司、文化馆、剧团、专门学校、专 科医院、生产地方传统名优产品或者具体生产特种工艺的工厂等形成的单位。一般工厂、普通中小学校、商店以及村委会等单位可以选收其中若干代表性的单位形成 的档案。
4、属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案。
5、经协商同意、收集或代存集体所有制单位和典型的个体户、专业户形成的有进馆价值的档案和本级管理权限内著名人物形成的档案。
6、撤销单位的档案。
7、中国人民解放军档案馆收集和保管解放前中共领导的红军、 八路军、新四军等军事机关、部队、院校形成的革命档案。
8、地方各级综合性档案馆收集、保管建国前本地方革命历史档案及旧政权机关和其他单位形成的档案。
第三节　历史档案的接收与征集
一、历史档案的概念
习惯所称的历史档案，是指在中华人民共和国成立以前的档案。包括革命历史档案，以及民国时期档案和历代王朝的档案。
二、收集的历史档案意义
1、收集历史档案是保护我们伟大祖国历史文化遗产，维护党和国家历史面貌的重要措施。
2、收集历史档案是党和国家当前与长远利用的需要。
3、收集历史档案带有抢救历史文化遗产的性质。
三、征集途径
档案征集的途径有：
1、向有关单位征集代管的建国以前的档案和材料
2、向兄弟档案馆征集
3、向图书馆、博物馆、纪念馆征集
4、向古旧书店、废品收购部门征集
5、向寺庙、古迹保管部门征集
6、向个人征集
7、少数民族地区历史档案的征集
第一节　整理工作概述　　
 
一、整理工作的意义
档案整理的质量直接关系到档案的利用。
档案整理工作，在档案总体管理中具有重要意义。
它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。它是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。
 
二、整理的内容和步骤
（一）内容包括：
区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订（或“装盒”）、排列案卷目录的编制。
 
（二）步骤可分为：
１、了解情况，拟订方案
主要应了解立档单位的情况（其成立、撤销和变化的时间以及原因、职能、其隶属关系、其内部机构、负责人情况、文档工作情况、印章和标记），还应了解全宗的数量，所属年代（形成时间），主要内容、保管状况、完整程度、混杂情况、整理质量、提供利用时间。
２、区分全宗和分类
３、细分和组卷、草拟案卷标题
４、初步排列案卷顺序，检查分类是否合理，弄进行适当调整。
５、全面审查修改标题。
６、固定排列位置、编制案卷目录以及文件的张号、页号、件号。
对某些破损的文件进行裱糊。案卷的排列以全宗为单位，按照不同的分类、载体或保管期限分别排列。排列方法要统一，不能随意变动。
 
三、整理工作的原则是
(一）充分利用原有基础
1、充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。
2、在整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。
（二）保持文件之间的历史联系
文件之间的历史联系，主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。
1、文件在来源方面的联系。文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位，有机地形成的。形成文件的这些单位，使文件构成了来源方面不可分割的历史联系。
 
2、文件在时间方面的联系。形成档案的机关和个人所进行的具体活动，都有一定的过程和阶段性，因而使文件之间具有自然的时间联系。
3、文件在内容方面的联系。文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中，为了解决一定问题而产生的。它的形成者的特定活动，使文件之间在内容上具有密切联系。
4、文件在形式方面的联系。文件的内容必然通过一定的形式表现出来。所谓文件形式，包括它的内部形式和外部形式两方面：种类、名称和载体、记录方式等。这也构成了文件之间一定联系。
对于保持文件之间的联系，应该辩证地看待和处理。
四、便于保管和利用
保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能为联系而联系，便于保管和查找档案，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。
 
第二节　全宗和立档单位的划分
一、全宗概念及含义
（一）全宗定义
全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。
全宗解放初称为“芬特”。1955年改为"全宗"。
（二）全宗的含义
1、全宗是一个有机整体
同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。
2、全宗是在一定历史活动中形成的
全宗的这种整体性具有客观性，而不是纯粹人为的（即任意的）。全宗的整体性，是由其内部的历史联系所决定的。
3、全宗是以一定的社会单位为基础而构成的
全宗是以产生它的机关、组织和个人为单位而构成的。这就为档案全宗这种整体确定了一个时空范围以及纵向和横向间的区分标志。
 
二、为什么要按全宗整理档案？
（一）这种方法符合档案的形成规律和特点。
同一个全宗教的档案不能任意分散，不同国家的档案不能随意混杂，科学 理解文件的历史联系。档案都是围绕一个机关或个人的活动而形成的。此方法还便于保管利用。
（二）全宗是组成国家全部档案的基本单位。
一个机关的活动体现着一定的职能，执行一定的任务，发挥一定的功能。
１、在我国，全部国家所有的档案为国家档案全宗，这是由于许多小全宗组成。另外，全宗也是档案馆的统计单位。
 
２、全宗，也是一个相对的概念，据苏联理论，它包括全宗、档案馆全宗、国家档案全宗三个概念，我国一般取第一、三个概念，第二个概念则很少提。一个档案馆收集的若干全宗数为档案馆全宗，我国则称馆藏。并且苏联的提法是若干档案馆全宗形成国家档案全宗。
（三）全宗在档案整理上占有重要地位，是保证整理工作质量的重要条件。区分全宗是整理工作的第一步。
（四）全宗为档案提供利用，奠定了科学基础。
如果全宗划分准确，全宗档案完整齐全，就会为利用带来方便，准确研究每个机关的活动情况和历史面貌。
（五）全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则。
它不仅是一个单位和整理档案的方法问题，而且是一个原则理论，苏联更把它称为一种思想。
 
三、立档单位及其构成条件
立档单位也称为"全宗构成者"。
它的构成条件是：
A、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；
B、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；
C、设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。
三个条件中，第一条最重要。判断一个单位是否立档单位，不能只依单位人数、级别大小来确定的，而是以第一个条件来判定。
 
四、立档单位的变化和全宗划分。
（一）政权的变化和立档单位的划分
１、政权发生了变化，同时社会性质也发生了根本变化，就要另立全宗。（但在西藏，这方面分得不是很清楚）
２、政权发生了变化，社会性质没有发生根本变化。
如明、清朝更替、北洋军阀和国民政府的更替等，虽然根本性质没有发生变化。但由于政权各自的领导人不同，历史时期不同，历史时期不同，具体的阶段内容不同。因此也应当另立全宗。
各党派、人民团体、宗教团体的全宗，只要其主旨和组织成分的基本构成没有发生根本性的变化，它们的档案，无论在何时何地形成，应构成一个全宗；地方割据政权的更替也不影响全宗的划分。
 
（二）生产关系的改变和全宗的划分
这 个方面主要是针对企、事业单位，如工厂、商店、学校、银行等一个解放前后都存在的企事业单位，其性质确有根本不同，但它们的档案在工作生活中是有连续性 的，其任务没有根本变化，它们在各个时期形成的档案是不可分割的整体，从而能较完整地体现此单位的变化发展，也更有利于查考利用。
 
（三）基本职能方面考虑
在立档单位的政治性质无根本变化的情况下，主要是分析它的基本职能是否有根本变化。
1、凡是新成立的并具有一定独立性的机关，就是新的立档单位，它的档案构成新的全宗。
 
2、凡属下列情形，均非机关基本职能的根本变化；机关职能与工作范围的扩大或缩小，机关内部组织机构的调，机关工作地点的变更，领导关系的改变以及由于某种原因机关曾暂时停止一段时间的工作等。
3、临时机构一般不单独建立全宗，其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理，但属于党委、政府直接领导，执行全面性的任务，为期比较长的，应建立单独全宗。
4、如果两个机关合署办公，而文件是分别处理的，它们所形成的档案，应该分别构成全宗。而合署办公前后各形成的档案，一般应属于一个全宗。
五、人物全宗
人物全宗是著名人物在其一生社会活动中形成的档案整体。注意两点：
1、不得收入官方档案原件
2、一个人一生无论身分、政治立场如何变化，只构成一个全宗。
人物全宗的收集问题：个人全宗与公共全宗的关系问题。因为许多个人档案都是在公务活动中形成的。
个人在公务活动中形成的文件，原件应放在立档单位全宗中，复印件或附件可归入个人全宗；另外，个人在他非公务活动中形成的文件，原件应归入个人全宗。
 
六、全宗的补充形式
（一）联合全宗
就是两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一整理的档案整体。
1、密切继承关系的机关，文件彼此混杂;
2、职能互有密切联系的机关，合署办公，"一套机构两块牌子"。如
手工业局
**省联合全宗手工业联社
（二）全宗汇集
是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。
1、从相同类型的基层单位选择接收的，具有代表性的若干小全宗
2、残缺不全的一些全宗
****时期**地区工矿企业全宗汇集_
 
联合全宗和全宗汇集的区别：
１、它们的构成不同
联合全宗的档案之间有着密切的联系，档案难以区分，其组建的客观依据较强；全宗汇集不一定富有联系，而只是把数量少的小全宗汇集在一起，便于保管和统计，人为性相对地较大。
２、它们的性质不同
联合全宗是永久性的单位，整理之后再变动，而全宗汇集是暂时性的其中其个全宗增加了大量的档案，就可从中分出去，另立全宗。
 
七、判定档案所属全宗关键在于确定档案的形成者――立档单位。
要区分两个概念：档案的形成者、文件的作者。
（1） A、对内部文件和发文，"档案的形成者"就是"文件的作者"。
B、对收文 ， "档案的形成者"是"文件的实际收受者, "。
（2）判定的对象是案卷时，要注意，卷皮上往往都标明了立档单位。
（3）没有标明作者或收文者的，要分析和考证。
（4）经几个立档单位办理，归入最后承办完毕的立档单位的全宗。
 
八、全宗群
全宗群是具有某些历史联系的若干全宗的群体。
如：党群、行政
工业交通系统
农林水利系统
财粮商业贸易系统
科学文化教育卫生系统
如：
* *地区政法系统全宗群
解放战争时期党政机关全宗群
第三节　分类
一、分类的意义
全宗内档案的分类，对于整个档案整理工作的组织和质量以及日常的档案管理，都有重要的意义。
首先，档案经过区分全宗之后，如不经过分类，还不免是一堆杂乱无章的材料，只有对全宗内档案进行合理的分类，才能提示出它们之间的内在联系，真正使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用。
其次，就整个整理工作的程序而言，只有经过分类，其后的一系列环节才易于着手和逐步深入。
全宗内档案分类的优化，可为档案的全面管理创造有利条件。_
二、分类的要求有
１、分类方法要从档案的形成特点和规律出发，符合文件的历史状况，保持它们之间的历史联系。
２、分类应当具体科学性、思想性、统一性、排斥性、伸缩性
（１）科学性：分类时，要按档案本身的内在联系来进行，项目（类目）的设制力求合理，层次分
明，层次一般分一层，大型机关可分到二层三层（层次不宜过多）
（２）思想性：分类时注意政治思想性，体现有关的方针、政策，反对纯客观主义倾向和忽视政治内容思想的倾向，对历史档案更要注意思想性、政治性和科学性。
 
三、分类的一般方法有
1、时间分类法
Ａ、年度分类法
Ｂ、时期分类法
2、来源分类
A、组织机构分类法
B、作者分类法
C、通讯者分类法
3、内容分类法
A、问题分类法
B、实物分类法
C、地理分类法
4、形式分类法
A、按文件种类分类
B、按载体形态分类
C、按形状规格分类
四、常用分类方法：
分类方法很多，常用的主要有三种：
（一）年度分类法
（二）组织机构分类法
（三）问题分类法
五、复式分类法的选择和分类方案的编制
（一）年度--组织机构分类法
适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。
（二）组织机构--年度分类法
适用于撤销机关档案。
（三）年度--问题分类法
多用于组织变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。总之，在不可能和不适于按组织机构分类时，往往采用它。
（四）问题--年度分类法
多适用于撤销机关档案和历史档案。
第四节　立卷
立卷工作内容包括：
组成案卷单位
拟写案卷标题
卷内文件的排列与编号
填写卷内文件目录与备考表
案卷封面的编目与案卷的装订(或“装盒”）
一、立卷的方法
文件六特征立卷法：
按作者立卷
按时间立卷
按问题立卷
按地区立卷
按文件名称立卷
按收发文机关立卷
 
二、案卷标题的拟制及封面编目
（一）要求：
1、历史观点和政治上的正确性。
2、文字简练，表达准确。
3、题名基本结构力求完整。
题名的基本结构包括文件的责任者（作者）、内容（问题）和名称（文种）三部分。必要时须标明地区、收发文机关和时间。
（二）历史档案案卷封面的要求
1、机关名称。历史上曾经存在的过的某一个机关，是历史事实的反映，不能随意改动，应保留原来的名称。
2、人物职务、称号。不宜改成现代的称呼。
3、历法和纪元。在案卷封面的编目中，应以公历和公元为标准。如果文件上使用的是其它历法年
号，则在公历和公元年份日期之后用括号注明。
 
4、文种。历史上的文种，如奏、咨、指令、训令等应保留原貌。
5、地名。应照原文标写地名，酌情在括号内注明现地名或相当于现在地理范围的地名。
6、文件的内容和其他用语。对统治阶级诬蔑人民的一些内容和词语，不能机械地照搬。对非政治性的名词、术语，应照原文沿用。如将薪俸改为工资，地籍整理法改为土地法令，是不必要的。
 
需要说明的是：
随着档案工作的发展，计算机技术的发展，立卷工作逐步由手工操作，向计算机辅助立卷发展。电子档案是否要“立卷”，学术界有争议。请参考有关文献。
中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》
《广西壮族自治区归档文件整理实施细则》
“GD2000档案管理系统”简介
第五节　卷内文件目录、案卷目录与档号
一、卷内文件目录
1、卷内文件排列
时间、重要程度、作者、问题、地区、文件名称
2、卷内目录及备考表
二、案卷目录
案卷目录就是案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序排列的一览表。
三、档号
长期以来，我国许多档案馆不编档号，或档号残缺不全，从而影响了档案的查找利用。
全宗号、目录号、案卷号、页号（件号）
1、全宗号
序时流水编号法按进馆档案的先后顺序编号
系统编号法如党群、政法、工交、农林、财贸
按立档单位重要程度编号
系统流水编号法
G002、J011、A024、X136
2、目录号
3、案卷号
4、件号或页号
第一节　鉴定工作的内容和制度
一、内容
1、制定标准
2、确定期限
3、找出无保存价值的档案，销毁。
二、制度：
包括两方面内容：
（一）确定统一的档案鉴定原则和标准
鉴定标准是：1983年国家档案局颁布《关于文书档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》，次要的还有《机关档案工作条例》等。1987年底又颁布一个《文书档案保管期限表》，此表规定1983年的表作废。2006年底公布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，宣布1987年的《文书档案保管期限表》作废。军队系统、民主党派、企（事）业单位可以参照新规定精神制定本系统、本单位的档案保管期限。新的文书档案保管期限表如下：
文书档案保管期限表
1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料
1.1请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料永久
1.2大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报永久
1.3重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料30年
1.4讨论未通过的文件10年
2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料
2.1公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册永久
2.2讨论未通过的文件10年
3 本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录永久
4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料
4.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久
4.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年
5 机关联合召开会议的文件材料
5.1本机关为主办的
5.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久
5.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年
5.2本机关为协办的
5.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本30年
5.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副10年
6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料
6.1请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计永久
6.2代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道30年
6.3委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排10年
7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料
7.1重要的永久
7.2一般的30年
7.3本地区、本机关工作汇报材料30年
8 本机关业务文件材料
8.1本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料永久
8.2本机关的请示与上级机关的批复、批示
8.2.1重要业务问题的永久
8.2.2一般业务问题的30年
8.3同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料
8.3.1重要业务问题的永久
8.3.2一般业务问题的30年
8.4本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿30年
8.5机关联合行文的文件材料
8.5.1本机关为主办的
8.5.1.1重要业务问题的永久
8.5.1.2一般业务问题的30年
8.5.2本机关为协办的
8.5.2.1重要业务问题的30年
8.5.2.2一般业务问题的10年
8.6本机关编辑、编写的文件材料
8.6.1大事记、组织沿革等永久
8.6.2简报、情况反映、工作信息等10年
8.7行政管理、执法活动中形成的文件材料
8.7.1行政管理工作制度、程序、规定等文件材料永久
8.7.2执法检查情况汇总、通报，整改通知等永久
8.7.3行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
8.7.3.1固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料永久
8.7.3.2不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料永久
8.7.3.320年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料永久
8.7.3.420年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料30年
8.7.4行政管理工作中形成的备案文件材料10年
8.7.5行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料
8.7.5.1重要的永久
8.7.5.2一般的30年
8.8计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
8.8.1年度和年度以上的计划、总结、统计材料永久
8.8.2年度以下的计划、总结、统计材料10年
8.8.3重要职能活动的总结、重要专题的调研材料永久
8.8.4一般活动的总结、一般问题的调研材料10年
8.9出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料
8.9.1发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等永久
8.9.2出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录30年
9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料
9.1机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料永久
9.2人事工作制度、规定、办法等文件30年
9.3人事任免文件永久
9.4先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
9.4.1受县级（含）以上表彰、奖励的永久
9.4.2受县级以下表彰、奖励的30年
9.5对本机关有关人员的处分材料
9.5.1受到警告（不含）以上处分的永久
9.5.2受到警告处分的30年
9.6职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料永久
9.7人事考核、职称评审工作文件材料永久
9.8职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根永久
9.9职工名册永久
9.10党、团、工会工作活动中形成的文件材料
9.10.1工作报告、总结，换届选举结果永久
9.10.2重要专项活动的报告、总结等永久
9.10.3党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料永久
9.10.4情况反映、工作简报10年
9.11纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
9.11.1重要的永久
9.11.2一般的30年
9.12保卫部门的安全检查、调查记录10年
9.13本机关处理人民来信来访的文件材料
9.13.1有领导重要批示和处理结果的永久
9.13.2其他有处理结果的30年
10 本机关事务管理文件材料
10.1房产、土地所有权和使用权的文件材料永久
10.2与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
10.2.1重要的永久
10.2.2一般的10年
10.3接待工作的计划、方案
10.3.1重要的30年
10.3.2一般的10年
10.4机关财务预算30年
10.5机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料30年
10.6国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料
10.6.1重要的永久
10.6.2一般的10年
10.7职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续永久
10.8职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请30年
11 上级机关制发的文件材料
11.1上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
11.1.1重要的永久
11.1.2一般的10年
11.2上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年
11.3上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料永久
12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年
13 下级机关报送的文件材料
13.1重大问题的专题报告30年
13.2年度和年度以上的计划、总结、统计材料10年
（二）确定了鉴定工作的组织领导
鉴定工作分工阶段进行：
1、机关文件归档时特别剔除一部分没有保存价值的文件，剔除的文件主要参照2006年的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》来执行。不归档的范围主要有：
 
