关于住房公积金档案管 理的思考

 住房公积金制度建立二十年以来，从无到有，从小到大，经历了资金量和业务量的飞速发展。住房公积金档案作为记载其发展历程的原始记录，体现出越发重要的历史作用。作为档案管理的一个分支，住房公积金档案管理的规范与否直接关系到业务的开展和资金的安全。 
　　一、住房公积金档案的类型及特点 
　　（一）住房公积金档案的类型 
　　住房公积金档案是缴存单位及职工住房公积金账户设立、缴存、提取、使用、变更、注销等活动中形成的，具有参考利用价值的各种形式和载体的原始记录，按照住房公积金的业务类型主要包括住房公积金归集档案、住房公积金提取档案及住房公积金贷款档案三大类。 
　　1、住房公积金归集档案。住房公积金归集档案是指在住房公积金归集业务中形成的各类文件材料的总称，主要包括：单位开户登记、职工账户信息变更、缴存基数比例调整、年度对账清册等需要归档的审核材料。 
　　2、住房公积金提取档案。住房公积金提取档案是指住房公积金提取业务中形成的各类文件资料的总称，主要包括：住房公积金提取申请、提取人有效身份证件及亲属关系证明复印件、办理提取业务需要归档的各种证明材料等。 
　　3、住房公积金贷款档案。住房公积金贷款档案是指住房公积金贷款业务中形成的各位文件材料的总称，包括住房公积金个人贷款档案、住房公积金贷款楼盘档案、房屋抵押登记管理档案三个类别。 
　　（二）住房公积金档案的特点 
　　住房公积金档案在档案类别中属于专门档案范畴，其档案管理具有来源广泛、内容丰富、保存长期、随时整理等诸多特点。 
　　1、来源广泛。住房公积金档案主要来自于承担住房公积金营运和管理的职能部门，住房公积金的经办机构，办理住房公积金业务的单位及办理贷款、提取、缴存等业务的个人等等，档案形成者众多，来源非常广泛。 
　　2、种类和内容丰富。住房公积金档案目前主要有归集、提取、贷款三大类，每类业务档案之下具体还有很多层次的细分。如贷款档案包括楼盘档案、贷款档案和抵押档案三类，其中的贷款档案又分为新房贷款档案、二手房贷款档案、组合贷款档案及以贷还贷档案等类型。因业务类型的不同，其内容有很大不同，具有种类和内容丰富的特点。 
　　3、保存期限长且存在变化。住房公积金档案的保存期限全部在15年以上，其中贷款档案的保存期限更长。一个借款人的档案，从贷前审查、贷款审批、签订合同、发放到全部还清，需要最长30年的时间，期间还会遇到贷款变更或提前结清的情况，其档案保存的期限很长且存在变化。 
　　4、整理立卷具有时效性。住房公积金档案是前台窗口留存的业务资料，因每个业务办理环节紧密相连，环环相扣，每种业务的办理数量又具有不确定性，必须随时进行整理、立卷、复核，材料不能积压，以免影响下一步的业务工作。因此，其档案整理具有时效性。 
　　二、当前住房公积金档案管理存在的问题 
　　（一）法制建设尚不完善 
　　与其他档案的管理一样，住房公积金档案管理同样需要遵循《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《河北省档案工作条例》等法律法规所规定的各项制度，从档案的立卷、移交、销毁到档案的利用、公布等方面严格管理。但因住房公积金档案的专业性强且特点突出，涵盖了文书档案、会计档案、专门档案等多种档案类型，其管理的复杂程度很高。但由于住房公积金行业起步较晚，法制建设滞后，目前行业内部仅有一部2003年修订的《住房公积金管理条例》作为行业规范正在执行，且该《条例》为多年前制定，其中并未涉及住房公积金档案管理的内容。许多地区的住房公积金管理机构或自行制定档案管理办法，或由业务部门代为管理业务档案，很大程度上存在着档案管理不统一、不规范的问题，亟需重新修订《住房公积金管理条例》并增加档案管理的内容，并适时出台住房公积金档案管理实施细则。 
　　（二）档案管理条件落后 
　　住房公积金制度是1993年开始在上海建立并逐渐向全国铺开的，河北省各地市的住房公积金管理机构基本上从2003年开始逐渐成立，且多数从当地房产、建设部门分出。许多地市的住房公积金管理机构因得不到政府重视、缺乏资金支持等多种原因，至今仍租用银行或其他单位的场地办公，没有独立的办公用房，没有条件配备专业的档案库房、档案设施和装具。没有硬件条件的保障，档案管理"八防三无"的要求就无法实现，住房公积金档案管理面临着"巧妇难为无米之炊"的困局。