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解放军文职招聘考试第一章档案的概述

来源：长理培训发布时间：2017-05-22 19:51:17

第一章概述

教学目的与要求

了解档案的起源与载体演变，认识档案的性质、特点、种类、作用及其发挥规律，掌握档案工作的内容、性质、基本原则与机构设置。

教学重点与难点 1、重点认识档案性质与作用、掌握档案工作基本原则和机关档案工作性质。2、难点是档案与图书、文物等的区别与联系、机关档案工作的任务。

教学方法课堂讲授与实地参观

教学时数 5学时

第一节档案

一、档案的起源

档案起源于何时，至今尚无确证可考，学术界众说纷纭，归纳起来，有三种代表性的说法，一是说起源于初人时期，一是说起源于原始社会末期，一是说起源于奴隶社会时期（即阶级社会）。无论哪一种说法，都承认一个共同的基本事实，即在文字出现以前，人们就已开始使用结绳、刻契、图画等原始记录方法来辅助记忆、交流思想和处理公私事务，萌芽了档案的因素。

（一）结绳记事

这种方法就是在绳子上打结，以绳结的大小、多少、位置上下、不同颜色等来表示不同的意思和作用。据有关文献记载，新中国成立之初，居住在云南省的哈尼族在从事田地交易时，仍用结绳作为买卖双方的信用凭证。

（二）刻契记事

刻契，或称契刻，就是在木头、竹片、石块、泥板等物体上刻划各种符号和标志，用以表示一定的意义。据说，新中国成立之初，居住在云南省的佧佤族仍用刻契的方法在木棍上记载重大事项。

（三）原始图画

远古时期的人们在山洞石壁或其他岩石上刻绘图画来记录他们生产、生活等情况（如采集、狩猎、捕捞、农耕、祭祀等），先后在我国、法国、西班牙等国都已发现这样的壁画和岩画。

以上三种记事方法在一定程度上记录和反映了当时人们的社会实践活动，具有记忆备忘、信守凭证的功能，从这个意义上来说，它们可算作文字出现前的产生档案的制作方法，也就出现了史前档案，成为人类档案的源头。

二、档案的演变

随着社会生产的不断发展和科学技术的不断进步，出现了文字，也就产生了文字记录的档案。我国最早的文字记录的档案，其产生的确切时间，现在尚无定论。仅根据发掘出土的文物考证，我国在距今三千五百多年前的商代就有了比较成熟的甲骨文字，因此，我国有文字可靠的档案史最迟也有三千五百多年了。从那时起到现在，我国档案记录的方式、技术和载体已经历了多次的发展变化，现分为如下几个阶段作一概略介绍。

（一）甲骨档案

甲骨是指龟甲和兽骨，它们在商代既是人们用占卜的一种工具，也是人们所用的一种书写材料。从甲骨文字记录的内容来看，商朝统治者十分崇尚迷信，举凡国家大事、自然现象、帝王活动都要用甲骨占卜向上苍询问吉凶，以便决策，如征战、出巡、祭祀、狩猎、耕种、婚丧、灾害、疾病等。并将占卜的时间、人名、问事及其结果等都刻写在甲骨上，集中保存在宗庙内，以被查考。这就形成了今天我们所称的甲骨档案，其上所载的商代政治、军事、经济、帝王活动、社会情况、天文地理等内容，成为后世研究商代社会历史和自然历史的珍贵资料。（关于“甲骨档案”这一概念的科学性，近年来有学者提出质疑，如郑州大学文博学院考古系张国硕同志在其论文《甲骨文在商代非档案说》中指出：“（甲骨文）可以说是商代人无意保存下来供后人查考利用的‘事实档案’。但必须澄清的是：甲骨文在

商代并不是人们有意保存的档案。”《档案学研究》1999年第2期64页—68页）

（二）金石档案

“金”是指商末周初出现的青铜器，“石”是指周代出现的石刻。商末周初，统治阶级把重要文件和重大事项，如法律、契约、册封、赏赐等铸刻在青铜器上，后来又刻写在石器或石板上保存起来，这就形成后世所称的金石档案。如“毛公鼎”、“泰山石刻”等。

（三）简册档案

简册又称为简牍。“简”指竹片，“册（牍）”之木片。春秋战国时期出现了竹片和木片的书写材料，用它们记载并保存下来的历史文献，后人称之为“简册（牍）档案”。晋人杜预所著《春秋三传序》说：“大事书于策，小事简牍而已。”

（四）縑帛档案

縑帛是丝织物的总称，这是春秋战国时期出现的一种书写材料，用它记录并保存下来的文献资料，后世称之为縑帛档案。《晏子春秋》载：“昔吾先君桓公，予管仲狐与谷，其县十七，著之于帛，申之于册，通之诸侯。”（齐景公语晏子）

（五）纸质档案

从考古发掘资料和古书记载来看，我国西汉时期就已出现了纸，东汉蔡伦在此基础上，研究解决了纸的原料问题后，纸才开始大量生产和运用，并逐渐代替了笨重的简牍和昂贵的縑帛，成为主要和日常的书写材料。据传，东晋安帝（公元397—418年）时，太尉桓玄下令：“古者无纸故用简，今凡用简者以黄纸代之。”以行政命令强制推行用纸。纸的发明和运用，是书写材料的一次大革命，也是档案、图书的一次大发展，其历史意义和影响不亚于今天的计算机技术革命。今天及今后相当长的一段时间里，纸仍然是最重要的用途和最广泛的档案载体。

（六）胶磁档案

近百年来，随着科学技术的飞速发展和巨大进步，摄影、录像、录音、电子计算机、多媒体网络通讯等高新技术的逐一出现，给人们的学习、工作和生活等各方面带来了极大的方便，人们日益广泛的使用照片、影片、磁带、磁盘、光盘等脚词材料来记录社会活动和贮存史料，产生了大量的胶磁档案。并且随着网络技术、数字技术的不断进步和发展，无纸化办公环境的形成，磁质材料终将代替纸质材料而成为最重要的档案载体。

三、“档案”词源考略

我国的档案，历史悠久，但档案一磁的出现，却相对较晚，至于何时出现，至今仍在考证之中。

（一）我国古代关于档案的称谓

我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫做“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”“文案”“案牍”“案卷”“簿书”，清代以后多用“档案”，今统一称作“档案”。

（二）现当代学者考证情况简介

关于“档案”词源现有两种主要观点。

1、“档案”一词来源于满语，出现在清初。持此观点者的依据，一是见诸于清初文人杨宾所作的《柳边纪略》一书，其第三卷载：“边外文字，多书于木，往来传递者曰‘牌子’，以削木片若牌故也；存贮多年者曰‘档案’，曰‘档子’，以积累多、贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼之谓‘牌子’、‘档子’矣。”二是见诸于《康熙起居注》一书，其中有“部中无档案”之语。