（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（2） 本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来 信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
对 于不归档的文件处理是：各个机关每年在归档时应当清理不归档的文件材料，并且要加强保管，不要随意堆放，以免造成汇密，需要销毁的应即时销毁（但具体那些 需及时销毁并未明确规定），销毁时对密级较高的文件应按照保密规定办理；一般的文件材料可以采用简便方法进行登记，经过本部门有关领导人批准后即可销毁。
2、对归档文件要确立保管期限。
应当根据2006年的期限表进行，对专门单位（地质部、煤炭部、石油部等）就制定专门档案保管期限表，或者结合本机关的实际情况，编制本机关或本系统的档案保管期限表，此表要经过本机关领导审批后执行，并报同级档案行政管理部门备案。
3、保管期满的档案应当剔除销毁。
 
（三）档案的销毁
机关销毁失去保存价值的档案，须由鉴定小组提出意见，登记造册，经机关分管负责人批准后，由二人在指定地点监销，并且在销毁清册上签字，情况特殊的专门档案，另有销毁规定的按照有关规定执行。
档案的销毁一定要慎重。
第二节　档案鉴定的方法
一、决定档案保存价值的因素
1、档案自身的特点和状况
档案的内容、来源、形式以及其他各种情况，影响着档案是否有保存价值，有什么样的保存价值。
2、社会利用需求
国家各项事业、党和国家各项工作、广大干部和人民群众对各种档案利用的需求，影响着档案的保存价值。
上述决定档案保存价值的两个方面的因素，是相互作用、辩证统一的。档案客体，是档案社会价值的物质承担者；利用档案的需要，是档案价值实现的社会条件，两方面的因素，都是客观存在的。
二、鉴定档案价值的基本观点
（一）全面的观点
1、在鉴定时，不仅要看到局部，也要看到整体，既要考虑到本单位的利用，也要考虑到社会的需求。机关档案的鉴定存在的问题，往往只顾到本机关的利用。
档案的作用是多方面的，也就是我们对档案的价值考虑时要从它的多个作用出发。
2、从档案之间的相互关系上分析价值。鉴定时，还要看到全宗之间及全宗群的联系，甚至要考虑到国家全部档案。
3、要从把档案移交到档案馆的角度来考虑，既要考虑到进馆档案的完整性，也要考虑避免馆内档案的过多的重复。重复在档案馆是不可避免的和必要的，允许少量的重复、必要合理的重复。
（二）历史的观点
档案本身就是历史的记录，它是在一定的历史条件下产生的，因此鉴定时应当用历史唯物主义的观点来分析档案的价值。根据档案产生的时代背景、具体的事件、本身的历史作用等方面来预测档案的历史价值、反对狭隘的实用主义观点。
 
（三）发展的观点
社会不断向前发展，这决定了档案的价值不断发生变化。在鉴定时，不仅要看到档案在当前的作用，并要估计和预测档案在将来的作用，为子孙后代利用档案着想。
（现在我们应以怎样的眼光来预测档案的价值呢？国外出现了档案成为大众的文化中（媒）介的功能，而不仅局限于学术的利用了）
三、分析档案价值的具体方法：
总方法：档案保存价值的确定应当以反映本机关的主要职能活动为出发点，以分析档案内容为中心，结合考虑档案的作者，形成时间，名称，完整程度、可*性、有效性以及外型特点等因素。研究过去档案的被利用情况，全面地估计和预测对档案的利用需求，正确判定档案的保存价值。
方法：直接鉴定法——要求鉴定人员逐件逐张地审查档案材料的价值，从它的内容、作者、名称、可*程度等方面，去全面考查它的价值。
四、鉴定档案价值的标准（也有的书上称为"方法"）
1、来源标准
档案的来源是指档案的形成者。档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能要影响甚至决定档案的价值。
2、内容标准
档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。对档案内容的分析可着眼于以下四个方面：
A、档案内容的重要性；
B、档案内容的独特性；
C、档案内容的时效性；
D、除上之外，对档案内容的真实性、完备性等也要加以考察，以准确地把握档案的价值。
3、形式特征标准
档案的形式特征是文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。在某种情况下，这些形式特征也可能对档案的价值发生影响。
4、相对价值标准
在一定的情况下，某些文件的保存价值和保管期限可以相对地提升或降低。通常的方法是分析全宗和全宗内档案的完整程度。
 
在根据上述标准分析档案价值的时候，要始终坚持辩证的思维方法，切忌机械、片面地强调某一方面，忽略其他。
五、方法论问题
1、研究利用规律，预测未来利用需要
2、研究档案保存的效益
3、重要性与保管期限长短的关系
4、弹性原则
保存从宽，销毁从严；
孤本从宽，复本从严；
本机关从宽，外机关从严；
两可之间的，就高不就低；
暂缓销毁
历史档案从宽，现行档案从严；
解放前档案从宽，解放后档案从严；
首脑机关从宽，一般机关从严；
上机机关从宽，下级机关从严；
撤销机关从宽，现行机关从严；
六、在鉴定工作中需要注意的问题
（一）应当以全国统一规定的鉴定原则和标准作为依据，不能够自行其事。
（二）应当考虑各方面的作用。这里主要指出应当考虑凭证作用和参考作用，正面作用和反面作用，内容上的作用和形式上的作用。
（三）对重要的设备的档案和基建档案应当由使用设备和建筑物的机关档案部门保存复制件，原件移交到档案馆保存。
（四）宽严问题："宽"：指鉴定的标准放宽，多保存一些；"严"指标准严格一些，少保存一些。
第三节　档案保管期限表
一、作用
（一）能够统一鉴定认识，避免人为的局限性和片面
性，使鉴定有章可循。（表虽是主观制度，但较接近于客观）
（二）能够保证鉴定工作质量。（表是通过长期实践总结出来的）
（三）能够提高鉴定工作的效率，加快档案鉴定速度。（根据表把档案对号入座，较为方便，速度又较快）
（四）可以防止任意销毁档案文件，维护档案的完整与安全。
（有保管价值的文件一般都归入了保管期限表）
（五）立卷时可以据此考虑文件的价值，把具有相同价值、联系密切的文件材料组合在一起，不同价值的文件材料分开组卷，保证案卷质量，为日后进馆复查打下了基础。
二、类型
1、通用档案保管期限表
2、专门档案保管期限表
3、同系统机关档案保管期限表
4、同类型机关档案保管期限表
5、机关档案保管期限表
三、保管期限
（一）过去曾经用过的方法：
永久、长期、短期
（二）专门档案的保管期限
1、人民法院的诉讼档案
分为永久、长期（60年）、短期（30年），刑事案件的证物不宜长期保管的至少也要保存十五（证物有些是档案，有些则不是）；案件的结案时间是终审判决结案后的第二年算起；档案的销毁是将其中的判决书、裁定书、调解书取了一份，按年度审判级别整理立卷、永久保管。
2、书稿档案
其保管期限与文书档案一致。
3、会计档案
其保管期限分为两种：
定期（三年、五年、十年、十五年、二十五年）、
永久
其保管时间是从会计年度终了后的第一天算起，会计档案中的预算、计划、制度等文件材料的保管期限是和文书档案一致的。
三、保管期限的划分原则
机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
永久保管的文书档案主要包括：
(一)本机关制定的法规政策性文件材料；
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；
(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
四、应当注意的问题
（一）要以保存本机关形成的文件材料为重点，永久和长期卷中上、下级文件也应有一定比重，全面估计和预测对档案的需要，不能硬性划分上、本、下级文件几种保管期限的百分比。（实际工作中的有的作法是极形式主义
的，不可取，不合理。）
（二）正确处理完整与精炼的关系：在完整的基础上求精炼，不必过于强调少而精。
（三）对档案的鉴定要相对稳定，不宜反复进行。即文件鉴定之后，不到期则不再次鉴定。
（四）保管期限不宜划分很精确的年度。
 
第四节　档案鉴定工作制度和组织
一、档案室工作制度和组织
成立鉴定小组
二、档案馆工作制度和组织
成立鉴定委员会
三、销毁档案的批准和监销制度
机关领导批准
主管领导机关批准
销毁1949年前的档案，须报国家档案局。
两人以上监销
四、销毁
1、编制销毁清册
二、三份
2、立档单位和全宗简要说明
3、销毁方法“火烧”或“打成纸浆”
第一节　档案保管工作概述
一、保管工作的含义为：
1、库房管理
2、档案流动过程中的保护
3、保护档案的专门措施
二、保管工作的任务有：
1、防治档案的损坏；
包括自然损坏和人为损坏。
2、延长档案的寿命；
3、维护档案的政治安全 ，防止泄密 。
三、基本要求
1、以防为主，防治结合
2、加强重点，照顾一般
3、自力更生，勤俭节约
4、立足长远，保证当前
四、意义
档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义。档案保管工作质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的影响。为档案管理工作提供物质对象，提供一个最起码、最基本的前提。
第二节　档案保管的基本物质条件
一、档案库房
二、档案装具有
1、档案箱
2、档案架
3、档案柜等
三、包装材料有
1、卷皮
2、卷盒
3、包装纸等
第三节　档案库房管理
一、 库房编号有两种方法：
1、为所有库房编一总的顺序号
2、分区编号
二、排架和编号
1、整齐一致
2、避光通风
3、空间利用
4、统一编号，顺序是从左到右、从上到下。
三、全宗的排列和档案的存放
1、全宗的排列
一个全宗的档案放在一起
按全宗号流水排列法和全宗分类排列法两种
按全宗群排列的方法
全宗编号和在库房的实际排列顺序
2、存放方式
竖放和平放
四、档案存放位置索引
五、档案代理卡
为了便于库房管理员掌握流动情况和安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是“代卷卡”或“代理卡”。
六、全宗卷
全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。
通常包括：移交和接收全宗的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案鉴定的报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的重要登记等。
全宗卷应单独集中，按全宗顺序保管。当全宗转交给另一档案馆（室）保管时，其相应的全宗卷也随同全宗移交。
七、温湿度调节和清洁卫生
请详见《档案保护技术学》。
八、保卫和保密
九、防火
十、档案在搬运中的保护
十一、安全检查
 第一节　档案检索工作的地位
一、检索工作在整个档案工作中的地位
1、检索是提供利用的先期工作
档案馆（室）为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。
2、检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段
3、检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节
二、编制档案检索工具的基本要求是
1、全，指信息存储丰富。
2、准，指检索准确。
3、快，指迅速。
4、便，指检索要方便 。
三、应当注意的问题：
要在重要的档案上下功夫，不要平均使用人力物力。
1、一般的可著录到案卷级，重要档案则可著录到文件级。
2、强调检索工具 按照一定的方法排列起来以供查找咨询。
三、排检方法
（一）分类法：以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别类地组成一个检索体系。
优点：同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在一起，便于查找利用。
（二）按作者排检法：
现又称责任者
把同一个作者形成的文件线索集中在一起。
此法一般在机关档案室用得较多。
（三）按文号排检法：
即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。在机关档案室此法也较受欢迎，而在档案馆却用得不多。但对一此历史文件或文号不全的文件档案进行文号排检则有困难。
（四）按字序排检法
编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。
1、部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。
2、笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。
3、四角号码法：全国的人名、地名卡片采用此法较多。但此法的普及面不广。
4、音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。此法较简便，但对于年纪较大的人却有不便之处。
（五）按地序排检法
按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档
案、农业档案等。
（六）主题法
按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。严格来说，此法与第（四）种方法是一致的，是按主题词的字序进行排检。对于外文档案，一般是按外文字母进行排检。
目前在档案界，比较推崇的是分类法和主题法，两者各有优缺点。
第三节　中国档案分类法
1987年出版《中国档案分类法》第一版。
1996年出版《中国档案分类法》第二版。
《中国档案分类法》由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。
中华人民共和国档案分类表，由主表和辅助表（综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等）组成。
《中国档案分类法》虽然设有检索方法，但手工翻阅，检索速度不快。可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的《中国档案分类法》。
第四节　中国档案主题词表
1989年8月出版了《中国档案主题词表》试行本。
1995年11月出版《中国档案主题词表》正式版本。
《中国档案主题词表》主要由主表及词族索引、范畴索引、首笔画检字表和附表组成。主表主题词款目如下例：
Renmindaibiaodahui……………款目主题词及汉语拼音
人民代表大会…………[BB]……范畴号
D 人代大会……………………代项
F 地方各级人民代表大会……分项
全国人民代表大会
S国家权力机关………………属项
会议*
Z国家机构*……………………族项
C人民代表大会制………………参项
《中国档案主题词表》词间关系表
词间关系 含义 简称 符号
等同关系 正式主题词 用项 Y
 非正式主题词 代项 D
 
