解放军文职招聘考试归档案卷的质量要求

 归档案卷的质量要求

（１）归档案卷的质量总的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

（２）具体要求有：

A、归档的文件材料种类、份数、页数都应齐全完整

B、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原文件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。

C、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。

D、 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件有前，定稿在后；重要法规性 文件的历次稿排在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

E、卷内文件应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。

F、 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的应重 新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷 首。

G、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

H、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。

J、卷内文件要去掉金属物，对破损的文件材料的修裱。

K、归档的文件材料保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

案卷标题，如：

关于＊＊＊＊＊＊等中央领导人的重要讲话

关于＊＊＊＊＊＊等地区粮食问题的报告

"等"字表示省略， "等"作为一个模糊的概念输入计算机,利用查找不便，可以尽量把名字罗列出来，计算机才能显示出来。另外，"本机关"、"我校"中的"本"、"我"也是模糊概念，同样是不确定的，不要使用。

（a ）三种保管期限的案卷必须按规定格式逐件填写卷内文件目录。

（b）对于文件题名不要随意更改和简化，标题不符内容的，需要重写，如无标题，就应加上。

（c）如果文件无责任者（文件撰稿者、承办者等）以及年月日的，要考证清楚并填入有关项目。

（d）会议纪录应当填写时间、主要内容。

（e）声像材料应当用文字标明声像或录相的时间、对象、中心内容以及责任者（谁录制、拍摄的）。

（f）卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件要进行托裱。

（３）归档中应注意的问题

Ａ、电话答复重要问题、会议纪录、一些高级领导人的即席讲话应当记录下来形成文字，并要标明作者（责任者）、时间、地点、办理情况等。这种情况在全国很多地方都做得不够好。

Ｂ、注意基层单位的收集工作，一般收集会议纪录、决议、请示 和报告、计划总结、生产统计报表、分配方案、财会凭证和财务簿、单位的简史等。

Ｃ、要求归档制度的标准化，即用于档案管理的各种图表的外形尺寸、大小、用纸应当统一。