2、“档案”一词来源于汉语，出现在清朝之前。持此观点者主要有：（1）侯传学提出《周礼注疏》中有“副当”之说：“写副当以授六官。”（王荣声、王玉声认为“副当”之“当”并非“档案”，而是副词，应释为“将”。不少学者认为二王之言可信。）（2）王金玉等人提出“宋代‘架阁文字’即为‘档案’”之说，还进一步考证明初即有“档案”的称谓，其证据是明初所撰的《明实录》，其上载有：“（洪武二十五年正月）庚子日，据刑部近来因户部文档不明，着本部办理拿问该属官吏等情具奏，帝降旨：‘匡正迟速，非隐匿粮饷则勿问。钦此。’”并据此认为“档”作为档案的称谓应追溯到元代。（3）张中强提出元曲有“档案”之说：“使肖曹律令不曾习，有档案分令史支持。”（和宝荣考证此处之“档案”应当作“当案”，即“当职”。和宝荣所言可信。）

以上两种观点，均值得商榷，尚待进一步从古代文献资料和出土文物中作进一步深入的考证。目前档案学界普遍赞同第一种观点，认为其史料可靠。

（三）古今“档案”词义比较

据考察，我国古代最早的词典《说文解字》（东汉许慎著）中有“案”无“档”。该书将“案”释为“从木案声，几属也”，即指长条形矮桌，古代官员常以之处理公务，堆放文书，由此引申出把办理完毕的一桩事情所形成的有关文书称作“一案”。《说文解字》之所以未收入“档”字，应有两种可能性，一是当时尚无此字；二是许慎未将当时所有的文字收集齐全完整，“档”字即为一例。清代所编《康熙字典》释“档”为“横木框档”，即“木制框架”。宋代把档案库房叫做“架阁库”，由此可见，“档”即“架阁”，即为存放备查文书的框架。古代档案存放方式经历了从地窖（甲骨档案）到案几（简牍、縑帛档案）再到架阁的历史发展过程，其变化标志着：1、档案保管意识不断增强，即对档案重要性的认识不断深化；2、档案工作不断进步，其档案保管的规范化意识不断增强。为现代档案和档案工作的产生奠定了基础。

现代所说档案，与古代的“档”、“案”和“档案”相比较，无论在外延和内涵上都有了新的发展。对此，应有一个明确的认识。

四、档案的定义及其含义

（一）档案的定义

关于档案的定义，据不完全统计，目前国内外已有上百种，如果根据其下定义的出发点和角度来划分，可以归纳为五种类型：法规型、辞书型、教科书型、专著型、论文型。为什么会有如此众多的档案定义呢？其原因大概是：1、不同国家有不同的政治文化观念，对档案这一事物的认识也有所不同，例如法语国家认为文件（文书，下同）一旦形成就叫做档案，包括文件的现行作用、半现行作用和非现行作用三个阶段在内；我国认为文件向档案部门归档后才叫做档案，包括文件的半现行作用和非现行作用两个阶段在内；英语国家认为文件进入档案馆后才叫做档案，仅指文件的非现行作用阶段。2、同一国家不同时期的人们站在不同的角度观察，对档案这一事物的认识也会产生差异，例如我国有人认为只有经过专门整理和鉴定的归档文件才能称作档案，有人认为只有档案机关收藏的无现行作用的文件才能称之为档案，如此等等，不一而足。正如北宋大诗人苏东坡在《题西林壁》一诗中所写“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”。三是同一国家同一时期的人们因不同的需要，对档案这一事物的认识也会有所差别，例如我国档案法所称档案是指凡是具有保存价值的历史记录，而不少档案学者则认为档案是由档案机关保存备查的历史纪录。四是因为档案学作为一门新兴学科，还处于尚未成熟的阶段。五是随着社会的进步和科学技术的发展，档案和档案工作也在不断的发展，档案学理论始终处于不断的建设之中，对档案的认识就有一个不断丰富、完善的发展过程。六是人们对客观实践的认识不可能一次完成，将随着实践的发展而不断深化。现举档案定义三例以见一斑：

《法兰西共和国档案法》（1979年公布）：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”

《苏联大百科全书（第三版）》：“档案是机关、个人、家族在活动中形成的文件材料的总和。”

美国现代著名档案学者谢伦伯格在其名著《现代档案——原则与技术》中说：档案是“经鉴定值得永久保存的供查考和研究之用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”

以上档案定义虽然认识有所不同，但都认为档案必须具有三个基本要素：形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性。

我国档案学界从20世纪50年代起，就一直在不断的探讨档案的定义，直到1987年9月5日公布、1988年1月1日实施的《中华人民共和国档案》诞生，才对档案的定义有了一个比较一致的认识基础。该法称：档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”

（二）档案定义的含义

档案定义包括了以下基本含义：

1、档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。

2、档案的形成者。档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。

3、档案来源于文件。档案是由文件有条件地转化而来的，这里的“文件”是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程。从信息的内容和形式来说，两者完全相同的，但从时效、价值和系统性上来说，档案是对文件的不断扬弃。首先是时效性批判，档案是已经办理完毕的文件；其次是价值批判，档案是办理完毕的文件中具有保存价值的部分；最后是系统性批判，档案是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元。因此，文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的素材，档案是文件的组合。

4、档案的形式多种多样。档案的形式包括载体、制作手段、表现方式等。从载体来看，有甲骨、金石、縑帛、简册、纸质、胶磁等；从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；从表现方式来看，有文字、图表、声像等。

5、档案的本质属性。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

五、档案的种类

根据不同的需要和标准对档案进行科学的分类，对于认识档案的复杂性，做好档案工作，是完全必要和非常重要的。

（一）二分法

二分法就是把档案分为文书档案和科技档案。科技档案指在生产技术、科学研究、基本建设活动中直接形成的各种文件材料，包括各种图纸、照片、声像、表报、文字材料等。其他属于文书档案。

（二）三分法

三分法就是把档案分为科技档案、人事档案和一般档案。

（三）根据形成者划分

可以分为党政档案、群团档案、企业档案、事业档案、个人档案等。

（四）根据形成时期划分

可以分为中华人民共和国时期档案、民国时期档案、革命历史档案、历代王朝档案。

（五）根据社会活动划分

可以分为政治档案、军事档案、经济档案、科技档案、文化档案、宗教档案等。

（六）根据载体材料划分

可以分为甲骨档案、金石档案、縑帛档案、简册档案、纸质档案、胶磁档案。

（七）根据档案所有者划分

可以分为国家所有档案、集体所有档案、个人所有档案和其他所有者档案。

六、档案的作用及发挥作用的规律、条件

（一）档案的作用

档案的作用可以分为一般作用与基本价值，现从这两个方面来分析认识。

1、档案的一般作用

档案的一般作用主要表现在以下几个方面：

（1）管理工作的查考依据。档案记录了各种机关、单位过去管理活动的情况，包括行使管理职责的法律依据，处理管理事务的方式、措施、过程及其结果等各项工作的经验教训等，这些历史记录是任何一个机关单位持续工作必不可少地查考凭据。平常人们所谓的“有案可查”，说的就是档案在管理工作中具有查考作用。