属分关系 下位词 分项 F
 上位词 属项 S
 族首词 族词 Z
相关词 相关关系 参项 C
族首主题词注以“*”符号。
需要指出的是：传统纸质词典式《中国档案主题词表》，虽然设有几种检索方法，但检索效率仍不高。可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的《中国档案主题词表》。
需要指出的是：传统纸质词典式《中国档案主题词表》，虽然设有几种检索方法，但检索效率仍不高。可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的《中国档案主题词表》。
第五节　档案著录
档案著录是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。赋予其分类标识的过程，称为分类标引。赋予其主题标识的过程，称为主题标引。
表格式著录格式直观，易于掌握，用计算机著录一般都用表格式。
练习：
文件名称：关于印发《档案馆开放档案暂行办法》的通知
文件内容："经请示内容国务院，现将《档案馆开放政策档案的办法》发给你们，请按照本地区、本单位实际情况积极贯彻执行。"
有关数据：
分类号：A-236档号：2-1-3-3
文号：国档发（1986）2号；
保管期限：长期
文本：正本发文日期：1986年2月7日
附件：《档案馆开放档案暂行办法》
规格：16开，3页
第六节　档案检索工具
一、作用
档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。它的基本职能有两个方面：1）存储。即把档案的有特征著录下来，按照一定的顺序加以排列或进行客观的描述，以二次文献或三次文献的形式将档案信息集中起来；2）查检。即向利用者提供档案的线索，借利用者了解和查询档案时使用。档案检索工具既是存储结果的最终体现，又是查检活动的必要条
件，对检索效率具有重要的甚至可以说是决定性的影响。
档案检索工具在档案管理中具体表现为以下作用。
（一）桥梁作用
档案的数量庞大，并随着时间的推移而增加，内容繁杂，涉及社会实践活动的各个方面，对于利用者来说犹如档案之海，如果不借助于科学的方法和手段，便无法从中获取所需档案。档案检索工具在档案和利用者的特定需要之间架设了一道“桥梁”，沟通了二者的借需关系，利用者借助检索工具便可以较为迅速准确地获取所需档案。也有人将这种桥梁作用比喻为“打开信息宝库的钥匙”，使用它才可以开户档案信息宝库之门，满足特定的需求。
（二）交流作用
档案检索工具中存储了大量的档案信息，它不仅可以提供查询，同时可成为档案馆（室）与利用者、档案馆（室）之间的交流工具。利用者借助它可以了解档案的分布、内容、价值等信息，档案馆（室）借助它可以互相了解馆藏情况，互通有无，提高服务质量。
（三）管理作用
档 案检索工具记录了档案的主要内容和形式特征，集中、浓缩地揭示了馆藏情况，档案工作人员可以通过检索工具概要了解馆藏档案的内容、形式、数量等情况，为档 案管理业务活动提供一定的依据。尤其是馆藏性检索工具反映档案实体顺序，在库房管理、档案数量统计等管理活动中直接发挥作用。各种检索工具还是档案工作人 员查找档案、提供咨询、开展档案编研工作的必要手段。
上述3个方面的作用是就档案检索工具的整体而言的，某一种检索工具可侧重于其中一个或两个方面。
二、档案检索工具的分类
档案检索工具的种类较多，根据不同的标准可进行不同的分类。目前比较常见的分类方法有以下几种。
1、按编制方式分为
目录、索引、指南。
2、按载体形式分为
书本式检索工具
卡片式检索工具
缩微检索工具
机读式检索工具
3、按检索范围分为
全宗范围检索工具
档案馆范围检索工具
专题范围检索工具
馆际检索工具
4、按功能分
馆藏性检索工具
查检性检索工具
介绍性检索工具
 
需要特别指出的是，随着计算机技术在档案工作中的应用，很多传统的手工式的目录被计算机数据库形式所取代，它们已经或即将退出历史舞台，不需要单独编制了。但了解一下传统的目录，对建立数据库还是有帮助的。
三、常见档案检索工具
1、案卷目录
案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。
案卷目录一般采用书本式，其目录表包括：顺序号（案卷号）、案卷标题、年度、卷内文件页数、保管期限、备注等。
表中的备注是用来记载案卷中某些需要特殊说明的问题，如移出、销毁、卷内文件的增减、霉烂、字迹模糊等。
2、全引目录
案卷文件目录亦称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。它将一全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇编成册，兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。
3、全宗目录
全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具，它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。其编制目的是向利用者概要地揭示本馆所藏档案的范围，以及用于档案的统计和保管工作。全宗目录适合于档案数量较大，全宗较多的大中型档案馆。
4、分类目录
分类目录是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。分类目录的主要特点是系统地揭示档案的主题内容，具有较强的族性检索功能。各档案馆的手工检索分类目录大多采用卡片式。
5、主题目录
主题目录是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺序排列的一种目录。主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。
6、专题目录
专题目录是集中、系统地揭示档案馆内有关某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具。
7、文号索引
文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。文号索引一般采用表格形式，所以通常称之为文、档案对照表。也有的档案室以文号为检索项设置较为全面的项目，形成文号目录。
8、人名索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。在档案利用中检索人物占有相当的比重，由于在标题中很少反映人名，以所只有编制专门的人名索引才能解决这个问题。
人名索引包括人名和档号两部分，即把人名引向所在档案的档号，利用者通过索引的指引，可以查到某一人物的材料。
人名索引可以分为综合性和专题性两种。综合性人名索引是将馆藏档案中所涉及到的全部人名编成索引，专题性人名索引是根据所列专题范围，如任免、奖励、处分等对涉及该专题的人名编制索引。
9、地名索引
地名索引是揭示档案中所涉及的地名并指明出处的一种检索工具。以编史修志为目的的利用者往往需要反映某一地区各方面情况的档案材料，地名索引可较好地满足这一类利用需求，从地区角度提供较为全面的档案线索。
10、档案馆指南
档案馆指南是一种全面、系统介绍馆藏档案情况的工具书，又称档案馆介绍。它是档案馆面对社会的一种宣传、报道性工具，借助这种工具，利用者可以较为全面地了解馆藏档案情况及利用档案过程中所需的各种信息。
档案馆指南从揭示馆藏的详简程度上可分为简明指南和详细指南，从揭示档案馆的范围上可分为单一档案馆指南。
档案馆指南一般应包括6部分内容。
．说明或序言
．目录
．档案馆概况
．馆藏档案情况介绍
．馆藏资料情况介绍
．附录
11、全宗指南
全宗指南是揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书，又称全宗介绍。全宗指南的内容主要包括以下3个部分。
Ａ．立档单位和全宗的历史概况
在 档案利用活动中，对立档单位历史的了解直接关系到对档案内容的理解。因为档案是历史的记录，不了解档案产生单位的性质、职能及机构设置情况，就难以全面认 识该机关档案的价值。这一困难尤其发生在后代人利用前代人形成的档案，同代人利用其他机关形成的档案等情况中。对立档单位情况的介绍主要包括单位名称、隶 属关系、性质、任
务、内部组织机构、主要领导人等方面的情况和沿革。
Ｂ．全宗内档案概况
主要包括档案的来源、数量、进馆日期、整理、保管、鉴定情况、完整程度、所编制的检索工具等。
 
Ｃ．档案的内容与成分
一般依原整理体系加以介绍，如果是按组织机构分类的，可按照机构逐一介绍，如果是按问题分类的，可按原划分的类目逐一介绍，这样介绍起来比较方便，而且由 于与整理情况相对应，也比较清晰。介绍档案内容时原则上是以案卷为单位，亦可视实际情况灵活掌握，对于若干个问题相近或相同的案卷可合并介绍；对有特色和 价值较大的文件可单独介绍。
12、专题指南
专题指南是介绍报道档案馆中反映某一特定题目档案的工具书，又称专题介绍。专题指南的基本结构可由以下3部分组成。
．序言
．档案内容介绍
．附录
 第一节　档案编研工作概述
一、编研工作的内容
1、历史档案和现行文件的编纂
2、编写档案参考资料
3、参考编史修志工作
二、编研工作的意义
档案馆（室）编研工作对整个档案工作具有重要的意义。
1、积极提供利用服务的有效方式
2、提高工作水平的重要途径
3、有利用档案原件的保管和流传
三、特点
1、研究性
档案编研工作中“编”与“研”不是两个各自独立的概念，而是互相统一的，即编中有研，研中有编。
2、思想性
档案编研不仅是对档案原件的简单照录，它必然反映编研人员的观点和认识，具有明显的思想性。
3、政策性
档案编成果通常要在一定范围内公开使用，从而涉及到许多政策和法律方面的问题需要认真注意。
第二节　档案参考资料
一、大事记
１、大事记的种类有
Ａ、机关工作大事记
如：《中共北京市委大事记》《北京第一机床厂大事记》
Ｂ、国家和地区大事记
如：《中华人民共和国大事记》《解放后西藏大事记》
Ｃ、专题大事记
如：《大革命时期统一战线大事记》《中华人民共和国教育大事记》
Ｄ、个人生平大事记　也称为年谱
如：
《李大钊年谱》
《张太雷年谱》
 
大事记的名称较灵活，有的称：大事年表、大事纪要、大事辑要、纪年、月表、日志等。
２、编制
大事记由两部分组成:大事时间和大事记述。
一般按时间顺序排列。
大事突出、要事不漏，小事、琐事不取。
二、组织沿革
１、种类有
A、机关组织沿革
如：《辽宁省人民政府组织沿革》
B、地区组织沿革
如：《内江地区直属机关机构演变》
C、专业系统组织沿革
如：《中国人民解放军组织沿革和各级领导成员名录》2、内容有
A、机关、地区或专业系统的历史概况、行政区划、建制变更情况；
B、机关的性质、任务、职权范围、隶属关系；
C、机关内部组织机构的设置和人员编制的变化情况；
D、机关领导人的任免情况；
E、机关名称的变更、印信的启用与作废、机关办公地点的迁移等。
3、体例有
A、编年法
即按年度记述某一机关（地区、专业系统）的组织机构。
B、系列法
即以组织机构或问题形成系列，分别记述其沿袭变化的始末概况。
C、阶段法
即根据机关（地区、专业系统）发展变化的特点划分为若干个历史阶段。
三、专题概要
专题概要是以文章叙述的形式简要地说明和反映某一方面的工作、生产或其它社会现象、自然现象的发展、变化情况的档案参考资料。如
《广西壮族自治区历届党代会简介》
《＊＊大学获奖科研成果简介》
《嫩江县中小学教育概要》
《吉林省克山病概况》
四、会议简介
1、会议简介是简要叙述会议过程和基本情况的参考资料。
2、内容包括
A、会议名称及届次。如《广西壮族自治区历届党代会简介》。
B、会议的时间、地点及主持人。
C、会议参加人员。
D、会议的主要议程及内容。
五、统计数字汇集
统计数字汇集又称“基础数字汇集”。
如：《＊＊县基础数字汇编》
《舒兰县农业基础数字汇集》
《莱芜县牲畜和家禽变化情况汇集
一、 档案统计工作的内容和任务
１、档案统计，就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。
内容很多。包括档案的基本登记和综合统计两部分。
从统计的对象来看，分为两方面：
Ａ、对档案实体及其管理状况的统计；
Ｂ、对档案事业的组织与管理状况的统计；
目前，我国档案工作的基本情况统计，分为四个层次：
其一，全国档案工作基本情况统计；
其二，专业系统档案工作情况统计；
其三，地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计；
其四，档案馆、档案室档案工作情况统计。
２、任务是
对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析， 提供统计资料，实行统计监督。
二、 档案统计工作的意义、要求和步骤
１、 意义是
Ａ、是认识档案工作的一种重要手段；
Ｂ、可以把定性分析和定量分析结合起来；
Ｃ、是档案事业建设的一项重要的基础工作；
Ｄ、可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供提供依据。
２、 要求为
Ａ、准确性、客观性、科学性
Ｂ、遵循全国统计工作现代化的要求，须达到：
统计指标体系完整化，
统计分类标准化，
统计调查工作科学化，
统计基础工作规范化，
统计计算和数据传输技术现代化，
统计服务优质化。
３、 步骤包括
Ａ、统计调查
Ｂ、统计整理
Ｃ、统计分析
三、 档案统计调查
１、 统计表报
２、 专门调查
四、 档案统计资料的整理
统计分组：
简单分组和复杂分组
五、 统计表
六、 综合指标
１、 绝对数
２、 相对数
第二节　档案的登记
档案数量和状况登记
案卷目录与卷内文件目录
档案收进登记簿
这是专门记录档案进入档案机构情况的一种登记形式。主要应用于档案馆和规模较大的档案室。其具体形式一般为簿册式。其基本登记进以档案进入档案机构的次数为单位进行登记，即每收进一次档案，无论其数量及全宗所属情况如何，都要在收进登记簿上登记为一个条目。
（三）全宗名册
档案馆和规模较大且保管了多个全宗的档案室，对其所管全宗进行逐个登记的一种形式。
（四）全宗单
详细登记每一全宗情况的登记形式。主要应用于档案馆和保存了较多全宗的档案室。其形式为单页式。每一张全宗单登记一个全宗的详细情况。其登记内容比全宗名册要详细得多，一般分为3个部分。
（五）全宗卡片
它是档案行政机关要求档案馆报送的一种形式。其作用和目的是为了随时掌握各档案馆中所存档案全宗的基本情况，且与“档案成分和数量变化情况报道表”结合使用。
（六）档案成分和数量变化情况报道表
档案成分和数量变化情况报道表是档案馆按要求向档案行政机关报送的一种登记形式，旨在随时报告其所管档案（以全宗为单位）的变化情况。档案行政机关根据报道内容，随时在全宗卡片上进行补充性登记。
（七）案卷目录登记簿
案卷目录登记簿是对所有案卷目录进行登记的一种登记形式。主要应用于档案馆和案卷目录数量较多的档案室。其登记方法是以案卷目录的本册为单位进行登记，每一本（册）案卷目录登记为一个条目。
（八）总登记簿
总登记簿是全面系统地记录反映档案的收进、移出情况及档案数量变化情况的一种登记形式。主要应用于档案室。
档案工作状况登记簿
（一）工作日志
工 作日志是许多重要的社会行业中普遍采用的一种基本的工作登记形式。其作用与目的在于逐日记录每一天的工作内容及其进程问题，积累详尽的工作原始记录，为日 后的查考和总结提供素材。一般应包括日期（年、月、日、星期），时间（上午、下午或具体时刻），工作内容，工作量与进度，工作中的问题及处置情况，每周或 每月的统计、小结等。
（二）人员进出库房登记
人员进出库房登记是库房管理的一种具体手段。一般采用登记本形式。登记本一般应放置在库房入口处。工作人员及其他人员每次进出库房均应在登记本上登记。登记项目一般应包括日期、进出库房人员姓名、进入库房时间（时刻）、进库事由、出库时间（时刻）等。
（三）档案出入库登记
档案出入库登记这也是库房管理的一种具体手段。一般也采用登记本形式。其具体的登记项目一般应包括档案出库的日期、时间（时刻）、档号及数量、原因（即用途），归入日（四）档案清点、检查登记
档案清点、检查登记是对档案进行定期或不定期的清点、检查过程中及清点、检查完毕之后所进行的登记。其登记内容应涉及清点、检查的日期，原因，清点、检查过程所发现的情况及问题，清点、检查的结果（结论），从事清点、检查的工作人员姓名。
（五）档案利用登记簿
它是一种全面、系统地记录档案提供利用情况的综合性登记形式。它既是档案机构记录、掌握提供利用情况的一种登记形式，同时又是档案机构向利用者具体提供档案时履行交接手续的一种交接凭据。
（六）利用者登记卡
利用者登记卡是档案馆和规模较大的档案室对利用者进行记录、掌握的一种登记形式。
（七）档案借出登记簿
档案借出登记簿是专用于对档案被借出档案机构之外的情况进行登记的一种登记形式，档案馆和档案室均可使用。
（八）档案复制、摘抄登记
档案复制、摘抄登记是专用于对在利用中被复制、摘抄情况进行登记的一种登记形式。同时具有提出复制、摘抄申请，履行批准手续和确认复制、摘抄事实的凭据性质。
（九）利用效果登记
利用效果登记实质上是档案机构对每一次利用的成效结果所进行的跟踪调查。这种跟踪调查性质的登记，对于档案机构调整、改进自己的工作具有重要意义。
第三节　档案行政管理机关和档案馆的基本统计
一、档案构成统计
总的说来，档案构成统计是档案馆全部档案材料现有数量和状况的一种统计。要求将档案馆内的全部档案以其来源性质分组，即分成：建国后档案、革命历史档案、清代以前档案、民国档案等部分，并以此说明现有档案数量和状况。
二、档案利用统计
档案利用统计它是一种对各种类型档案被各机关、各项工作利用的情况和程度的统计。
三、档案工作人员情况统计
档案工作人员情况统计是它对于研究档案馆工作售货员的需要量，各种干部的比例，各档案馆干部的对比分析和平衡，培训工作的安排等，具有重要的作用。
四、档案馆建设状况统计
档案馆建设状况统计是档案行政管理机关的任务之一，负责档案馆网的规划与筹建。这种统计对研究我国档案事业的发展，是一种很有意义的资料。
 
