解放军文职招聘考试文件的收集工作

 文件的收集工作

一、确立文件的收集(归档)范围
    凡本单位在职能活动中形成的,办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,均属归档范围。它包括三个方面：

1、本单位制发的正式文件(包括代上级机关起草的文件)。是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，具有利用价值、凭证价值、查考价值的文件材料。

2、外单位的来文。需要贯彻执行的上级机关同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料。

3、本单位形成的没有文号的文件，例如：会议纪要、通报等。

几种特殊情况，也在归档范围之内：

1、重要文件材料的历次修改稿，例如：大事记、组织机构沿革等。

2、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的文件材料。例如：胡耀邦同志的亲笔信

3、还有就是机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批、审改意见，原则上亦应纳入机关文件材料归档范围，与正本文件、文件处理单一并归档。例如：

二、归档文件的收集要求与方法
1、归档文件的收集要求：
(1)要齐全完整。本单位的发文要签发手续齐全,正文与底稿(或发文稿纸)齐全；会议记录要有时间,地点,参加对象,记录人,会议主要内容。
(2)用纸要规范。特别是记录本,不能用小于16K的普通练习本,应选择16K或A4用纸，过小的要进行粘贴。
(3)要求使用耐久的字迹材料,如黑墨水,红印泥,激光打印。不能用圆珠笔,复写纸,传真纸,色带打印等不耐久的字迹材料。

2、收集方法：

    定期收集与平时收集相结合,要主动收集,还要把好发文关,要有规范的文书处理程序，将内部机构涉及的科室文件全部收集齐全。