（2）生产活动的参考依据。档案记录了各种生产、建设活动的情况、成果、经验和教训，包括自然资源、生产方式、生产手段、生产过程及其管理方法等信息，可以为各种生产建设活动和生产管理活动提供科学依据和参考资料。

（3）政治斗争的重要工具。档案记录了社会、阶级、政治、经济、法律等情况，它们历来都是统治者维护自身利益和进行政治斗争的重要工具。在奴隶社会和封建社会时期，统治阶级都把档案看作“插入鞘中的剑”和“甲胄”。在新民主主义革命和社会主义革命时期，我党领导全国人民推翻国民党反动政权和粉碎高岗、林彪、江青等反革命集团，都充分发挥了档案这一政治斗争工具的战斗作用。

（4）科学研究的可靠资料。档案记录了丰富的科学研究的历史资料，是进行科学研究和技术创新的必要条件。马克思写《资本论》利用了大量的档案资料，司马迁的《史记》更是档案研究的结晶。因此，科技工作者把档案比作从事科学研究不可缺少的“粮食”。

（5）宣传教育的生动材料。档案记录了一个国家和民族认识、改造自然和社会、创造历史的奋斗历程，是开展爱国主义、民族传统和革命英雄主义宣传教育的生动素材。如南京大屠杀史料展览、香港百年屈辱史料展览、中华人民共和国建国五十周年科技成就展览等，展出了大量的历史档案，广大人民群众在观看这些展览的过程中无不受到强烈的震动和深刻的教育。

（6）维护权益的法律书证。档案所记录的各种具体的社会活动，真实的放映了当事者应有的合法权益，其中包括了立法性质的文件、证明性文件和相互交往的各种文件材料，如法律、法规、政策、协议、合同、名册、记录、帐簿等，这些都为当事者提供了保护自己合法权益的各种法律凭证。

2、档案的基本价值

美国现代著名档案学者谢伦伯格认为文件具有两种价值，一种是对形成者的价值（原始价值），一种是对非形成者的价值（从属价值）。从属价值包括证据价值和情报价值，其中情报价值才是档案的实质性和终极性的价值。我国著名档案学家吴宝康把档案的基本价值分成凭证价值和参考价值两种，其观点至今仍具有重要的认识意义，本书采用吴宝康先生的观点。

（1）档案的凭证作用。档案的凭证作用是由档案内容和形式的所决定的，俗话说“口说无凭，立字为证”，就是对档案凭证价值的充分肯定。

（2）档案的参考作用。档案作为过去各项社会活动的真实记录，为现实和今后各项社会活动的开展提供了参考借鉴的丰富资料。成语“前事不忘，后事之师”、“前车之覆，后车之鉴”、“察往知今”等都说明了档案的参考价值。

（二）档案作用发挥的规律和条件

档案作用的发挥具有一定的规律，受到一定条件的制约，对此，应有一定的了解和认识。

1、档案作用发挥的规律

（1）档案作用的时效律和扩展律。有些档案的价值有一定的时限，并随着时间的推移，其价值逐渐衰弱，甚至完全丧失。这一特点，人们称之为档案的时效律。形成档案价值时效律有三个方面的原因，一是因为一部分档案的内容，在一定时期内，其参考价值较高，以后则逐渐弱化或失去效用；二是因为载体材料的老化，无法保持档案的原样，导致档案的价值逐渐衰减以致完全消失；三是电子文件生存的技术环境发生变化，而该电子文件又没有及时地随着新技术环境转换，因此无法读取。有些档案的价值又会随着时间的推移而不断扩展，这一特点，人们称之为档案作用的扩展律。决定档案价值扩展的因素主要是：档案的历史再现性、孤本稀有性和档案内容的典型性、独一性。档案价值扩展的表现主要有：①档案的作用从机关向社会扩展，档案具有对形成机关的查考作用和对社会的文化作用，前者称为档案的第一价值，后者称为档案的第二价值。②档案作用向多元化扩展。档案处于第一价值期间，称封闭式和唯一性；档案处于第二价值期间，呈开放性和多元性。具体来说，就是档案的利用范围扩展了、用途扩展了和价值期持久了。认识档案作用的时效律和扩展律，其目的在于处理好档案近期作用和长期作用的关系，切实做好档案室的管理工作和向档案馆移交档案的工作，以便及时开发利用和科学管理档案资源。

（2）档案机密性递减律和社会性递增律。档案的内容，涉及到党和国家的机密以及个人的隐私，在一定时期内是不能公开的，这一部分档案具有一定的机密性。但是，随着时间的推移和条件的变化，档案的机密性就会不断减弱，有的甚至完全消失。这一特点，就称作档案机密性递减律。与之相应，档案的社会性则逐渐增强，以至于有的档案内容可以完全向社会公开。这就是档案社会性递增律。认识这一规律，其目的在于准确把握和正确处理档案保密与开放的辩证关系，该保密的一定要做到严格保密，该开放的则应该及时向社会开放，以充分发挥档案的作用。

（3）档案行政作用弱化律和科学作用强化律。档案作用实现的领域，大致可以分为行政领域和科学文化领域，通常叫作档案的行政作用和科学作用。一般来说，档案的第一价值也称作行政价值，第二价值也称作科学文化价值。从档案作用发挥的普遍性来看，其行政作用不断从强到弱转化，同时，其科学文化作用则不断从弱到强转化。认识这一规律，就在于充分发挥档案室和档案馆的不同作用，一般来说，档案室要积极为机关各项工作的开展提供利用档案服务，档案馆要把为社会提供档案利用服务工作放在一切工作的首位。

2、档案作用发挥的条件

档案作用的发挥一般受到以下条件的制约：

（1）档案利用实践。档案价值是客观存在的和潜在的，只有通过利用实践才能转化为一定的社会效益和经济效益，并且也只有通过利用实践接受利用者反馈的信息，才能更好的开展利用服务工作，让档案价值尽可能地得以实现。

（2）社会发展水平。从一部人类社会档案史来看，在奴隶社会和封建社会里，档案一直为统治阶级所垄断，只为统治者的利益服务。进入资本主义社会后，由于生产的社会化和社会化大生产发展的客观需要，档案逐渐向社会开放。到了社会主义社会，人民群众成为国家和社会的主人，档案才真正为全体人民所拥有，这就为档案向社会各方面工作服务创造了条件。