五、档案室建立情况统计
档案室是机关工作的重要组成部分，是现行机关档案集中保管的机构。档案行政管理机构及时了解档案室建设的情况是非常必要的。这就要对档案室的建设情况进行统计。
第一节　档案提供利用工作概述
一、含义
档案工作的总目的，是提供档案为社会主义事业服务。为了实现这个目的必须做一系列的工作，其中直接传递档案信息为党和国家各项工作服务的环节，称为"档案的利用服务工作"，或简称"档案利用工作"，又称"提供利用"。档案利用工作的基本内容，就是介绍和报道馆（室）藏档案的内容和成分，通过各种方式为利用者实际提供文献材料和情报信息，进行咨询服务。
二、利用工作的地位
档案的提供利用是档案工作为社会主义事业服务的直接手段，它是兼承档案工作内外关系的一个重要环节，在档案工作中占有突出地位。
它是档案工作联系社会的一个窗口，是衡量档案工作好坏的主要标志。
它在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用。
总之，它是档案工作中最富有活力的一个环节。
三、注意问题
1、服务思想
A、全面地为档案用户服务
B、及时地为档案用户服务
C、准确地为档案用户服务
D、有效地为档案用户服务
2、正确处理提供利用与保密之间的关系
提供利用和保密，从根本上来说是一致的。提供利用时要注意保密，保密是限定了利用的对象和范围，是为了更好地利用。
澄清"利用危险，保密保险"以及"历史档案无密可保"的错误思想。
要认真深入地审定档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范围，减少烦琐的批准手续，方便广大利用者的正常利用。
第二节　档案提供利用的途径与方式
一、基本途径有
1、提供档案原件
2、提供复制品
3、提供档案信息加工品
二、几种主要的方法有
1、档案阅览服务
2、外借服务
3、制发复本
4、展览与陈列服务
5、制发档案证明服务
6、档案目录信息服务
7、档案咨询
第三节　档案用户调研工作
档案用户需求分析是通过一定的方式与方法，在深入调查、掌握用户利用需求的基础上，揭示各类用户的需求特点与规律的一项业务活动。
一、档案用户需求调研的原则包括
1、客观性原则
2、针对性原则
3、全面性原则
4、服务性原则
二、影响档案用户的主、客观因素有
（一）社会因素
1、社会政治因素
2、社会经济因素
3、科学文化因素
（二）档案工作因素
1、档案工作的方针和政策
2、档案管理工作的水平
3、档案利用服务工作的质量
（三）档案用户自身因素对其利用需求的影响
1、档案用户的职业因素
2、档案用户的知识水平
3、档案用户的工作经验
三、档案用户需求的构成
1、学术用户需求
2、实际利用需求
3、普遍利用需求
解决自身的社会或生活问题，如学历、身份、工龄、工资、土地使用权及所有权、房产、山林、家世等方面的问题。
四、几点带规律性的问题
1、受社会因素的影响
2、宣传报道对档案用户需求的影响
3、档案用户需求心理的求便心理
4、档案用户利用档案的行为结果对其以后需求行为的影响
第四节　开放档案工作
一、开放档案的含义
开放档案就是将一般可以公开和保密期限满的档案，解除"禁闭“，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。
《中华人民共和国档案法》规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类的档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益经及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。
二、开放的意义是
1、开放档案是有得于社会进步的新方针，是加快我国政治民主化的一个新步骤。
2、开放档案也是现代档案馆自身发展的一项重大措施。
3、开放档案可以促进档案馆的各项业务建设。
三、开放档案的条件有
1、物质条件
2、检索条件
3、制度条件
4、社会档案意识条件
 
四、开放档案的鉴别
1、确定开放期
2、开放档案鉴别工作的组织领导
成立鉴定小组，经鉴定后，报本级档案行政部门批准后开放；
把握不定的档案，鉴定小组应报本级人民政府审批。
3、档案的解密、降密
依照<<各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制范围的暂行规定>>：各级档案馆保存的涉密档案，其解密工作，由各级国家档案馆负责进行。
一般原则和办法是：
A、未进馆的1991年1月1日前形成的涉密档案，由各档案形成机关、单位负责解密；对馆藏将满30年的涉密档案，原档案形成者认为仍属国家机密的，应当自该档案届满30年之日前6个月，以文件形式通知有关的档案行政机关或档案馆；过期未通知的，由档案馆进行处置；
B、1991年1月1日以后形成的涉密档案，未接到保密期限变更通知的，自保密期限届满之日起，即自行解密；
C、各档案馆保存的经济、科学、文化类的涉密档案，有必要提前向社会开放的，应向档案形成机关发出要求提前解密的通知，有关机关接到通知的半年内应予以答复，否则，档案馆可根据有关办理；
D、撤销机关的，由承担其职能的单位负责；如无，则由档案馆负责处理。
凡涉及下属内容的档案，均应控制使用，不可开放。
--凡对社会开放会影响党内团结、党和国家机关工作正常开展，危害国家安全、社会安定，损害国家利益的档案。
--凡对社会开放有损于个人形象、尊严、声誉、人身安全的档案。
--凡对社会开放会影响两党、两国政党关系及其他对外关系的档案。
--凡对社会开放会削弱我国经济实力、科技实力的档
案。
--机关、单位及个人移交、捐赠、寄存档案时明确提出不能开放的档案。
--其他会影响党和国家利益的，不宜对社会开放使用的档案。
五、开放档案公布
1、开放档案的公布权
《中华人民共和国档案法》规定：属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者个人公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。
集体和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。
2、公布档案的方式
《中华人民共和国档案法实施办法》中规定：
通过报纸、刊物、图书等出版物发表；
通过电台、电视台播放；
陈列、展览档案或其复制件；
出版发行档案史料；
公开出售复制件；
散发或者张贴档案复制件；
在公开场合宣读、播放档案原文等。
 
期及时间（时刻）、经手人，等等。
 
 文书档案保管期限表 (点击数:1811 发布时间:2005-08-11) 　　
1. 本级党的代表大会、代表会议、人民代表大会、人民代表会、政治协商会议，工会、共青团、妇女联合会代表会会议的文件材料。
1.1通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报、重要的照片、录音(像)带等文件材料 永久
1.2 贺信、贺电、讨论未通过的文件 长期
1.3 小组会议记录、 参考文件、会议服务机构的计划、总结等文件材料 短期
2. 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、工会、共青团、妇女联合会的常委会、全体委员会，政府常务会、办公会议的文件材料
2.1 公报、 决议、决定、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件材料 永久
2.2 讨论未通过的文件材料等 短期
3. 上级机关召开的重要会议文件材料
3.1 主要文件材料 长期
3.2 其它文件材料 短期
4. 上级机关颁发的文件材料
4.1 直属上级机关颁发的，属本机关主管业务的，和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要的文件材料
永久
4.2 直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料 长期
4.3 其它需要执行的文件材料 短期
5. 党和国家领导人、上级机关视察、检查本地区、本机关工作时形成的题词、讲话、声像等重要文件材料 永久
6. 本机关党组(包括实行党委制的党委)和行政办公会的记录、纪要、讨论通过的文件 永久
7. 本机关召开会议的文件材料
7.1 本机关召开的工作会议和重要的专业会议文件材料
7.1.1 通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料 永久
7.1.2 典型材料、代表发言、简报 长期
7.1.3 小组会议记录、参考材料 短期
7.2 一般专业会议文件材料
7.2.1 纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料 长期
7.2.2 典型材料、代表发言、简报 短期
8. 本机关制发的(包括与其它机关联合制发的)文件材料
8.1 方针、政策法规性的，重要业务问题的 永久
8.2 一般业务问题的 长期
8.3 事务性有参考价值的 短期
9. 代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿
9.1 重要的法规性的 长期
9.2 其它的 短期
10. 本机关各种普查工作形成的文件材料
10.1 综合成果、专题成果、方案、总结、报告 永久
10.2 原始记录 长期
11. 本机关专题、典型的调查报告
11.1 重要的 永久
11.2 一般的 短期
12. 本机关的请示与上级机关的批复,下级机关的请示、报告与本机关的批复、批示
12.1 方针政策性的重要问题的 永久
12.2 一般事务性问题的 短期
13. 本机关工作活动的工作总结、报告
13.1 主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的 永久
13.2 半年的、季度的、一般专题的 长期
14. 本机关计划、规划、控制数字
14.1 年度和年度以上的 永久
14.2 季度的、月份的 短期
15. 本机关统计报表
15.1 汇总的、年度和年度以上的、专题的 永久
15.2 季度、月份的 短期
16. 本机关机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料 永久
17. 干部任免的文件材料
17.1 本机关领导人，本机关对直属单位领导人任免的文件材料
永久
17.2 本机关内部机构负责人的任免材料 长期
18. 本机关劳动模范、先进工作者等的文件材料
18.1 省级以上的 永久
18.2 地、县级以下的 长期
19. 本机关对有关人员的处分材料
19.1 影响大、问题严重的 永久
19.2 一般的 长期
20. 干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料 长期
21.本机关职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 长期
22. 本机关职工、党员名册 永久
23.本机关中党、团、工会的基层组织形成的工作报告、总结、会议文件和团员名册等文件材料 长期
24. 本机关组织沿革、大事记 永久
25. 本机关及本机关批准的有关区域变化和解决边界纠纷、征用土地的文件材料 永久
26. 本机关财产、物资、档案等的交接凭证 长期
27. 本机关编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本
永久
28. 本机关与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料
28.1 有历史意义和长远利用价值的 永久
28.2 重要的 长期
28.3 一般的 短期
29. 本机关关于出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料
29.1 重大活动的主要文件 永久
29.2 一般活动的审批手续、考察报告 长期
29.3 其它文件材料 短期
30. 机关之间协商工作的往来文件材料 短期
31. 同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 短期
32. 本机关处理人民来信来访的文件材料
32.1 有省以上领导人重要批示和处理结果的 永久
32.2 有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的 长期
32.3 其它有重要处理结果的 短期
32.4 没有处理结果的 短期
33. 下级机关报送的总结、报告、统计报表
33.1 年度和年度以上的总结、统计报表，重大问题的专题报告
长期
33.2 年度以下的总结、统计报表，一般专题的报告和备案的
短期
 文件材料归档范围与保管期限表
（一）党群
党务综合
序号                        类目名称                         保管期限
l   上级党组织关于党的建设的指示、决定、决议、
    通报、通知、条例、规定、办法等文件材料                         长期
    (如文件是针对本校的，则永久保存)
2   上级机关召开的会议的文件材料
    (1) 本校领导人在会上的重要发言                                 永久(2) 会议的报告、总结、决议等                                    长期
    (3) 简报、参考资料                                              短期
3   校党委向上级机关的请示、报告及上级机关的批复、批示              永久
4   校党代会文件材料
    (1) 大会计划、通知、工作报告、议程、决议、 总结、记录、发言稿、
领导讲话稿、照片、录音；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；
候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等     永久
(2) 提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、
小组会议记录等                                                 长期
    (3) 参考文件，工作人员名单，工作证、代表 证、列席证及选票式样   短期
5   校党委会、党委扩大会、党委常委会、常委扩大会、书记办公会、书记校长碰头会、总支书记会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件           永久
6   校党委召开的全校性大会、党员干部会和党员大
    会的讲话稿、会议记录                                           长期
7   以党委名义召开的工作会议材料                                   永久8   本校参加各级党代会的代表名单、登记表及有关材料                 永久 9   校党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)          永久 10  校党委在贯彻中央重大方针政策中形成的文件材料                   长期
l l  校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料         永久
12  校党委颁布的决定、条例、规定、办法、指示、批转、通报和通知     永久
13  校党委工作简报、情况反映                                       永久
14  校党委大事记                                                  永久15  党群系统启用印章的文件和印模                                    永久
16  党群系统重要统计材料                                           永久17  党委各部、委、各分党委、总支、直属支部给党委的报告、请示
及批复、批示                                                  长期
18  党委关于保密、秘书工作的文件                                   长期
19  重要的群众来信来访及处理材料                                   长期20  党委与有关机关联系、协商工作的来往文件                         长期
21  分党委、总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、
调查材料、会议记录和统计表                                     长期
22  分党委、总支、直属支部党建工作及有关材料                       长期
23  分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料                       长期
纪 检
序号                             类目名称                     保管期限
1  上级纪委关于纪检工作的指示、决定、规定、通知                    长期2  校纪委工作规章制度                                              长期3  校纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计                  永久4  关于校纪委工作的请示、报告及批复、批示
(1) 重要的                                                     永久(2) 一般的                                                      长期
5  校纪委会议记录、纪要、决定                                      长期
6  关于党员违纪案件调查处理的材料                                  长期
7  对党员申诉的复查材料、结论、撤销处分决定                        长期
8  群众来信来访及处理意见                                          短期9  参加上级召开的纪检工作会议所带回的重要文件材料                  长期
组  织
序号                         类目名称                        保管期限
l  上级关于组织工作的指示、决定、规定、通知                        长期
2  本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料                    永久
3  校组织工作会议记录、纪要、决定                                  永久4  本校组织工作条例、规章制度                                      永久
5  本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知                  永久
6  关于本校干部任免的报告、决定、批复、通知                        永久
7  科以上干部名册                                 永久
8  科以上干部考核材料                               长期
9  分党委、总支、直属支部改选报告、审批材料                        永久
10  分党委、总支、直属支部委员名册                         永久
11  党员名册、发展新党员、预备党员转正名册                         长期
12  关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的报告、
决定、批复、通知书等材料                                       长期
13  党员转移组织关系介绍信、介绍信存根                             长期
14  党员、组织机构统计年报表                             永久15  党费收缴与开支情况统计                              长期16  表彰优秀党员和先进集体的通知、决定及典型事迹材料
(1) 省、部级以上的                     永久(2) 其他的                    长期
17  干部离休报告及审批材料                                         长期
18  落实政策的有关材料                            永久
19  关于党校工作的请示、报告、批复、批示                       长期
20  党校工作计划、总结                            长期
21  党课教育计划                                                   长期
22  党校学员名单                                                     长期
23  参加上级召开的组织工作会议所带回的重要文件材料                 长期
宣传教育
序号                             类目名称                     保管期限
1   上级关于宣传工作的指示、意见、通知                             长期
2   本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结                       永久
3   宣传教育工作会议记录、纪要                                     长期
4   反映学校重要会议、重大活动的剪报、图表及有关文件材料         永久5   教职工政治思想工作动态及调查材料                               长期
6   理论学习的决定、通知、计划、总结                               长期
7   上级有关学生思想政治工作的指示、意见、通知                     长期
8   本校关于学生思想政治工作的决定、通知、条例                     永久
9   学生思想政治工作计划、报告、总结                               永久
10  学生思想政治工作典型调查材料和统计                             长期
11  关于学生政治工作队伍建设的文件材料                             长期
12  学生政治工作人员名单                                           长期
13  参加上级召开的宣传工作会议所带回的重要文件材料                 长期
                                                        

