解放军文职招聘考试全宗内档案的分类

 全宗内档案的分类

一、分类的含义与要求

1 含义：根据立档单位内档案的来源、时间、内容或形式的异同，按照一定的体系，分门别类，有系统的区分档案和整理档案。

2 要求：（1）客观性    （2）逻辑性    （3）实用性

 

二、档案分类的一般方法

   （一）年度分类法或年代分类法

l  以形成和处理文件日期所属的年度为依据进行分类

l  难点：难度的确定

          文件上没有明确的日期

          文件上有两个及以上的时期又不属于同一年度

          跨年度的文件

        专门年度的文件

 

    （二）组织机构分类法

l    组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成各个类别，组织机构的名称就是类名。这种分类方法能概要地反映立档单位各个组织机构工作活动的面貌，最好地保持全宗内文件之间来源方面固有的联系。

l  难点：办公厅（室）与领导机构设类

          临时性机构的设类

 

三、复式分类法

1、年度——组织机构分类法

适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。

2、组织机构——年度分类法

适用于撤销机关档案。

3、年度——问题分类法

多用于组织变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。

4、问题——年度分类法

多适用于撤销机关档案和历史档案

 

 

第四节 立卷

一、立卷的含义

1 概念：将办理完毕、具有参考价值的文书，按照它们在形成过程中的联系和一定规律组成案卷。

2 立卷的原则

(1)遵循文书材料形成的客观规律

(2 )反映机关（组织）活动的真实面貌

(3 )便于文件的检索利用

 

二、立卷的方法

（一）分析文件之间的主要联系，根据文件本身的特征立卷

（二）适当区分文件的参考价值，分别不同的保管期限

（三）文件数量适宜，不宜过厚或过薄

 

三、案卷标题的拟制

    （一）要求：

l       1、文字简练，表达准确。

l       2、题名基本结构力求完整。

    （二）题名的基本结构：

l  主要包括文件的责任者（作者）、内容（问题）和名称（文种）三部分。

必要时须标明地区、收发文机关和时间。

 

 

1检查归卷卷宗

2 卷内文书的排列与编号

3 拟写案卷标题

4 填写卷内文件目录和卷末备考表

5 卷皮填写与装订

6 案卷的排列

7 填写案卷目录

 

附：文书立卷的步骤

（一）编制案卷类目

（二）平时收集归卷

（三）年终调整定卷

 

第五节　卷内文件目录、案卷目录与档号

一、卷内文件目录

      1、卷内文件排列

           时间、重要程度、作者、问题、地区、文件名称

      2、卷内目录及备考表

二、案卷目录

案卷目录就是案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序排列的一览表。

 

卷内 文件目录

顺序号	文件标题	发文 机关	发文字号	日期	份数	张数	备注
1
2
3
4

 

案卷目录

顺序       号	案卷     号	文书 处理号	案       卷        标        题	起 止    日 期	卷    内 页    数	保   管 期   限	备          注

 

三、档号：档案馆（室）在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的代码。通常包括全宗号、分类号、案卷目录号、案卷号、件号、页号等

l  （一 ）编制档号的原则

l  唯一性原则、合理性原则、稳定性原则

l  （二） 编号方法

l  1 全宗号

l       序时流水编号法    按进馆档案的先后顺序编号

l       系统编号法   如党群、政法、工交、农林、财贸

l       按立档单位重要程度编号

l       系统流水编号法  G002、J011、A024、X136

l  2 案卷目录号

l  3 案卷号

l  4 件号

l  5 页号