（3）社会档案意识。从世界各国来看，凡是档案利用率高的国家和地区，那里的人们都具有很强的档案意识，无论在工作、生产、科研与生活中，人们都能充分地利用档案来提高工作效率和维护自己的合法权益。反之，人们的档案意识淡薄，不了解档案，不会自觉地利用档案来解决各种实际问题，使档案长期尘封在库房里，成为“锁在深闺无人识”的大家闺秀，就难以发挥其应有的作用。

（4）档案管理水平。档案是一项卷帙浩繁和程序复杂的信息系统工程，因此，其管理水平的高低直接影响到档案作用的发挥。档案管理由宏观和微观两个层面组成，宏观管理指国家档案管理体制、档案馆网络组织、管理工作标准等，微观管理指档案馆、室的具体工作业务。如果档案馆网点设置不合理、大部分档案工作不规范，或者档案馆、室业务混乱，检索工具简陋，工作人员素质低下，这样的档案管理水平，不可能使利用者“高兴而来，满意而去”，长此以往，利用者就会望而却步了。因此，只有从宏观到微观全面提高档案管理水平，才能为档案作用的发挥创造条件。

七、国家全部档案及其组成

（一）国家全部档案的含义

国家全部档案，原称国家档案全宗，是社会主义国家专用的档案术语，由原苏联首先提出。苏联十月革命胜利后，1918年6月1日列宁签发了《关于改革和集中统一管理俄罗斯联邦共和国档案工作的法令》（通常简称为“列宁档案法令”），其中第一次提出了“国家档案全宗”的概念，此后社会主义国家都使用了这一概念。其含义是指归家所有的、由国家统一管理的一切档案财富的总和。其实质包括两个方面的内容：一是明确规定了档案的所有权——国家全部档案归国家所有，任何个人或集团均不得据为己有；二是确定了档案管理体制——实行集中统一管理。

（二）我国国家全部档案的组成

关于我国国家全部档案的组织成份，1956年4月16日国务院颁发的《关于加强国家档案工作的决定》作出了明确的规定：在中华人民共和国领土范围内，各个历史时期的国家机构、社会组织以及个人形成的各种内容和载体的档案。这些成份可以分为三类：

1、中华人民共和国时期档案。包括了建国以来党和国家的各级各类机关、部队、团体、企事业单位以及著名人物形成的档案。这一类档案为数最多、最完整系统并还在不断的产生。2、革命历史档案。指“五四”运动到中人民共和国建立时止，整个新民民主主义革命时期内，中国共产党及其领导下的人民政权、革命军队、企事业单位、社会组织、革命活动家等形成的档案。这类档案对于研究我国现代历史，开展革命传统教育和爱国主义教育都具有很高的价值。

3、旧政权档案。这一类档案包括了历代王朝、北洋军阀政府、国民党政府、日伪政权各时期的档案。这类档案是研究我国古代史、近代史、现代史和帝国主义侵略史，认识“只有社会主义才能救中国”的历史规律的珍贵资料。

第二节档案工作

一、档案工作的内容、性质与基本原则

（一）档案工作的内容

档案工作有广义和狭义两种理解。广义的档案工作指整个档案事业，包括档案行政管理、档案业务工作、档案教育、档案科研、档案出版等。狭义的档案工作仅指档案馆、室的具体业务工作，现在一般分为收集、整理、鉴定、保管、编目检索、编研、利用、统计等八个业务环节。其中前四个环节是档案实体管理工作，后四个环节是档案信息管理工作，各个环节之间互相联系又互相制约，相辅相成，组成一个完整的工作过程。本课所讲的档案工作主要是指狭义方面的档案工作。

（二）档案工作的性质

档案工作是通过管理和提供档案利用，直接为社会各项活动服务的工作，也是维护党和国家历史真实面貌的重要事业。其性质可概括为管理性、服务性和政治性。

1、档案工作的管理性

这一特性主要表现在三个方面：①它是专门管理档案的一项特殊的业务。档案工作不生产物质财富，也不生产档案材料，更不直接从事政务管理和决策，只是专门管理档案，并通过提供档案材料利用来为各项管理和决策工作服务。②它是机关管理工作的重要组成部分。档案工作是机关单位办公厅室的一项重要工作，负责收集、管理和提供利用本机关的档案。任何机关、单位要想搞好档案工作，完成任务、履行职责，都离不开档案和档案工作，都必须通过档案查考，借鉴过去工作的经验教训。③它是一项科学性、技术性很强的管理工作。档案工作的每一个业务环节，都必须遵循档案形成、管理、利用的规律与特点，运用最新管理方法和科技手段来组织开展，因此，要求档案人员具备一定的哲学、自然科学、社会科学、思维科学的知识和专门业务技能，才能做好各个环节的业务工作。否则，档案工作将处于混乱无序的状态。

2、档案工作的服务性

档案工作是一项服务性很强的工作，这正是档案工作得以存在和发展的根本所在，档案室为本机关各项工作提供资料服务，档案馆为社会各方面工作提供史料服务。档案工作的服务性具体表现在：①档案工作是一种档案资料的后勤服务工作。②服务性是档案工作赖以生存和发展的前提条件。③服务性是发挥档案工作重要作用的基本属性。强调档案工作的服务性，不仅不会将低档案工作的社会地位，相反，只有清醒地认识到这一点，努力做好档案信息资源开发利用工作，最大限度的满足机关和社会对档案的需要，充分实现档案的价值，档案工作才能获得生存和发展的客观条件。

3、档案工作的政治性

在阶级还未完全消亡的社会里，档案工作仍然具有政治性的特点。其原因是；①档案内容具有政治性。②档案工作总是为统治阶级的利益服务的，具体表现为：档案工作是一项机要性的工作，档案工作是维护国家、社会历史真实面貌的政治需要。

（三）档案工作的基本原则

《中华人民共和国档案法》明确规定：“档案实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”这一原则的确立，既是我国档案工作长期实践经验的总结，也是我国社会主义制度对档案工作的必然要求。档案工作基本原则的基本思想包括了三个部分的内容：