统 战
序号                          类目名称                       保管期限
1   上级关于统战工作的指示、意见、规定、通知                       长期
2   本校统战工作计划、决定、报告、总结                             永久
3   统战工作重要会议记录                                           长期
4   关于本校统战工作重要问题的请示与批复                           长期
5   统战工作情况调查、典型材料、统计报表                           永久
6   本校各民主党派、著名党外人士及其他统战对象情况登记表、名册     永久
7   本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料                       永久
8   台、港、澳和侨务工作形成的文件材料                             长期
9   本校统战工作情况简报                                           长期
工 会
序号                           类目名称                       保管期限
1   上级关于工会工作的指示、意见、通知等                           长期
2   工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结                       永久
3   会员代表大会的通知、名单、工作报告、决议选举结果、领导讲话、
大会发言、讨论通过的文件、向上级组织的报告及批复等材料         永久
4   关于工会工作的重要请示与批复                                   长期5   工会委员会会议记录、纪要                                       长期
6   基层工会干部名册                                               长期
7   会员名册                                                       长期
8   会员转移关系介绍信、介绍信存根                                  短期9   表彰工会先进集体、个人的材料、名单
(1)省、部级以上的                                               永久
(2)校级                                                        长期10   处分会员的有关材料                                            长期
11   开展文体活动、宣传工作、福利工作的文件材料                     短期
12   关于校工会工作的规章制度                                      长期
13   关于本校妇女工作的文件材料                                    短期
团 委
序号                        类目名称                         保管期限
1   上级关于团的工作的指示、意见、通知                             长期
2   校团代会、学代会通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、
大会发言、讨论通过的文件、向上级组织的报告及批复              永久
3   团委工作计划、报告、总结                                        永久
4   关于本校团的工作的请示及批复                                   长期
5   团委会会议记录                                                 长期
6   本校团的工作的规章制度                                         长期
7   批准入团、离团材料及名单                                       长期
8   团干部、团员名册                                               长期
9   团员转移关系介绍信、介绍信存根                                 长期
10  团组织统计报表永久                                             永久
11  表彰先进团支部、优秀团员的材料
    (1)省、部级以上的                                               永久
    (2)校级的                                                      长期
12  对团员的处分、取消处分的决定及材料                             长期
13  学生会文件材料                                长期
14  本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料                     长期
15  各分团委、团总支的有关材料                                     长期
16  研究生会的有关材料                                             长期
17  团委牵头进行的重大活动的有关材料                               长期
18  社团活动、勤工俭学、社会实践的有关材料                         长期
（二）行政
综 合
序号                           类目名称                       保管期限
1   上级关于高校行政管理的综合性指示、意见、决定、条例、规定、
办法等文件材料                                                 长期
2   校务委员会、校长办公室、校长书记碰头会决定、会议记录、
纪要及讨论通过的文件                                           永久
3   全校性的工作会议，座谈会文件                                   长期
4   校领导在全校性大会上的讲话稿和会议记录                         长期
5   上级机关召开的会议的文件材料
(1) 本校领导在会上的重要发言材料                               永久(2) 会议的报告、总结、决议                                      长期
6   教职工代表大会的文件材料                                       永久
7   本校教育事业规划、计划及上级批复                               永久
8   学校年度、学期工作计划、报告、总结                             永久
9   全校性的规章制度                                               永久
10  学校评估材料                                                   永久
11  本校向上级的请示、报告及批复、批示                       永久或长期
12  本校各单位的请示及学校的批复(分类立卷)                         长期
13  有关全校性工作的调查材料和经验总结                            永久
14  上级或有关部门对本校工作检查形成的文件材料              永久或长期
15  启用和废止印章的文件及印模                                    永久
16  学年报表及综合统计                                            永久
17  校庆活动形成的文件材料
(1) 重要的报告、讲话、总结、纪念册、校友名单、会议记录          永久
(2) 重要贺电、贺信、礼品清单等                                  长期
18  学校大事记、历史沿革、情况介绍、情况简报、信息动态等           永久
19  校史工作材料                                                   永久
20  校友工作材料                                                   长期
21  本校重大活动形成的文件材料、剪报                               永久
22  重要的群众来信来访材料                                         长期
23  普选工作材料                                                   短期
24  上级关于本校院、所、中心等的来文                               长期
25  院、系、所会议记录、纪要、简报                                 长期
26  院、系、所工作计划、总结、报告                                 长期
27  院、系、所开展学术活动的文件                                   长期
28  院、系、所与国内单位协作的材料                                 长期
29  院、系、所统计年报及重要资料                                   长期
30  校办制定的岗位责任制及目标管理责任制                            长期
人 事
序号                             类目名称                     保管期限
1   上级关于人事工作的指示、规定、通知                            长期
2   本校关于人事工作的请示、报告及批复、批示
    (1) 重要的                                                     永久
    (2) 一般的                                               长期或短期
3   本校人事工作的规章制度                                        长期
4   人事工作会议记录、纪要                                         永久
5   人事工作计划、报告、总结、调查材料                             永久
6   本校机构、编制规划、计划报告及上级批复                         永久
7   关于校内机构设置、变化的文件材料                               永久
8   表彰和奖励先进集体、先进教职工的文件材料
    (I) 省、部级以上的                                              永久
    (2) 校级的                                                     长期
9   处分教职工和复查、撤销处分的文件材料                           长期
10  学校人事统计报表                                               永久
11  教职工名册(分单位的总册、分类名册)、登记表                      永久
12  教研室、研究室正副主任名册                                     长期
13  教职工的录用、聘用材料                                         长期
14  教职工转正、定级材料                                           长期
15  教职工的起薪、停薪材料                                         长期
16  教职工调进、调出转移行政、工资关系介绍信、介绍信存根、
报到证、商调函                                                 长期
17  教职工退职、离职和出国的有关材料                               长期
18  关于离休、退休工作的请示及上级批复                             长期
19  教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料                   长期
20  离休、退休人员情况登记表、名册                                 长期
21  教职工援外和支援边远地区材料                                   短期
22  教职工动态月报                                                 长期
23  参加上级召开的人事工作会议带回的重要文件材料                   长期
24  教职工评定、聘任专业技术职务材料及上级批
复(按类立卷，要求附审批表)                                      长期
25  校职称评定委员会工作形成的文件材料                             长期
26  教职工工资调整材料及名册                                       长期
27  关于教职工劳保、困难补助及其它福利工作的材料                   长期
28  处理教职工伤残、死亡、抚恤等材料                               长期
29  关于使用临时工的材料                                           长期
30  临时工名册                                                     长期
31  师资培养计划、总结                                             永久
32  师资培养、管理工作规定                                         长期
33  教师进修计划、安排、总结                                       长期
34  教师工作量的规定及执行情况                                     长期
35  教师业务考核材料                                               长期
36  重要的来信来访材料                                             长期
37  本校人事工作简报                                               长期

监察、审计
序号                           类目名称                       保管期限
1   上级关于监察、审计工作的意见、规定、通知                       长期
2   本校关于监察、审计工作的规章制度                               长期
3   监察、审计工作计划、总结                                       永久
4   关于本校监察、审计工作的请示、报告及批复、批示
    (I) 重要的                                                  永久    (2) 一般的                                               长期或短期
5   关于违纪案件的结论、处理决定及有关材料
    (1) 问题严重的                                           永久或长期
    (2) 一般的                                                     短期
6   关于监察、审计对象的申诉材料、复查材料及结论
    (1) 影响大的                                             永久或长期
    (2) 一般的                                                     短期
7   监察、审计工作统计年报及其它重要报表                           永久
8   参加上级召开监察、审计重要工作会议带回的文件材料               长期

武装、保卫
序号                           类目名称                       保管期限
1   上级有关武装、人防、民兵、军训工作的意见、规定、通知        长期
2   关于本校武装、人防、民兵、军训工作的请示及上级批复       长期或短期
3   武装部工作计划、总结、调查报告                                 长期
4   武装部职责范围内的规章制度                                     长期
5   武装部工作统计年报及重要报表                                   长期
6   复员、转业、退伍军人、军烈属名册及登记表                       长期
7   学生军训工作计划、总结                            长期
8   上级有关公安、保卫工作的规定、意见、通知等                     长期
9   本校关于治安、保卫工作的请示及上级批复                   永久或长期
10  本校治安、保卫工作计划、总结                                   永久
11  本校治安、保卫工作条例、规章制度                               长期
12  专题调查报告与经验总结材料                                     长期
13  师生员工案件的侦察、调查、处理结论材料及上级的批复、判决书     长期
14  师生员工案件的平反、复查处理结论及上级批复                     长期
15  要害部门的保卫、消防工作材料                                   长期
16  本校保卫工作情况反映、简报                                     长期
17  保卫工作情况统计报表                                           永久

后勤(总务)
序号                           类目名称                       保管期限
1   上级关于总务、后勤、医疗卫生、计划生育等工作的规定、通知      长期
2   本校关于总务、后勤、医疗卫生、计划生育等工作的请示、
报告及上级的批复、批示
(1) 重要的                                               永久或长期
(2) 一般的                                                     短期
3   本校后勤(总务)工作规章制度                                     长期
4   后勤(总务)工作计划、总结                                       长期
5   校分房委员会工作形成的文件材料
(1) 重要的                                                     长期
(2) 一般的                                                     短期
6   房屋管理、调配、使用、转移等的规定、计划、总结                 长期
7   爱国卫生、三废治理工作形成的文件材料                           长期
8   伙食、水电、车辆和校园绿化工作形成的文件材料                   短期
9   后勤(总务)工作情况统计报表                                     永久
10   公费医疗、保健工作计划、总结、规定                            长期
11   师生员工健康状况调查材料                                      永久
12   医疗、保健工作情况统计报表                                    永久
13   校计划生育委员会工作形成的文件材料
(1) 重要的                                                    长期(2) 一般的                                                     短期
14   领取独生子女证名册
档案、文博
序号                          类目名称                        保管期限
1   上级有关文档文博工作的文件                                    长期
2   档案文博工作计划、总结                                        永久
3   档案文博工作规章制度                                          永久
4   档案文博工作统计报表                                          永久
5   档案编研成果                                                  永久
6   档案立卷说明、移交目录、利用情况登记材料                      长期
7   与校外交流的有关材料                                          长期

图书情报
序号                         类目名称                         保管期限
1   上级有关图书、情报工作的规定、通知                             长期
2   本校关于图书、情报工作的请示及上级批复                         长期
3   图书、情报工作规章制度                                     长期
4   图书、情报工作计划、总结                                  长期
5   图书、情报概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报          永久
6   图书与校外交流的有关材料                               长期
（三）教学
综 合
序号                          类目名称                        保管期限
1   上级有关教学工作的规定及指令性、指导性文件                     长期
2   本校关于教学工作的请示、报告及批复、批示
     (1) 重要的                                                    永久
     (2) 一般的                                              长期或短期
3   学校发展规划、实施计划、教学工作计划、总结及论证材料           永久
4   有关教学的规章制度、办法、条例、规定                           永久
5   教学改革方案、改革经验、总结及改革成果验 收材料                永久
6   教学工作会议记录、纪要                                         永久
7   有关教学工作的调研报告、教学情况简报                           永久
8   教学检查评估和各级优秀教学质量评奖材料                         长期
9   非学历教育的培训班，进修班材料                                 长期
10  教学情况统计报表                                               永久
11  学生运动会材料                                                 长期
学科与实验室建设
序号                         类目名称                         保管期限
1   上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料            长期
2   学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料                   永久
3   学科、专业、实验室设置与调整材料                               永久
4   重点学科、专业、实验室建设材料                                 永久
5   学科、专业、实验室建设计划、总结                               长期
6   学科、专业、实验室建设统计报表                                 永久

招 生
序号                         类目名称                         保管期限
1   上级有关招生工作的文件材料                                     长期
2   招生工作计划 、规定、生源计划                                  长期
3   上级下达的招生计划、方案及学校上报的招生计划、方案                长期
4   本校关于招生工作的请示、报告及上级的批复、批示
(1) 重要的                                                     长期
(2) 一般的                                                      短期
5 新生录取材料及新生名册                                         长期
6 招生宣传（招生简章、专业介绍）、招生工作总结                    短期
7 委培、代培、自费生计划、合同及名单                             长期
8 研究生入学试题及指导教师名册                                   长期
学 籍 管 理
序号                             类目名称                     保管期限
1新生入学登记表                                                 永久
2学生学籍卡片                                                   永久
3学生成绩册                                                     永久
4在校学生名册                                                   永久
5学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）         长期
6学生的奖励决定及有关材料
(1) 省、部级以上的                                             永久
(2) 校级的                                                     长期
7   学生的处分、撤销处分决定及有关材料                             长期
课堂教学与教学实践
课序号                        类目名称                        保管期限
1   各专业教学计划、教学大纲                                       永久
2   课程建设要求及安排、校历表、课表                               长期
3   课程设置与调整                                                 长期
4   教师任课安排(教学任务通知书、实践教学任务通知)                  长期
5   各系各专业课程考试试题、题库                                   长期
6   典型教案、重要备课记录                                         长期
7   教学实习、生产实习计划、总结及有关材料                         短期
8   社会调查、社会实践计划、总结及有关材料                         短期

学 位
序号                           类目名称                       保管期限
1   上级关于学位工作的文件材料                                    长期
2   本校建立硕士、博士点等的申报材料及上级的批复                   永久
3   本校学位评定条例、办法及实施细则                               长期
4   学位评定工作计划、总结                                         长期
5   学位委员会会议记录、纪要、决定                                 长期
6   授予各层次学位清册                                             永久
7   颁发学位证书存根                                               长期
8   评为校级以上的本科生优秀学士学位论文                           长期
9   博士、硕士研究生学位论文及评审材料                             长期

毕业生
序号                         类目名称                         保管期限
1   上级有关毕业分配的文件材料                                    长期
2   本校有关毕业分配的规定                                        长期
3   毕业生工作计划、总结                                          长期
4   上级下达的毕业生分配计划、方案                                 长期
5   本校有关毕业分配工作的请示、报告及批复、批示
    (1) 重要的                                               永久或长期
   （2) 一般的                                                     短期
6   毕业生供需统计、计划、合同                                    长期
7   毕业生正式分配方案及调配派遣名册                              永久
8   毕业证、派遣证存根及领取签收册                                长期
9   毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料                              长期
教  材
序号                         类目名称                         保管期限
1自编、主编教材的正本                                          长欺
2各专业使用教材目录                                           长期
3自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集                      长期
4有保存价值的自编参考资料                                      短期

附录：存系教学类档案
序号                         类目名称                         保管期限
1   本科生毕业论文及评审意见                                      长期
2   课堂教学材料．课程进度表                                      短期
3   教师任课安排、教案                                            长期
4   优秀实习报告                                                  短期
5   本专业教学检查、调查材料及总结                                短期
6   教师工作量核算、登记材料                                      短期
(四)科学研究
综   合
序号                          类目名称                        保管期限
1   上级关于科研工作的规定、意见、通知                             长期
2   本校有关科研工作的请示、报告及上级的批复、批示
    (1) 重要的                                               永久或长期
    (2) 一般的                                                     短期
3   本校科研管理工作的规章制度                                     长期
4   科研工作计划、总结                                             长期
5   本校及上级下达的科研项目计划、任务及执行情况                   永久
6   科技成果报表、鉴定及受奖情况                                    永久
7   科学基金的申报及有关批复                                       长期
8   科研工作情况统计报表                                           永久
9   学术委员会工作形成的文件材料
    (1)重要的                                                 永久或长期
    (2)一般的                                                      短期
10  学会工作(学术活动)材料                                         短期
11  科研行政管理、计划管理、成果管理、经费管理等工作中形成
的其它有关文件材料                                            长期

科研项目
序号                          类目名称                        保管期限
1    科研准备阶段
1.1   开题报告与课题调研论证材料                                   长期
1.2   任务书、合同、协议书                                          永久
1.3   课题研究计划、设计                                            长期
1.4   计划执行隋况、计划调整或撤销报告                             短期
1.5   课题投资和预决算材料、经费申报及批复                         短期
2    研究实验阶段                             
2.1   实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记                      永久
      录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料)                       永久
2.2   数据处理材料(包括计算机处理材料、如程序
      设计说明、框图、计算结果)                                     永久
2.3   设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)    永久
2.4   研究工作阶段小结；年度报告                                   长期
2.5   配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、 影片拷贝等        永久
2.6   样品、标本等实物的目录                                        永久
3   总结鉴定阶段
3.1   研究报告、研制报告                                            永久
3.2   论文专著                                              永久
3.3   工艺技术报告                                                 永久
3.4   技术诀窍报告                                                 永久
3.5   专家评审意见                                             永久
3.6   鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见)                  长期
3.7   鉴定证书．                                                    永久
3.8   推广应用意见                                                 长期
3.9   课题工作总结                                                 长期
4    申报奖励阶段   
4.1   科研成果登记表                                               永久
4.2   科研成果报告表                                               永久
4.3   科研成果奖励申报与审批材料                                   永久
4.4   科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件                永久
4.5   专利申请书、证书原件或影印件                                 永久
5    推广应用阶段
5.1   转让合同、协议书                                             永久
5.2   生产定型鉴定材料                                             永久
5.3   成果被引用或投产后反馈意见                                   短期
5.4   推广应用方案及实施情况                                       长期
5.5   扩大试生产的设计文件、工艺文件                               长期
5.6   成果宣传报导材料                                             短期
5.7   对外学术交流材料                                             长期
（五）产品生产与科技开发
综 合
序号                          类目名称                        保管期限
1   上级关于产品生产与科技开发管理的文件                          长期2   本校关于产品生产与科技开发的各种规定、条例、办法、制度        长期
3   本校产品生产与科技开发的手册、图表                            长期
4   关于产品生产与科技开发工作的请示、报告及上级的批复、批示
    (1) 重要的                                               永久或长期
    (2) 一般的                                                     短期
5   产品生产与科技开发规划、计划及执行情况、统计报表               永久
6   产品生产与科技开发、管理同专业协作单位有
关技术性方面来往的文件材料                                     长期
7   产品生产与科技开发、年度工作计划、总结                         永久
产品生产与科技开发项目
序号                        类目名称                          保管期限
1    销售管理
1.1   产品用户清册                                                   长期
1.2   产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录                        长期
1.3   用户反馈的产品技术文件材料                                    长期
1.4   产品说明书、宣传品、广告样张                                  短期
1.5   产品用户交验协议                                              短期
2    产品计划准备阶段
2.1   任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议
     与委托书、发展建议书、上级指示、批文                           长期
3    产品生产设计(研制)阶段
3.1   总体方案设计材料                                             长期
3.2   全套设计定型图纸                                             长期
3.3   技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告       长期
3.4   通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录                 长期
3.5   阶段性技术总结、产品设计工作总结、设计定型报告及批复                    长期
3.6   产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等                     长期
4    产品生产试制与鉴定阶段
4.1   试验大纲、试验记录及试验工作总结                             长期
4.2   鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证               长期
4.3   试验规程和记录、样机底片、照片等                             长期
4.4   得奖材料、专利材料                                           长期
4.5   论文、专著                                                   长期
5    产品生产阶段
5.1  生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划                    长期
5.2  全套工艺定型图纸、技术条件说明书                              长期
5.3  工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定
材料等全部工艺文件材料                                        长期
5.4  材料定额和代用单、工时定额                                     短期
5.5  生产定型报告及批复                                            长期
5.6  重大质量事故分析、重要联席会议记录                            长期
5.7  各种更改单及技术通知等                                        长期
5.8  生产工作总结报告、技术工作总结报告                             长期
（六）基建
综 合
序号                           类目名称                      保管期限
1  上级关于基建工作的规定、通知                                    长期
2  本校关于基建工作的规章制度                                      长期
3  本校关于基建工作的请示及上级的批示
（1）重要的                                                永久或长期
（2）一般的                                                      短期
4   关于新建、扩建、维修、加固各类用房等基建问题的请示与批复       长期
5   基建工作计划、总结                                             长期
6   基建计划及上级批复                                             永久
7   基建计划执行情况、年度总结、统计报表                           永久
8   基建工程财务预、决算                                           长期
9   全校性总体规划、设计总平面图                                    永久
10  全校水电管线分布图                                              永久
11  地质勘探、地形测量材料                                          永久
12  校区红线图、土地使用证及关于土地问题同外单位签订的协议、合同    永久
工程项目
序号                        类目名称                         保管期限
1    可行性研究
1.1   项目建议书及上级批复                                         永久
1.2   可行性研究报告                                               永久
1.3   项目评估                                                     永久
1.4   环境预测、调查报告                                            永久
1.5   设计任务书及计划任务书                                       永久
2    设计基础
2.1   工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、
化验、试验报告、重要土 岩样及说明                            永久
2.2   地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备及安装
测量定位、观测记录                                           永久
2.3   水文、气象、地震等其它设计基础材料                            永久
3    设计文件   
3.1   初步设计                                                     永久
3.2   技术设计                                                     永久
3.3   施工图设计                                                   短期
3.4   技术秘密材料、专利文件                                        永久
3.5   设计计算书                                                   长期
3.6   关键技术实验                                                 永久
3.7   总体规划设计                                                 永久
3.8   设计评价、鉴定及审批材料                                      永久
4    工程管理文件
4.1   征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书                   永久
4.2   承发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件                     永久
4.3   施工执照                                                     永久
4.4   环保三同时、消防、卫生等文件，水、电气、暖供应协议书         永久
4.5   产权证书                                                     永久
5    施工
5.1   土地施工文件
5.1.1  开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要               短期
5.1.2  施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、
施工安全措施、施工工艺                                       长期
5.1.3  原材料及构件出厂证明、质量鉴定                               长期
5.1.4  建筑材料实验报告                                             长期
5.1.5  设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批                   永久
5.1.6  土地施工定位测量、地质勘察                                   永久
5.1.7  土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图                     永久
5.1.8  隐蔽工程验收记录                                             永久
5.1.9  工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告       永久
5.1.10  分项、分部、单位工程质量检查、评定                          长期
5.1.11  交工验收记录证明                                            长期
5.1.12  竣工报告、竣工验收报告                                      永久
5.2    设备及管线安装施工文件
5.2.1  开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要               短期
5.2.2  设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批         长期
5.2.3  焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录                       长期
5.2.4  隐蔽工程检查验收记录                                         长期
5.2.5  强度、密闭性试验报告                                         长期
5.2.6  设备调试记录                                                 短期
5.2.7  施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告               长期
5.2.8  系统调试、试验记录                                           长期
5.2.9  管线清洗、通水、消毒记录                                     短期
5.2.10  管线标高、位置、坡度测量记录                                长期
5.2.11  中间交工验收记录证明、工程质量评定                          长期
5.2.12  竣工报告、竣工验收报告                                      长期
5.3.1   电气、仪表安装施工文件
5.3. 1  开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要               短期
5.3.2  设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批         长期
5.3.3  调试、整定记录                                               长期
5.3.4  性能测试和校核                                               长期
5.3.5  施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告                     长期
5.3.6  操作、联动试验                                               短期
5.3.7  电气装置交接记录                                             短期
5.3.8  中间交工验收记录、工程质量评定                               长期
5.3.9  竣工报告、竣工验收报告                                       长期
6     竣工验收
6.1  竣工验收报告                                                  永久
6.2  全部竣工图纸                                                  永久
6.3  质量评审材料                                                  永久
6.4  工程现场声像材料                                              永久
6.5  竣工验收会议决议文件                                          永久
7    基建财务、器材管理
7.1  财务计划、年度计划                                                                                                        短期
7.2  工程概算、预算、决算                                          永久
7.3  主要材料消耗、器材管理                                        短期
7.4   交付使用的固定资产                                           永久
8    生产技术准备、试生产                                          短期
8.1  技术准备计划                                                  短期
8.2  试生产管理、技术责任制                                        短期
8.3  开、停车方案                                                  长期
8.4  设备试车、验收、运转、维护记录                                短期
8.5  试生产产品质量鉴定报告                                        长期
8.6  安全操作规程、事故分析报告                                    短期
8.7  运行记录                                                      短期
8.8  技术培训材料                                                  长期
8.9  产品技术参数、性能、图纸                                      永久
8.10 工业卫生、劳动保护材料                                         短期
（七）仪器设备
综   合
序号                          类目名称                        保管期限
1   上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件                     长期
2   本校关于仪器、设备工作的请示、报告、批复、批示           长期或短期
3   本校仪器、设备管理的规章制度                                   长期
4   仪器、设备工作计划、报告、总结、调查材料                       长期
5   仪器、设备购置计划、报告、经费分配方案及执行情况               长期
6   仪器、设备移交清册及设备报废、调拨报告和审批材料               长期
7   清产核资工作报告及有关材料                                     长期
8   关于仪器、设备业务工作的综合性统计材料                         永久
仪器设备项目
序号                           类目名称                       保管期限
1   申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)                    长期
2   上级或主管领导批复和准购批示                                   长期
3   订购合同(复印件)和会谈纪要、记录等                             长期
4   进口设备过程中有关的技术商务文件                              长期
5   开箱记录及装箱单                                              长期
6   安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单                      长期
7   验收报告及文件材料                                            长期
8   索赔来往函件及结果文件                                        长期
9   设备说明书及全套随机文件材料                            与设备共存10  使用、检修、故障、事故记录(设备履行书)                    与设备共存
11   重大事故的调查分析及处理意见                            与设备共存
12  技术改造和开发过程中形成的技术文件材料                    与设备共存
（八）出版
综 合
序号                           类目名称                       保管期限
1   上级有关编辑、出版工作的指示、规定、通知                      长期
2   本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结                        永久
3   本校编辑出版重要会议记录、纪要和工作简报                      永久
4   本校关于编辑出版工作的重要请示、报告和上 级批复、批示   永久或长期
5   本校编辑出版工作规章制度                                      永久
6   编辑出版工作统计报表                                          永久
7   本校编辑出版管理工作的文件                                    短期
出版物项目
序号                          类目名称                       保管期限
 1   编辑出版合同、协议书                                          长期
2   出版请示及批复                                                长期
3   原稿(含照片、手迹原件)或复制件(退还作者后应有原稿签收单)       长期
4   各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件                      长期
5   封面设计图样                                                  短期
6   出版通知单、书刊、音像出版物样品                              永久
7   出版发行记录、发稿后的变动情况、稿酬、版税通知单              短期
8   获奖或受查处情况的文件材料                                    长期
9   有参考价值的读者来信、重要评论                                短期
l0   再版修改意见                                                  短期
注：上述项目主要针对书稿、音像出版物而言，报纸、刊物据实酌减
（九）外 事
综  合
序号                         类目名称                         保管期限
1   上级有关外事工作的规定、通知                                   长期
2   本校关于外事工作的请示、报告及批复、批示
    (1) 重要的                                               永久或长期
    (2) 一般的                                                     短期
3   本校外事工作计划、总结、简报                                  长期
4   外事工作统计报表                                              永久
5   本校外事工作规章制度                                          长期
6   外事工作会议材料                                               长期 
出国（境）
序号                         类目名称                         保管期限
1   关于本校人员出国(境)的请示、报告及上级的批复、批示            长期
2   本校人员参加国际学术会议的论文                                长期
3   投寄国外的学术论文                                            长期
4   出国(境)人员考察、访问材料                                     长期
5   出国(境)讲学、研究人员有关材料                                 长期
6   出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）   永久
7   参加国际比赛、竞赛的文件材料                                  长期
来 校
序号                       类目名称                           保管期限
1   邀请、聘请外籍人士的计划、请示、报告、批示和来往函件   长期
2   外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料        长期
3   外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等      永久
4   来校进修、期培训、研究的外籍人士有关材料                      长期
5   参加国际比赛、竞赛的文件材料                                  长期

国际合作与会议
序号                       类目名称                          保管期限
1   中外合作校际交流协议、合同、项目纪要、备忘录                  永久
2   本校完成的国际合作项目，成果等材料                            永久
3   合作项目中国外单位完成项目、成果等材料                        长期
4   授予外籍人员名誉称号的材料                                    永久
5   双方互赠的礼品、纪念品及处理情况                              长期
6   国际会议的有关材料                                            长期

 

外国留学生工作
序号                       类目名称                          保管期限
1   录取审批材料                                                  永久
2   学籍登记表、学籍卡片                                          永久
3   教学计划、大纲、安排                                          长期
4   学习情况、成绩及评语                                          永久
5   学位论文及学位证书复印件                                      长期
6   学生名册                                                      永久
7   学生去向及有关材料                                            长期
（十）财会
综 合
序号                       类目名称                          保管期限
1   上级关于财务会计工作的规定、通知                            长期
2   本校关于财务会计工作的请示、报告及上级的批复、批示    永久或长期
3   本校财务管理的规章制度                                      长期
4   本校财务工作计划、总结                                      长期
5   学校基金管理工作形成的文件材料                        长期或短期
6   有关财务管理方面的其它文件材料                              短期
7   会计移交清册                                                长期
8   财务档案移交保管清册                                        永久
9   财会档案销毁清册                                            长期

会计报表
序号                       类目名称                         保管期限
1   决算报表（含基建综合决算）                                   永久
2   预算会计报表                                                 短期
3   年度以上规划表、分配计划、测算表                             长期
4   年度以上各种统计报表（含工资报表）                           长期
5   季度以下各种计划、统计报表                                   短期

会计帐簿
序号                       类目名称                         保管期限
1涉及外事会计帐簿                                             永久
2总帐                                                         长期
3预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐）                         短期
4预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐）                         短期
5学校专项基金帐簿                                             短期
6目记帐                                                       短期
其中：现金、银行存款日记帐                                   长期
7固定资产明细帐（卡片）                                       短期
（固定资产报废清理后保管五年）          
会计凭证
序号                        类目名称                        保管期限
1   涉及外事的会计凭证                                            永久
2   预算内各种原始凭证、记帐凭证                                  短期
3   预算外各种原始凭证、记帐凭证                                  短期
4   学校基金各种原始凭证、记帐凭证                                短期
5   银行存款余额调节表                                            短期
6   会计拨款凭证及其它会计凭证                                    短期
7   银行对帐单                                                    短期 
8   涉及债权、债务及未清理完毕的凭证                              长期
工资清册
序号                        类目名称                        保管期限
1   工资发放名册、卡片                                           永久
2   工资转移、证明、通知存根                                     长期
3   各种奖金、奖学金、贷学金、助学金名册、卡片等                  短期
（十一）声 像
综合
序号                        类目名称                        保管期限
1   上级有关声像工作的文件                                        长期
2   本校声像工作计划、总结                                       长期
3   本校声像工作规章制度                                         长期
4   声像工作统计表                                               长期
5   制作项目的申请报告及批复                                     长期
6   制作任务书、制作计划                                         长期
7   创作设计、剧本及文字说明                                      长期
8   完成项目的总结及评审鉴定                                     长期
9   出版、发行或相互交流的协定书、合同书                         长期
10  声像工作财务预决算                                           长期
11  声像学术活动有关文件材料                                     长期
党政管理
序号                        类目名称                         保管期限
1   历届党代会、团代会、学代会、教代会、妇代会、先代会及
党政重大会议的各种声像材料                                     永久
2   校庆、教师节、重大纪念日形成的各种重要声像材料                长期
3   民主党派组织的重大活动                                        长期
4   少数民族、港澳同胞、归侨的重要活动                            长期
5   省级以上领导和社会名流来校视察工作、参观访问                  永久
6   学校党政领导任职期间的重要工作照及声像材料                    永久
7   授予校外知名人士名誉称号声像材料                              永久
教学工作
序号                          类目名称                       保管期限
1   迎新及开学典礼的声像材料                                      长期
2   知名教授、专家和在学术上造诣较深的中、老年教师讲课、学生听课、
论文答辩、实验、电化教学等声像材料                            永久
3   师生实习、野外考察、社会实践等材料                            长期
4   学生参加各种知识竞赛的照相、录相等                             短期
5   历届毕业生照片、毕业典礼的材料                                 永久
6   评选优秀教学质量奖、优秀教材及发奖大会材料                     长期
7   苏本校编的声像教学、教学参考材料                              长期

科研工作
序号                        类目名称                          保管期限
1   重点、大型科研课题评审鉴定会                                  长期
2   用声像手段完成课题所形成的声像材料和重点科研项目关键阶段
的声像材料（入科研档案）                                      长期
3   科研成果及颁奖仪式的声像材料                                  长期
4   主持召开的大型学术性会议的声像材料                            长期
5   本校科研报告会的声像材料                                      短期
6   著名专家来校作学术报告的声像材料                              长期
7   参加市级以上科研项目成果展览的声像材料                       长期

外事工作
序号                           类目名称                       保管期限
1   外国领导人、友好人士及各种代表团来校参观访问                 长期
2   与外国签订合同的全过程声像材料                               长期
3   外籍友人赠送的礼品照片及其它声像记录材料                     长期
4   外籍学生、工作人员在校学习、生活、工作的声像材料             长期
5   本校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学所获得的声像材料   长期
文体活动
序号                          类目名称                        保管期限
1   历届校级运动会的重要声像材料                                 长期
2   校运动代表队参加市级以上运动会的声像材料                     长期
3   历届校级文艺调演材料                                         长期
4   校级书法、摄影、画展                                         短期
5   参加市级以文艺调演、艺术节、书画展的声像材料                 长期
其它
序号                          类目名称                        保管期限
1   校园重要建筑、基本风貌的声像材料                             永久
2   重要产品、仪器设备的声像材料                                 长期
（十二）人物
序号                          类目名称                        保管期限
1   人物生平、传记                                               永久
2   外界有关个人先进事迹的报道及对个人学术成果的评价材料         永久
3   日记、笔记、手稿、书法、篆刻手迹及其它有意义的纪念品         永久
4   论文、译文、专著、译著                                       永久
5   主编或参编的正式采用或出版的教材、讲义、教学参考书           永久
6   科研报告、总结及有关材料                                     永久
7  获奖证书、荣誉证书、聘书、任命书、毕业、待业证书、奖章纪念章  永久
8   已故人物的讣告、悼词、唁函、唁电等                           永久
 （十三）实 物
归档范围及保管期限，视实际情况定。
西北农林科技大学各类档案归档范围及保管期限