1、统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则和管理体制，也是我国档案工作行之有效的成功经验。对此，可从两个方面来理解：①我国的社会主义的国家性质，决定了国家的全部档案是国家的历史文化财富，这就为档案工作的统一领导和档案的集中管理创造了条件。同时实践证明，只有统一领导和集中管理，才能克服档案分散保存的混乱状态，便于制定统一的工作规范和标准，实现档案信息利用的网络化，为社会各方面利用档案提供最便捷的条件，以充分发挥档案作用。②我国历史悠久，幅员辽阔，经济发展和档案工作条件都不平衡，交通通讯设施差距很大，面对丰富的档案资源，如果不实行统一领导和分级管理，就难以保证档案工作的正常进行和档案财富的有效积累。“统一领导、分级管理”的原则具体运用于三个方面：一是国家全部档案由各级档案行政机构分别集中管理。首先，各机关单位的档案由档案室集中统一管理，不得分散在各个部门和个人手中保存。其次，机关档案室在规定保管期满后，必须把长期和永久保管的档案移交给各级国家档案馆集中管理，任何机关单位都不得拒绝移交。其三，一切档案未按规定程序办理批准手续，均不得任意转移、分散、销毁和买卖。二是全国档案工作，由各级档案行政机关统一、分层、分专业进行指导和监督。首先，国家档案事业由国家档案局负责统筹规划，组织协调，统一制度、指导、检查和监督。其次，地方各级档案局，负责对该行政区域内的档案工作进行指导、检查和监督。其三，各专业系统档案主管机关对该系统档案工作实行指导、监督和检查。三是实行党政档案和档案工作的统一领导、档案行政和档案业务的统一领导（即局馆合一，两块牌子，一套人马，两种职能）的体制。

2、维护档案的完整与安全。这条原则是档案管理的基本要求，也是各级档案机关的首要任务。具体包括两个方面的内容，①维护档案的完整。所谓完整，是指档案数量和质量的统一，从数量上来说，要求做到档案齐全，即应归档的文件材料都必须及时向本机关档案室归档，该向国家档案馆移交的档案都必须按时移交，任何单位或个人都不得拒绝归档和移交。从质量上来说，不应归档的文件材料一份也不准归档，不该移交的档案一份也不得移交，并且归档的文件材料必须做到按照形成规律保持一定的联系性和系统性。数量和质量两者缺一不可，互相联系，才能有效的维护党和国家的历史真实面貌。②维护档案的安全。所谓安全，包括了档案的物质安全和政治安全两个方面。物质安全是指档案实体不能受到任何人为的或自然的损毁。政治安全是指档案内容的机密不被盗窃和泄露。维护档案的完整与安全是有机的统一，完整是安全的物质基础，安全是完整的有力保证，即做到完整是安全的完整，安全是完整的安全。

3、便于社会各方面的利用。这条原则体现了档案工作的根本目的，是检验档案和档案工作质量的重要标准。利用是档案工作的出发点和归宿，因此，即要反对重藏轻用，又要围绕利用做好各个环节的业务工作。

档案工作基本原则是一个有机整体。统一领导、分级管理是组织和制度保证，维护档案的完整和安全是物质基础，便于社会各方面的利用是目的和宗旨。相互缺一不可，相辅相成，相互作用，共同促进档案工作向健康有序的方向发展。

二、档案工作机构

我国档案工作机构在当今世界各国中是最为完整和系统的，外国档案同行对此极为羡慕。根据不同的性质和任务，我国档案工作机构可分为四种基本类型：

（一）档案室

档案室是各级各类机关、单位统一管理本机关、单位档案和指导、监督、检查本机关、单位各部门档案工作的内部组织机构，一般具有档案业务管理和档案行政管理的双重职能，因此，有的单位也称为档案处、科，隶属于本机关办公厅（室）领导。

（二）档案馆

档案馆是《中华人民共和国档案法》规定的集中管理档案的文化事业机构，是档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件集中向社会提供利用中心和档案信息服务中心。科学文化性是档案馆的基本属性，是区别于档案室的本质特征。档案馆的主要任务，《中华人民共和国档案法》第八条规定为：“负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围的档案。” 《中华人民共和国档案法实施办法》将其具体化为三项主要职责：“1、收集和接受本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案；2、对所保存的档案严格按照规定整理和保管；3、采取各种形式开发档案信息资源，为社会利用档案资源提供服务。”至2004年，我国已有各级综合档案馆3121多个，连同上万个专门档案馆，形成了功能比较完善的全国档案馆网络系统。

（三）档案科研、教育、出版、宣传机构

档案科研机构有各级各类档案科研所和群众性学术团体。教育机构有档案大中专学校和培训中心。档案出版机构有中国档案出版社，档案宣传机构有百余家档案专业报刊。

（四）档案事业行政管理机关

现在设有国家各级档案局，在同级党委和政府的双重领导下，负责该行政区域档案事业行政管理工作和对下级档案事业进行指导、监督、检查。

三、机关档案工作

机关档案工作是泛指我国各级党、政、军机关和各种社会组织、企事业单位为了集中统一保存和管理该机关档案而建立起来的档案工作，是我国为数最多的档案基础工作，截至1999年底，我国已有省直以上机关、大型企事业单位档案室16905个，省直以下机关和中小型企事业单位普遍建立了档案工作。机关档案工作是提高机关工作效率和服务质量的重要工作，已成为我国档案工作的一项重要制度和中国特色社会主义档案事业的重要基础。

（一）机关档案工作的性质、地位与作用

1983年4月28日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合颁发的《机关档案工作条例》指出：“机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。”对机关档案工作的性质、地位与作用都作了明确的规定，现具体分析如下：

1、机关档案工作在机关工作中的地位与作用表现在：

（1）机关档案工作在办公厅、室的领导下，担负维护档案完整与安全的重要任务，是一个重要的机要部门。

（2）机关档案工作直接为机关工作的领导、决策、管理和日常业务的开展提供咨询、参谋和条件等服务。

（3）机关档案工作对本机关所属系统各部门的文书归档工作进行指导和监督。

2、机关档案工作在国家档案工作中的地位与作用表现在：

（1）机关档案是整个国家档案的主要来源。

（2）机关档案工作是整个国家档案工作的基础。

3、机关档案工作的性质是：它是机关工作的组成部分。

（二）机关档案工作的任务

《机关档案工作条例》和《档案法实施办法》规定机关档案工作任务主要有四项：

1、贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度。

2、指导和监督。指导、监督文书部门和业务部门，把应该归档的文件材料收集齐全；指导和帮助各部门按照文件归档的原则与要求整理文件材料，根据需要与可能，做好各项技术性工作，如纸质文件的装订、电子文件的录入、声像材料的文字说明等；指导和监督各部门定期向档案部门归档，使机关全部档案得以集中统一的保管。

3、管理与服务。管理主要是指做好两项工作，一是要做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计及检索工具编制、档案资料编研等基础业务工作；二是统一管理本机关的全部档案，保证该机关档案的完整与安全。服务是指档案部门应为机关各项工作提供档案资料的咨询、查阅和利用等工作。

4、档案移交。《机关档案工作条例》和《档案法实施办法》规定，机关长久保存的档案，在本机关保存一定期限（中央和省级机关20年，其他机关10年）后向指定的国家档案馆移交。移交时注意：一要把有关检索工具、参考资料一并移交；二要把一个机关的全部档案统一向一个档案馆移交，不得分散移交几个档案馆，以保持一个全宗的完整性；关、停、并、转、撤的机关单位应按有关规定移交档案，其中国有企业产权变动的，其档案处置要按原国家经贸委等六部委颁发的《关于国有企业产权变动的档案处置办法》执行。各机关单位均不得自行转移和擅自销毁档案。

（三）机关档案工作体制与机构设置

我国现行机关档案工作体制为：1、行政上接受机关办公厅、室的领导。2、业务上接受同级档案行政机关和本系统上级机关档案部门的指导、监督和检查。3、驻地方的上级机关的直属机关单位的档案工作实行以专业主管机关为主，地方档案行政机关为辅的管理体制。

我国现行机关档案工作机构设置是：省直以上机关和大型企事业单位可设档案处（馆），省直以下机关和中型企事业单位可设档案科（室），县属机关和小型企事业单位可独立设置档案室，也可设置联合档案室，或配置专、兼职档案工作人员。机关档案室现有这样几种类型：综合档案室、文书档案室、人事干部档案室、科技档案室、声像档案室、财会档案室等。

（四）机关档案人员素质

1、政治可靠，道德良好；

2、知识面比较广泛；

3、具有相当的档案管理理论知识和实践经验；

4、熟悉本机关单位性质、职能、业务、任务和机构设置等。

四、学习参考书目

1、吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社，1999年11次印刷。

2、冯惠玲、张辑哲主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社，2001年6月第1版。

3、陈兆吴、和宝荣主编：《档案管理学基础（修订本）》，中国人民大学出版社，1996年5月第2版。

4、邓绍兴、陈智为主编：《新编档案管理学》，中国人民大学出版社，199 年月第版。

5、陈兆吴主编：《文件论与档案管理》（硕士论文集），中国人民大学出版社，199 年月第版。

6、傅荣校著：《档案管理现代化》，浙江大学出版社，2002年8月第1版。

7、张缉哲著：《维系之道——档案与档案管理》，中国人民大学出版社，1995年12月第1版。

8、谢伦伯格（美）著：《现代档案—技术与原则》，出版社，19 年月第版。

9、郭树银主编：《归档文件整理工作指南》，中国大百科全书出版社，2001年2月第一版。

10、孙淑扬、邱晓威主编：《档案计算机管理教程》，中国人民大学出版社年1999年12月第1版。

11、中国档案学会主办：《档案学研究》（双月刊）。

12、中国档案局主办：《中国档案》（月刊）。

13、中国人民大学主办：《档案学通讯》（双月刊）。

14、四川档案局主办：《四川档案》（双月刊）。

思考与练习

1、了解档案的起源、我国档案的演变与“档案”一词的来源。

2、认识档案的定义及其含义。

3、认识档案的作用及其发挥的规律、条件。

4、认识国家全部档案的实质与组成。

5、怎样完整准确地理解档案工作的基本原则？

6、如何认识机关档案工作的性质、地位与任务？

7、怎样做一个合格的档案工作者？

第二章档案收集工作

教学目的与要求认识档案收集工作的内容、意义、要求，掌握机关档案收集工作的制度和组织，了解档案馆的档案收集工作和专门档案收集工作的范围。

教学重点与难点 1、重点认识档案收集工作的要求、掌握机关档案收集工作的制度和组织。2、难点是机关文件归档制度的指定与实施。

教学方法课堂讲授与参观见习

教学时数 3学时

第一节档案收集工作概述

档案收集就是接受和征集档案的意思，档案收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中和散失在社会上的档案，集中到机关档案室和国家档案馆进行科学管理的一项业务环节。

一、档案收集工作的内容

档案收集工作的内容，可以从档案业务机构和档案内容特征两个方面来认识。从档案机构来看，可分为机关档案室对本机关归档文件材料的收集和国家档案馆对档案形成机关需要长久保管的档案的接收、征集。从档案内容特征来看，可分为文书档案收集、科技档案收集及其他专门档案的收集。

二、档案收集工作的意义

（一）档案收集工作是档案工作的起点，是整个档案工作得以正常进行的首要环节。可以说，没有档案收集工作，就没有档案工作。

（二）档案收集工作是贯彻集中统一管理原则的一个具体措施

前述已知，档案收集工作的任务就是把分散形成的档案通过接收、征集等方法集中到档案室和档案馆统一管理起来。

（三）档案收集工作是维护党和国家历史真实面貌的必要手

段

党和国家历史面貌的真实性，是通过档案的完整性来显示的，收

集工作就是要使档案完整齐全的集中保存起来。舍此，维护党和国家历史真实面貌就只是一句空话。

（四）档案收集工作是直接影响整个档案工作质量的重要因素

档案收集是否齐全完整，对于档案的整理、鉴定、保管、编研、利用等业务环节的质量，都具有决定性的影响作用，这是不言而喻的。

三、档案收集工作的要求

（一）大力丰富馆室藏。具体做到：

1、积极收集，完整积累。

2、建立合理的档案收藏结构。

3、注意馆、室藏的档案特点。这一点在档案精品化和分布式管理的信息社会尤为重要。

（二）提高收集档案的质量。具体做到：

1、加强馆、室外调查工作，了解、分析和掌握各机关、部门档案形成规律，以增强档案收集的目的性、针对性。

2、合理安排各类档案的接收时间，制定切实可行的接收制度和要求，提高档案收集工作的质量。

3、做好馆、室外的档案形成的指导工作，保证所收集档案的质量。

4、推行并加强档案标准化和规范化工作。

5、尽可能精炼应收集的档案。

（三）保持全宗和全宗群的不可分散性。具体做到：

1、必须把一个独立的机关、单位的全部档案作为一个全宗，集中在一个档案室或档案馆统一保管。

2、保持全宗内档案之间的内在联系和各个全宗之间的相互关系。

第二节机关档案收集工作

一、机关文件的归档

《档案法实施办法》第十二条规定：“按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理，任何人都不得据为己有或者拒绝归档。”这条规定明确指出了文件归档是机关档案室收集档案的主要途径。机关文件归档工作包括两个方面的内容。