党群类档案归档范围及保管期限表
DQ  党群工作
DQ11党务综合
1. 上级党组织有关党的建设的文件材料
   (如果文件是针对本校的列为永久)               长期
2. 本校党代会文件材料
   (1) 党代会通知、工作报告、议程、决议、总结、
记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席
团、秘书长和代表、列席代表名单、候选人登记表、
情况介绍、大会选举办法、选举结果和上级批复等         永久
   (2) 提案及办理情况、会议简报、会议情况、小组
会议记录等                                           长期
   (3) 参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、
列席证及选票式样                                     短期
    3. 校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头
会的会议记录、纪要、决议等文件                       永久
    4. 党委工作计划、报告 (包括调查报告) 、总结
 (包括经验总结)                                      永久
5. 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报
和通知                                               永久
6. 以党委名义召开的工作会议材科                  永久
7. 校党委和上级组织调研、检查、巡视学校工
作形成的文件材料                                     永久
 8. 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上
级有关会议的发言稿                               永久
 9. 党委工作简报                                 永久
10. 党委大事记                                   永久
    11. 党群系统启用印章的文件和印模             永久
    12. 党群系统重要统计材料                     永久
13. 党委各部 (室) 、各总支工作计划、总结、
报告、请示及校党委的批复、总支会议记录           长期
    14. 党委保密、秘书工作的有关文件             长期
    15. 重要的群众来信来访及处理材料             长期
16. 党委与有关部门、协商工作的来往文件           长期
17. 党委及上级表彰的优秀党员、先进支部材料       长期
DQl2  纪检、监察、审计
1. 上级纪委关于纪检工作的文件                    长期
2. 纪委工作规章制度                              长期
3. 纪委工作计划、报告、总结、调查材料
及重要统计                                       永久
4. 校纪委会议记录                                长期
5. 党员处分、复查材料                            长期
    6. 群众来信来访及处理意见                    短期
7. 上级有关监察、审计工作的文件                  长期
8. 本校监察、审计工作方面的规章制度              长期
9. 监察、审计工作计划、总结、报告                长期
10. 监察、审计工作统计年报及重要报表             长期
12. 有关学校产权的诉讼，                         永久
13. 有关法律案例的诉讼                           永久
 DQ13 组织
    1. 上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报  长期
2. 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料  永久
3. 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、
 通知                                            永久
    4. 落实政策的有关材料                        长期
5. 干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知
 等(包括上级批准的，要附任免呈报表)              永久
    6. 副处级以上干部名单                        永久
    7. 总支、支部改选报告、审批材料              长期
    8. 各总支、支部委员名册                      长期
    9. 党员名册                                  长期
    10. 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党
 员退党的文件材料                                长期
    11. 发展新党员、预备党员转正的名册           长期
DQl4  宣传教育
    1. 上级关于宣传工作的文件                    长期
2. 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结      永久
3. 教职工政治思想工作动态及调查材料              长期
4. 理论学习的决定、通知、计划、总结              长期
5. 反映本校重大活动的剪报及图表                  永久
DQ15统战
1. 上级关于统战工作的文件                        长期
2. 本校统战工作计划、决定、报告、通告、总结      永久
3. 统战工作情况调查、典型材料、统计报表          永久
4. 本校各级人大代表、政协委员名单 (册) 及审
批材料                                           永久
5. 台、港、澳和侨务工作材料                      长期
6. 各民主党派成员和负责人名册及有关材料          长期
7. 统战工作重要会议记录                          长期
DQl6工会
    1. 上级有关工会工作的文件                    长期
2. 工会工作计划、报告、决定、重要通知、总
结、统计                                         永久
    3. 教职工代表大会文件材料                    长期
4. 会员代表大会的有关文件 (通知、名单、报告、
决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件)        长期
5. 表彰工会先进集体个人的材料、名单 (包括三
育人材料)                                        长期
6. 处分会员的有关材料                            长期
7. 工会委员会议记录、纪要                        短期
8. 基层工会干部名单                              长期
9. 会员名册                                      长期
10. 会员会费、福利费管理、                       长期
11. 工会活动                                     短期
12. 妇女工作材料                                 长期
13. 校居民委员会工作材料                         长期
 DQl7  团委
1. 上级关于团的工作文件                          长期
2. 本校团代会文件 (通知、名单、工作报
告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言以及
大会通过的文件)                                      永久
3. 本校学代会文件 (通知、名单、工作报告、
决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件)        永久
4. 团委工作计划、报告、总结及规章制度            永久
5. 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料          长期
6. 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料          长期
7. 处分团员的材料及复查材料                      长期
8. 批准入团、离团材料及名单                      长期
9. 团干部名单                                    长期
10. 团员名册                                     长期
11. 团委会议记录                                 长期
12. 学生会文件、材料                             长期
13. 本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料   长期
14. 各团总支的有关材料                           长期
15. 研究生会的有关材料                           长期
16. 团委牵头进行的重大活动的有关材料             长期
17. 社团活动、勤工俭学、社会实践的有关材料       长期
18. 团内情况统计年报表                           永久
行政类档案归档范围和保管期限表
XZ  行政管理
XZll行政综合
1. 上级有关学校行政管理的综合性文件            长期
2. 全校性的规章制度                            永久
3. 学校年度、学期工作计划、报告、总结          永久
4. 校长办公会、书记校长碰头会议记录、纪要      永久
5. 校务委员会委员名单、会议记录、纪要          永久
6. 各学院的工作计划、报告、总结和会议记录      长期
7. 校领导的重要讲话和参加校外会议发言稿        长期
8. 本校教育事业规划、计划及上级批复            永久
9. 学校评估材料                                永久
10. 本校向上级的请示及其批复             永久或长期
11. 本校各单位的请示及学校的批复               长期
12. 有关全校性工作的调查材料和经验总结         永久
13. 学年报表及综合统计                         永久
14. 启用印章的文件及印模                       永久
15. 本历史沿革、情况介绍                       永久
16. 本校大事记、简报、信息、动态等             永久
17. 校史工作材料                               永久
18. 校友工作材料                               长期
19. 校庆工作材料                               长期
20. 群众来信来访文件材料                       长期
21. 普选工作材料                               短期
XZ12 人事
1. 上级机关有关人事工作的文件                  长期
2. 本校人事工作的规章制度                      长期
3. 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录  永久
4. 关于机构编制规划、计划报告、上级批复        永久
5. 关于校内机构设置、变化的文件材料            永久
6. 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料        长期
7. 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料      长期
8. 师资培养、管理工作计划、规定、总结          永久
9. 教师进修计划、安排、总结                    长期
10. 教师工作量的规定和执行情况                 长期
11. 教师业务考核材料                           长期
12. 人事统计报表                               永久
13. 教职工名册 (分单位的总册、分类名册)登记表  永久
14. 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复 长期
15. 教职工工资调整材料、名册                   长期
16. 教职工转正定级材料                         长期
17. 教职工校内调动材料                         长期
18. 教职工的录用、调入的有关材料 (包括转移行政、
工资关系介绍信)                                      长期
19. 教职工调出的有关材料 (包括转移行政、工资关
系介绍信存根)                                        长期
20. 教职工援外和支援边远地区材料               短期
21. 教职工离休、退休、退职、离职等及有关荣誉证
书 授予工作的材料                                    长期
22. 教职工福利工作                             长期
23. 教职工商调函件                             长期
24. 群众来信来访材料                           长期
XZ13武装、保卫
1. 上级有关公安保卫工作的文件                  长期
2. 本校公安保卫保密工作方面的规章制度          长期
3. 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材
料、统计报表                                         永久
4. 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料
及上级的批复、判决书                                 长期
5. 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上
级的批复                                             长期
6. 要害部门的公安保卫、消防工作                长期
7. 上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件    长期
8. 本校武装部职责范围内的规章制度              长期
9. 武装部工作计划、总结、调查报告              长期
10. 武装部工作统计年报及重要报表               长期
11. 复员、转业、退伍军人、
军烈属名册和登记表(卡)                              长期
12. 军训活动安排等有关材料                     长期
XZ14后勤
1. 上级有关后勤工作的文件                      短期
2. 本校后勤管理处及各科规章制度                长期
3. 本校后勤工作计划、总结报告、调查材料        长期
4. 房屋管理、调配使用、转户等的规定、总结      长期
5. 防震、防汛、环保、节能工作的文件材料        长期
6. 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规
定、通知等文件                                       长期
7. 师生员工健康状况调查材料及统计表            永久
8. 本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册    长期
9. 伙食、车辆、校园绿化等                      短期
  XZl5档案、图书情报
1. 上级有关档案、图书情报工作的文件            长期
2. 档案、图书情报规章制度                      长期
3. 档案、图书情报工作计划、报告、总结          长期
4. 档案、图书情报工作概况、发展规划、统计及统
计年报                                               永久
5. 档案、图书与校外交流的有关材料              长期
6. 档案馆指南、全宗索引                        永久
  XZ16农场
1. 上级关于农场工作的有关文件                  长期
2. 农场工作计划、总结                          长期
3. 农场下发的有关规章制度                      长期

华南农业大学文件材料归档范围及保管期限表

（一）党群类档案归档范围和保管期限表
DQ11  党务综合
序号 类目名称 保管期限
1 上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存） 长期
2 本校党代会文件
（1）大会计划、通知、工作报告、议程、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。
（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等。
（3）参考文件；工作人员名单；工作证、代表证、列席证及选票式样。 
永久

 

长期

短期
3 本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件 永久
4 党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）       永久
5 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永久
6 以党委名义召开的工作会议材料 永久
7 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 永久
8 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 永久
9 党委工作简报 永久
10 党委大事记 永久
11 党群系统启用印章的文件和印模 永久
12 党群系统重要统计材料 永久
13 党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复 长期
14 党委保密、秘书工作的有关文件 长期
15 重要的群众来信来访及处理材料 长期
16 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 长期
17 党总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表 长期
18 党总支、直属支部建党工作有关材料 长期
19 党总支、直属支部人员奖励及有关材料 长期

DQ12  纪检
序号 类目名称 保管期限
1 上级纪委关于纪检工作的文件 长期
2 纪委工作规章制度 长期
3 纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 永久
4 校纪委会议记录 长期
5 党员处分、复查材料 长期
6 群众来信来访及处理意见 短期

DQ13  组织
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于组织工作的指示、决定、通知简报 长期
2 本校关于组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 永久
3 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永久
4 落实政策的有关材料 长期
5 副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等
（包括上级批准的，要附任免呈报表） 永久
6 副处级以上干部名册 永久
7 总支、支部改选报告、审批材料 长期
8 各总支、支部委员名册 长期
9 党员名册 长期
10 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料 长期
11 发展新党员、预备党员转正的名册 长期

DQ14  宣传教育
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于宣传工作的文件 长期
2 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 永久
3 教职工政治思想工作动态及调查材料 长期
4 理论学习的决定、通知、计划、总结 长期
5 反映本校重大活动的剪报及图表 永久
6 上级有关学生思想政治工作的文件 长期
7 本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 永久
8 学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结 永久
9 学生思想政治工作典型调查材料和统计 长期
10 关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件 长期
11 各系学生政治工作人员的名单 长期

DQ15  统战
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于统战工作的文件 长期
2 本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结 永久
3 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 永久
4 本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料 永久
5 台、港、澳和侨务工作材料 长期
6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 长期
7 统战工作重要会议记录 长期

DQ16  工会
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关工会工作的文件 长期
2 工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计 永久
3 会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件） 长期
4 表彰工会先进集体个人的材料、名单 长期
5 处分会员的有关材料 长期
6 工会委员会会议记录、纪要 短期
7 基层工会干部名册 长期
8 会员名册 长期
9 妇女工作材料 长期
10 家属工作材料 长期

DQ17  团委
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于团的工作文件 长期
2 本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、  
领导讲话、大会发言和大会通过的文件） 永久
3 本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、     
领导讲话、大会发言和文件） 永久
4 团委工作计划、报告、总结及规章制度 永久
5 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 长期
6 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 长期
7 处分团员的材料及复查材料 长期
8 批准入团、离团材料及名单 长期
9 团干部名单 长期
10 团员名册 长期
11 团委会议记录 长期
12 学生会文件、材料 长期
13 本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料 长期
14 各分团委的有关材料 长期
15 研究生会的有关材料 长期
16 团委牵头进行的重大活动的有关材料 长期
17 社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料 长期

（二）行政类档案归档范围和保管期限表
XZ11  行政综合
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关高校行政管理的综合性文件 长期
2 全校性的规章制度 永久
3 学校年度、学期工作计划、报告、总结 永久
4 校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要 永久
5 校务委员会委员名单、会议记录、纪要 永久
6 全校性的工作会议、座谈会文件 长期
7 校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿 长期
8 本校教育事业规划、计划及上级批复 永久
9 学校评估材料 永久
10 教职工代表大会文件材料 长期
11 本校向上级的请示及其批复 永久或长期
12 本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷） 长期
13 有关全校性的调查材料和经验总结 永久
14 学年报表及综合统计 永久
15 启用印章的文件及印模 永久
16 本校历史沿革、情况介绍 永久
17 本校大事记、简报、信息、动态等 永久
18 校史工作材料 长期
19 校友工作材料 长期
20 校庆工作材料 长期
21 群众来信来访文件材料  长期
22 普选工作材料  短期
23 上级有关与本校院、系、所、中心的来文 长期
24 院、所、中心会议记录、纪要、简报 长期
25 院、所、中心工作计划、总结、报告 长期
26 院、所、中心开展各种学术活动的文件 长期
27 院、所、中心与国内单位协作的材料 长期
28 院、所、中心统计年报及重要资料 长期

XZ12  人事
序号 类目名称 保管期限
1 上级机关有关人事工作的文件 长期
2 本校人事工作的规章制度 长期
3 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录 永久
4 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复 永久
5 关于校内机构设置、变化的文件材料 永久
6 人事处权限内的干部任免文件及名册 永久
7 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 长期
8 处分教职工的材料和复查、撤消处分的材料 长期
9 教职工动态月报 长期
10 师资培养、管理工作计划、规定、总结 永久
11 教师进修计划、安排、总结 长期
12 教师工作量的规定及执行情况 长期
13 教师业务考核材料 长期
14 人事统计报表 永久
15 教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表 永久
16 教研室、档案室正副主任名册 长期
17 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表） 长期
18 教职工工资调整材料、名册 长期
19 教职工转正定级材料 长期
20 教职工校内调动材料 长期
21 教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根） 长期
22 教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根） 长期
23 教职工援外和支援边远地区材料 短期
24 教职工退职、离职和出国的有关材料 长期
25 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料 长期
26 教职工退休后重新工作的材料 长期
27 教职工福利工作 长期
28 教职工商调函件 长期
29 使用临时工有关材料 长期
30 人民来信来访材料 长期

XZ13  监察、审计
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关监察、审计工作的文件 长期
2 本校监察、审计工作方面的规章制度 长期
3 监察、审计工作计划、总结、调查报告 长期
4 监察、审计工作统计年报及重要报表 长期

XZ14  武装、保卫
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关公安保卫工作的文件 长期
2 本校公安保卫工作方面的规章制度 长期
3 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表          永久
4 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书 长期
5 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 长期
6 要害部门的公安保卫、消防工作 长期
7 保卫工作简报 长期
8 上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件 长期
9 本校武装部职责范围内的规章制度 长期
10 武装部工作计划、总结、调查报告 长期
11 武装部工作统计年报及重要报表 长期
12 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡） 长期

XZ15  总务
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关总务工作的文件 短期
2 本校总务处及各科规章制度 长期
3 本校总务工作计划、报告、调查材料 长期
4 房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结 长期
5 防震、防汛、三废治理工作的文件材料 长期
6 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件 长期
7 师生员工健康状况调查材料及统计表 长期
8 本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册 长期
9 车辆工作的有关文件材料 短期
10 伙食工作的有关材料 短期
11 校园绿化工作的有关材料 短期