（一）建立归档制度

《机关档案工作条例》规定：“机关应建立、健全文件材料的归档制度。”“凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门移交。”可见，建立文件材料归档制度是保证机关档案收集工作正常进行的重要保证。文件材料归档既是文书工作最后一项业务环节，又是档案工作的起始环节，它是文件转化为档案的进口，通常把它叫做文书工作和档案工作的结合部。（关于“归档”不应作为文件与档案区别的界限问题，近年来档案学界开展了较为热烈的讨论，《档案学研究》2000年第3期登载了浙江大学历史系教授陈作明的《论档案》，文中提出这样一个观点：“归档与否不是区别文件与档案的界限。”并说明三条理由，一是有些单位应归档的文件没有归档，不能因此说没归档的文件就不是档案；二是有些归档的文件还未办理完毕，严格说并不是档案；三是电子文件时代，实行文、档一体化管理，文件形成后即可归档，或者一边办理、一边归档，那么，它们到底是文件，还是档案？对此，可作进一步的探讨。）因此，抓好文件归档制度的建立、健全与执行，具有十分重要的意义。

文件材料归档制度的内容主要包括了文件材料归档和不归档范围、归档时间和归档质量要求三个部分。

1、文件材料归档和不归档范围

1987年国家档案局制发了《机关文件材料归档和不归档范围》，不少专业系统的主管部门据此制定了各系统文件材料归档和不归档范围。所谓归档范围的文件材料，指凡是机关工作活动形成的具有保存价值的、各种门类和载体的、已经办理完毕的文件材料。其意思包括四个方面，首先，从形成者来说，机关各业务部门、各组织团体在工作活动中形成的文件材料；其次，从保存价值来说，包括了永久、长期、短期保存的文件材料；其三，从形式、载体来说，包括了纸质文件材料和照片、磁带、光盘、邓此行载体的文件材料；其四，从形成时间来说，必须是已经办理完毕（即履行了公文处理程序）的文件材料。具体而言，机关文件材料归档范围有：

（1）机关正式发出的具有保存价值的文电，包括公文正件、附件（图表、计划、总结、登记表、名册等）。

（2）机关内部文件材料，如会议记录、纪要、规章制度、电话记录、统计报表、名册、调研材料、计划总结、重要文件的历次修改稿，机关领导人进行重要活动的录音、录像、照片等。

（3）未经机关发文登记的各种文件材料，如会议文件、访问记录、合同契约、调查报告以及来自其他机关的文件。

（4）登载于上级机关内部刊物上不另行文的指导性文件、有关本机关工作活动的记述、奖励、表扬或批评等而又无正式文件的材料，也应收集。

不归档文件材料范围主要有：重份文件、无查考价值的事务性文件、内容已被综合性文件包括了的专题文件、无保存价值的抄件、起参考或交流作用的文件、一般文件的修改稿、一般的内部刊物、工作简报、一般的群众来信等。各机关应根据有关规定，结合自身实际情况，制定适用于本机关的归档和不归档文件范围。

2、文件材料的归档时间

（1）文书类：纸质文件材料现行归档时间定于次年六月底以前。电子文件材料目前尚无统一规定时间，各机关单位可视自身情况自行规定（参考：在办公自动化和文档一体化管理条件件，不少单位已实行实时归档制度）。

（2）专门文件材料：如科研课题、基建项目、录音、录像、照片等，按现行规定的归档时间执行。电子载体归档时间可自行规定。

（3）特殊情况处理办法：如办公地点分散或远离机关档案机构的部门形成的文件、跨年度办理的文件、虽办理完毕但需经常查阅的文件等，可适当推迟归档时间，但应按时向机关档案室报送归档文件材料目录。

3、文件材料归档质量要求

基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同的保存价值，便于保管和利用。

具体要求：

（1）归档文件材料要齐全完整，包括文件材料的种类、份数及每份文件的页数等，都要齐全完整，即该归档的文件材料一份甚至一页也不能缺少，做到周恩来同志所说的“只言片语不能少”。

（2）关系密切的文件材料要合并在一起归档，如正件与附件、印件与定稿、请示（报告）与批复、转发件与被转发件、多种文字形成的同一份文件、电报与文稿等。

（3）不同年度的文件一般要分年度归档，但是有些跨年度的文件材料要按下列办法处理：①请示、报告与批复放在批复年度归档；②计划与总结要放在针对年度或最后一年归档；③会议文件要放在开幕年度归档；④非诉讼案件的文件材料要放在结案年度归档；⑤其他跨年度的文件材料，按有关规定执行。

（4）合并在一起归档的文件材料要按照下列顺序排列：①按重要程度排列，如批复在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后，历次修改稿最后依次排列；非诉讼案件的结论性文件材料在前，依据性文件材料在后；电报在前，文稿在后等。②按形成规律和特点排列，如同一活动过程中形成的文件材料，按其形成的先后顺序排列。③按有关规定排列。

（5）需要立卷的文件材料按以下要求办理：①卷内文件要按排列顺序依次编写件号和页号；②按照规定格式和规范要求填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和进行装订；③拟写案卷题名要简明、准确、扼要、规范，案卷题名有形成者、形成年度、卷内主要内容和主要文种四个部分组成，文书档案案卷题名不超过50字，专门档案案卷题名不超过70字；④每个案卷应按一定规律编制归档号并编制案卷目录一式数份，档号由全宗号—案卷目录号—案卷号组成。

二、归档工作的组织

机关文件材料归档工作由机关档案室组织。组织工作主要有：

（一）坚决执行归档制度和部门归档责任制，坚持实行档案部门和文件材料形成部门两结合的归档工作方式

文件材料归档实行档案部门与形成部门两结合的工作方式，这是新中国机关档案工作实践的成功经验，也是提高归档文件质量和归档工作质量的重要保证。因为，一方面文书部门和业务部门熟悉文件材料内容，能准确认识和把握文件材料的利用价值；另一方面档案部门掌握档案专业知识、档案工作技能和有关规定，两者结合，才能确保文件材料的归档质量。

（二）指导和监督文书部门或业务部门做好文件材料归档前的准备工作

1、指导和协助文书部门或业务部门明确归档责任者。文件材料归档责任定在哪一级，可根据机关的大小、内设机构的复杂程度和文书处理方式来合理选择。一般来说，大型机关单位内设机构层次复杂，文书处理多采用分散方式，因此，归档工作也相应的采取分散方式，即由各个二级机构收集整理后汇集到其上级主管部门统一向档案部门移交。中型机关单位内设机构层次较少，文书处理多采用分散和集中相结合的方式，因此，归档工作已相应采取分散和集中相结合的方式，即由办公室或文书部门负责综合性文件材料归档工作，各业务部门负责其职能活动中形成的文件材料的归档工作。小型机关单位内设机构简单，文书处理多采用集中方式，因此，也相应采取集中归档的方式，即由办公室或业务部门统一收集、集中整理归档。

2、指导和帮助文书部门或业务部门恰当确定某些文件材料的归档分工。为了避免文件材料的重复归档或遗漏归档，应对文件材料归档责任予以明确的规定。首先，凡是机关单位自己形成的文件材料，按党政分开的原则，党组织的文件材料有党组织的办公室和各个工作部门负责收集整理归档；行政机关形成的文件材料由行政办公室和各职能部门负责收集整理归档；党政联合发文则由文号所属部门归档；几个部门联合发文则由第一责任部门或主要责任部门负责归档，也可指定其中的一个部门负责归档。其次，外来文件材料，如属党政机关来文则由相应的党政部门负责归档；如属业务主管机关来文则由对口业务部门负责归档。其他文件，可由档案部门与有关部门协商明确归档责任。

3、指导和协助归档责任部门编制归档文件类目（或立卷类目），督促责任部门做好平时文件收集（或称“归卷”）工作。归档文件类目（或立卷类目）是事先编制好的归档计划，它由文件材料类别和条款组成，每一个条款形成一组文件材料（立卷归档时可将其组成一个或若干个案卷）。归档文件类目的编制方法是：（1）编制时间，一般在上年底或本年初；（2）编制办法，在档案人员的指导和协助下，文书人员按照上年归档文件的类目情况和本部门文件制作规律，参照本年度部门工作计划，预计本年度文件材料收发基数，预定当年文件材料收集类目；（3）操作程序，首先根据预定类目即文件数量，准备数量相等的档案盒或卷宗，并在卷盒封面和脊背上写明类目名称，以备收集文件时使用；然后，在文书处理过程中，及时把办理完毕的文件材料放进相应的卷盒中，并填写卷内文件目录。平时文件收集是一件很重要的文件材料形成积累工作，如果作的很认真、细致、规范，文件材料收集齐全完整，那么，年度文件归档工作就很轻松、顺利。否则，年度归档工作就很麻烦，归档质量也得不到保证。

三、零散缺遗文件的收集

（一）零散文件的收集

零散文件主要指：1、由于历史上各种原因造成文件材料流失在社会上，如战争、灾害等；2、由于归档制度未建立或健全以前，文件材料分散在形成部门或个人手中；3、由于机关单位撤、转、并、迁使文件材料流失；4、由于本机关领导人兼任另一机关领导者而带走文件材料；5、由于人员调动时未交出其手中的文件材料；6、向上级机关或主管部门呈送请示、报告而未自留存档等。

收集方法：1、调查研究，摸清情况，制定收集计划和实施方案，有目的性和针对性的做好收集工作；2、健全完善归档制度，采取切实可行的措施，严格控制文件材料的散失；3、采取积极主动的补救措施，如追回、动员交回、复制、有偿归还等，确保零散文件收集回来。

（二）“帐外”文件材料的收集

“帐外”文件是指机关工作活动中未经文书部门登记或用印等公文处理程序而形成的文件材料，如会议记录、部门规章制度、统计报表、声像材料、领导人直接收到的公务文书等。收集办法：1、制定“帐外”文件材料归档制度和切实可行的控制措施；2、与各部门保持密切联系，及时了解和掌握“帐外”文件形成情况，督促有关部门认真做好收集归档工作。

第三节档案馆的收集工作

一、档案馆档案的来源和收集范围

（一）档案馆档案的来源

1、接收现行机关的档案。现行党政机关、人民团体、国有企事业单位的档案，都必须按照《档案法》的规定，将其中需要长久保存的档案定期向各级国家档案馆移交。这是档案馆档案的主要来源。

2、接收被撤销的党政机关和国有事业单位的档案，接收宣布破产和转制的国有企事业单位的档案。

3、征集历史档案。

4、档案馆之间交换的档案等。

（二）档案馆档案的收集范围

根据《档案馆工作通则》和《各级国家档案馆收集档案范围》的规定，各级各类档案馆收集档案的范围有所不同。

1、中央级档案馆档案收集范围（略）

2、地方各级档案馆档案收集范围

（1）综合性档案馆：①所属行政辖区内的革命历史档案和旧政权档案；②本级党政机关、人民团体和国有企事业单位形成的需长久保存的档案；③属于本馆接收范围内的撤销机关单位、破产或转制国有企事业单位的档案，以及其他应接收的档案等。

（2）专业性档案馆：地方专业性档案馆现在主要分为两类，一类是地方各级城建档案馆、房地产档案馆等，负责收集本级党政机关、国有企事业单位的基本建设档案、城市建设档案和公有、私有房产、地产的合法证明文件；另一类是企业、高校、科研院所档案馆，负责收集本单位的各类档案。

二、档案馆的档案接收工作

接收档案是档案馆收集档案的主要途径，包括三个方面的接收工作。

（一）接收现行机关档案

这是档案馆收集工作的经常性任务。

1、接收办法：凡在机关档案部门保管期满应该送交档案馆保存的长期和永久性档案，档案馆可逐年或分阶段定期接收。

2、接收要求：①进馆档案必须保持全宗的完整性，一个全宗只能集中保存在一个档案馆，不得分散在几个档案馆保存。②进馆档案应该按照规定整理妥当，各类档案质量都应达到规定要求。③立档单位编制的各种目录、全宗介绍、大事记、组织机关沿革等检索工具和档案参考资料，应按规定组织完整一并接收。

3、接收注意事项：①凡立档单位保存期满应进馆的档案，原则上到期一律进馆，任何单位不得自己保存，档案馆也不得拒收。②立档单位之间互送的重要文件，除请示与批复外，一般只由发文机关送交档案馆，收文机关不送交档案馆。③上级领导机关或专业主管部门下发的文件，由发文机关送交档案馆，收文机关原则上不送交档案馆。④档案馆接收机关档案时，交接双方必须按照移交目录清点核实，并在交接凭证上签名盖章。

（二）接收撤销机关、破产或转制国有企事业单位档案

撤销机关、破产或转制国有企事业档案送交档案馆时，档案馆须按照国家有关规定并商有关主管部门同意后方可进入交接程序。进行接收工作时应注意：

1、拟定详尽的接收工作实施方案。

2、双方均应制定专人负责档案的整理移交和进馆接收工作。

3、档案馆接收档案后，应保持原全宗的完整性或独立性（转制企事业单位部分档案进馆应保持原全宗的独立性）。

4、如原全宗由另一机关代管，代管机关应在原全宗保存期满后完整地送交档案馆。

5、如果撤销机关、破产或转制国有企事业单位档案没有整理或整理不合格，而又无力整理，那么，档案馆可先接收进馆，以保证档案地完整与安全。具体处理办法由双方商定。

（三）接收历史档案

1、对于保存于现行机关的历史档案，可采用接收现行机关档案的办法接收。

2、对于博物馆、纪念馆、图书馆、文管部门、大专院校保存的历史档案，可采用协商的办法接收，一般由原单位保存原件，档案馆接收其复制件进馆。

3、接收别的档案馆保存的历史档案时，应向上级档案行政机关备案。

三、档案馆的档案征集工作