XZ16  档案、图书、文博
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关档案、图书、博物工作的文件 长期
2 档案、图书、文博规章制度 长期
3 档案、图书、文博工作计划、报告、总结 长期
4 档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报 永久
5 档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料 长期
6 档案全宗指南、全宗介绍 永久
XZ17  房地产
XZ18  荣誉证书

（三）教学类档案归档范围和保管期限表
 
JX11  综合
序号 类目名称 保管期限
1 上级下达的有关教学工作的文件材料 长期
2 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 永久
3 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结 永久
4 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 长期
5 非学历教育的培训班、进修班材料 长期
6 统计报表 永久
7 学生运动会材料 长期

JX12  学科与实验室建设
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 长期
2 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料 永久
3 重点学科、专业、实验室建设材料 永久
4 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料 长期
5 学科、专业、实验室建设统计报表 永久
6 学校“211工程”建设材料 永久
7 学校本科优教评价材料 永久

JX13  招生
序号 类目名称                                                   保管期限
1 上级有关招生工作的文件材料                                   长期
2 招生计划、规定、生源计划                                     长期
3 新生录取材料及新生名单                                       长期
4 招生简单、招生工作总结                                       短期
5 研究生入学试题及指导教师名册                                 长期

JX14  学籍管理
序号 类目名称 保管期限
1 新生入学登记表                                                 永久
2 学生学籍卡片                                                 永久
3 学生成绩总册 永久
4 在校学生名册                                                 永久
5 学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）       长期
6 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）                   长期
7 学生处分材料                                                 长期

JX15  课堂教学与教学实践
序号 类目名称 保管期限
1 各专业教学计划、教学大纲                                     永久
2 课程建设要求及安排，校历表，课程表                           长期
3 各学院、科、专业课程试题库                                     长期
4 典型教案、重要备课记录                                       长期
5 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料                       短期
6 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料                       短期

JX16  学位
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关学位工作文件材料                                     长期
2 本校学位评定条例、办法及计划、总结                           长期
3 学位委员会会议记录、决定                                     长期
4 学位委员会授予各层次学位清册                                 永久
5 本科生优秀学士学位论文                                       长期
6 博士、硕士研究生学位论文及评审材料                           长期

JX17  毕业生
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关毕业分配的文件材料                                   长期
2 毕业生工作计划、简报、总结                                   长期
3 毕业生供需统计、计划、合同                                   长期
4 毕业生正式分配方案及调配派遣名册                             永久
5 毕业证、派遣证存根领取签收册                                 长期
6 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料                             长期

JX18  教材
序号 类目名称 保管期限
1 自编、主编正式出版的教材                                     长期
2 各系各专业使用教材目录                                       长期
3 自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集                     长期
4 其他有保存价值的自编参考资料                                 长期

附录：存系教学类档案
序号 类目名称                                                  保管期限
1 本科生毕业论文及评审意见                                     长期
2 课堂教学材料、课程进度表                                     短期
3 教师任课安排、教案                                           长期
4 优秀实习报告                                                 短期
5 本专业教学检查、调查材料及总结                               短期
6 教师工作量核算、登记材料                                     短期

（四）科学研究类档案归档范围和保管期限表
KY11  综合
序号 类目名称 保管期限
1 科研行政管理文件材料                                         长期
2 科研计划管理文件材料                                         长期
3 科研成果管理文件材料                                         长期
4 科研经费管理文件材料                                         长期
5 申报科学基金及有关批复                                       长期
6 学会工作（学术活动）材料                                     短期

KY  科研准备阶段
序号 类目名称 保管期限
1 开题报告及课题调研论证材料                                   长期
2 任务书、合同、协议书                                         永久
3 课题研究计划、设计                                           长期
4 计划执行情况、计划调整或撤销报告                             短期
5 课题投资和预决算材料                                         短期

KY  科研实验阶段
序号 类目名称 保管期限
1 实验、测试、观测、考察的各种原始记录（含关键配方、         
工艺流程及综合分析材料） 永久
2 数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、         
框图、计算结果） 永久
3 设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机构设计图、电子线路图等） 永久
4 研究工作阶段小结、年度报告                                   长期
5 配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等         永久
6 样品、标本等实物的目录                                     永久

KY  总结鉴定阶段
序号 类目名称 保管期限
1 研究报告、研制报告                                           永久
2 论文专著                                                     永久
3 工艺技术报告                                                 永久
4 技术诀窍报告                                                 永久
5 专家评审意见                                                 永久
6 鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）               长期
7 鉴定证书                                                     永久
8 推广应用意见                                                 长期
9 课题工作总结                                                 长期

KY  申报奖励阶段
序号 类目名称 保管期限
1 科研成果登记表                                               永久
2 科研成果报告表                                               永久
3 科研成果奖励申报与审批材料                                   永久
4 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件             永久
5 专利申请书或证书原件或影印件                                 永久

KY  推广应用阶段
序号     类目名称                                           保管期限
1 转让合同、协议书                                             永久
2 生产定型鉴定材料                                             永久
3 成果被引用或投产后反馈意见                                   短期
4 推广应用方案及实施情况                                       长期
5 扩大试生产的设计文件、工艺文件                               长期
6 成果宣传报导材料                                             短期
7 对外学术交流材料                                             长期

（五）基本建设类档案归档范围和保管期限表

JJ11  综合
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关基建工作的文件                                       长期
2 基建工作规章制度                                             长期
3 基建工作计划、总结、简报                                     长期
4 基建工作总体规划                                             永久
5 基建工作年度（季度）总结、统计报表                           永久
6 基建工程财务预、决算                                         长期
7 全校性总体规划、设计总平面图                                 永久
8 水、电、气管道分布图                                         永久
9 地质勘探、地形测量材料                                       永久

JJ  可行性报告
序号 类目名称 保管期限
1 项目建议书及上级批复                                         永久
2 可行性研究报告                                               永久
3 项目评估                                                     永久
4 环境预测、调查报告                                           永久
5 设计任务书及计划任务书                                     永久

JJ  设计基础
序号 类目名称 保管期限
1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明 永久
2 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录 永久
3 水文、气象、地震等其它设计基础材料                           永久

JJ  设计文件
序号 类目名称 保管期限
1 初步设计                                                     永久
2 技术设计                                                     永久
3 施工图设计                                                   短期
4 技术秘密材料、专利文件                                       永久
5 设计计算书                                                   长期
6 关键技术实验   永久
7 总体规划设计                                                 永久
8 设计评价、鉴定及审批                                         长期

JJ  工程管理文件
序号 类目名称 保管期限
1 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书                   永久
2 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件                       永久
3 施工执照                                                     永久
4 环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气暖供应协议书           永久
5 产权证书                                                     永久

JJ  施工
序号 类目名称 保管期限
1 土地施工文件
（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要     
（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、       施工安全措施、施工工艺
（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定                           
（4）建筑材料实验报告                                         
（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批                 
（6）土建施工定位测量地质勘察                                 
（7）土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图                 
（8）隐蔽工程验收记录                                         
（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告   
（10） 分项、分单位工程抽量检查、评定                           
（11） 交工验收记录证明                                         
（12） 竣工报告、竣工验收报告 
短期
长期

长期
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永久
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永久
永久
永久

长期
长期
永久
2 设备及管线安装施工文件
（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要           
（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批
（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录                   
（4）隐蔽工程检查验收记录                                     
（5）强度、密闭性试验报告                                     
（6）设备调试记录                                             
（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告           
（8）系统调试、实验记录                                       
（9）管线清洗、通水、清毒记录                                 
（10） 管线标高位置，坡度测量记录                               
（11） 中间交工验收记录证明，工程质量评定                       
（12） 竣工报告、竣工验收报告 
短期
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短期
长期
长期
长期
3 电气、仪表安装施工文件
（1）开工报告、工程技术更改、技术交底、图纸会审               
（2）设计更改、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批     
（3）调试、整定记录                                           
（4）性能测试和校核                                           
（5）施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告                 
（6）操作、联动试验                                           
（7）电气装置交接记录                                         
（8）中间交工验收记录、工程质量评定                           
（9） 竣工报告、竣工验收报告   
短期
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长期
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长期
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JJ  竣工验收
序号     类目名称                                                     保管期限
1 竣工验收报告                                                 永久
2 全部竣工图纸                                                 永久
3 质量评审材料                                                 永久
4 工程现场声像材料                                             永久
5 竣工验收会议决议文件                                         永久

JJ  基建财务、器材管理
序号 类目名称 保管期限
1 财务计划、年度计划                                           短期
2 工程概算、预算、决算                                         永久
3 主要材料消耗、器材管理                                       短期
4 交付使用的固定资产                                           永久

（六）仪器设备类档案归档范围和保管期限表

SB11  综合
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作的文件                  长期
2 本校仪器、设备管理的规章制度                                  长期
3 设备工作计划、报告、总结、调查材料                            长期
4 本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案                    长期
5 本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拔报告和批复          长期
6 本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料                    长期

SB  仪器设备项目
序号 类目名称                                              保管期限
1 申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）                长期
2 上级或主管领导批复和准购批示                                  长期
3 定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等                          长期
4 进口设备过程中有关的技术商务文件                              长期
5 开箱记录本及装箱单                                            长期
6 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单                      长期
7 验收报告及文件材料（含照片）                                          长期
8 索赔来往函件及结果文件                                        长期
9 设备说明书及全套随机文件材料     与设备共存
10 使用、检修、故障事故记录（使用记录簿、设备履历书、维修记录簿）  与设备共存
11 重大事故的调查分析及处理意见  与设备共存
12 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料  与设备共存
13 其他 与设备共存

（七）出版类档案归档范围和保管期限表

CB11  综合
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关编辑出版工作的文件                                   长期
2 上级召开的编辑出版工作会议文件                               短期
3 本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录   永久
4 本校编辑出版工作规章制度、统计报表                           永久
5 编辑出版部门管理形成的文件材料                               短期

CB1215  出版物项目
序号     类目名称                                                       保管期限
1 编辑出版合同、协议书                                         长期
2 出版请示和批复                                               长期
3 原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者后应有原稿签收单） 长期
4 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件                     长期
5 封面设计图样                                                 短期
6 出版通知单、书刊、音像出版物样品                             永久
7 出版发行记录本，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单           短期
8 获奖或受查处情况的文件材料                                   长期
9 有参考价值的读者来信、重要评论                               短期
10 再版修改意见                                                短期
以上主要对书稿、音像出版物而言。报纸、刊物可酌减。

（八）外事类档案归档范围和保管期限表

WS11  综合
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于外事工作的文件材料                                    长期
2 学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等                      长期
3 外事工作统计报表等                                            永久
4 外事工作会议材料                                              长期

WS12  出国（境）
序号 类目名称 保管期限
1 上级对出国（境）人员的有关文件材料                            长期
2 国际学术会议论文                                              长期
3 投寄国外的学术论文                                            长期
4 出国（境）人员考察、访问材料                                   长期
5 出国（境）讲学、研究人员有关材料                               长期
6 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件） 永久
7 国际比赛、竞赛                                                 长期

WS13  来校
序号 类目名称 保管期限
1 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件                  长期
2 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料                  长期
3 外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料                     长期
4 来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料                                           长期
5 国际比赛、竞赛 长期

WS14  国际合作与会议
序号 类目名称 保管期限
1 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录             永久
2 本校完成的国际合作项目、成果等材料                           永久
3 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料                       长期
4 授予外籍人员名誉称号的材料                                   永久
5 双方互赠的礼品、纪念品                                     长期
6 国际会议的有关材料                                           长期

WS15  外国留学生工作
序号 类目名称 保管期限
1 录取审批材料                                                 永久
2 学籍登记表、学籍卡片                                         永久
3 教学计划、大纲、安排                                       长期
4 学习情况、成绩及评语                                         永久
5 学位论文及学位证书复印件                                     长期
6 学生名册                                                     永久
7 学生去向及有关材料                                           长期

（九）财会类档案归档范围和保管期限表

CK11  综合
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关财务会计工作的文件材料                             25年
2 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件             25年
3 学校基金管理工作文件                                       10年
4 有关财务管理方面的其他文件材料                             5年
5 会计移交清册                                               15年
6 财会档案移交保管清册                                       25年
7 财会档案销毁清册                                           25年

CK12  会计报表
序号 类目名称 保管期限
1 决算报表（含基建综合决算）                                 永久
2 预算会计报表                                               15年
3 年度经上规划表、分配计划、测算表                           10年
4 年度以上各种统计报表（含工资报表）                         10年
5 季度以下各种统计报表（含工资报表）                          5年

CK13  会计账薄
序号       类目名称                                            保管期限
1 涉及外事会计账薄 永久
2 总账                                                       15年
3 账簿（含明细账、分户或登记账）                             15年
4 日记账                                                   
其中：现金、银行存款日记账                                 15年
25年
5 固定资产明细账（卡片）（固定资产报废清理后保管五年）                  5年

CK14  会计凭证
序号 类目名称 保管期限
1 涉及外事的会计凭证                                                   永久
2 各种原始凭证、记帐凭证、记帐账单                                     15年
3 银行存款余额调节表                                                   15年
4 会计凭证                                                             15年
5 银行对外账单                                                         15年
6 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证                                     25年

CK15工资清册
序号 类目名称 保管期限
1 工资发放名册、卡片                                                   永久
2 工资转移、证明、通知存根                                             25年
3 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等                       15年

（十）声像类档案中照片档案归档范围和保管期限表
SX11照片
序号 类目名称 保管期限
1 学校召开重大集会、重要会议（党代会、工代会、妇代会等）、纪念活动及庆典的照片 长期
2 本校荣获的市级以上领导机关授予的奖状、将旗、奖杯、证书的照片 长期
3 本校重大建筑工程的基地原貌，奠基仪式及竣工落成典礼的照片                         长期
4 中央、省、市级领导人及著名人物来校活动的照片                   长期
5 本校重大科技成果、获国家级奖励的科研项目及拳头产品所形成的照片  长期
6 本校荣获国家级优秀教学成果奖及在课程建设、实践教学、因材施教、学生培养的照片  长期
7 本校在实验室建设、科技产业、生产、后勤等方面的重要活动及重大成果的照片 长期
8 本校各民主党派重要活动的照片 长期
9 外国国家领导人来访、聘请外籍名誉教授、客座教授及其它重要外事活动的照片 长期
10 在本校举办的国际学术会议及本校专家、学者参加国外重大学术活动和被授予荣誉学位、荣誉称号形成的照片 长期
11 本校历届运动会盛况，参加市级以上组织的文体活动与获奖场面及反映学生、教职工业余生活的照片 长期
12 本校反映不同历史时期的典型建筑物、构筑物及校园风光的照片 长期
13 本校重要的石碑、牌匾及塑像的照片 长期
14 校领导和知名人物参加国内外、市内外重大公务活动的照片 长期
15 校友会重要活动的照片 长期
16 与学校土地有关的利用、纠纷、协议签订等照片 长期
17 校史展览、学校画册、校报上用过的照片 长期
18 历届校领导、知名专家、教授、劳模的工作照及任职期间的标准像 长期
19 学校各类毕业生、毕业班的照片 长期
20 各类毕业生（博士、硕士、学士）的学位照 长期
21 其他具有特殊意义和保存价值的照片 长期
其他载体声像档案（如录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘）按现代教育技术中心形成保存

（十一）名人类档案归档范围确定
MR  名人
序号 类目名称 保管期限
1 本人的生平、传记                             长期
2 专著、译著、正式出版的材料、参考书、重要讲话             长期
3 毕业撰写的全部论文                                       长期
4 各种笔记、手稿                             长期
5 照片、底片                                               长期
6 有关学术方面的来往书信、电报                                       长期
7 获得的奖状、奖品、证章、证书 长期
8 国内外专家、学者对他的评价 长期
9 已故者的唁函、唁电 长期
校级档案部门保管范围：1  历届校级领导人；2  中国科学院院士；.3  知名教授（一级教授）。其余正教授由院、系一级建立。

（十二）实物类档案归档范围和保管期限表

SW  实物
序号 类目名称 保管期限
1 在与国外友好往来、学术交流、科技合作等活动中接受的具有保存价值的实物                                                   永久
2 校友赠送给学校的具有保存价值的实物                                     永久
3 本校在省级以上、国外各项比赛、科学研究等各类活动中获奖的证书、奖杯（牌）、奖状等                                                   永久
4 我校各个时期的各类证件、校章、校徽、发送纪念章、纪念品 永久