解放军文职招聘考试 第二部分档案管理

 第二部分档案管理
档案管理：收集、整理、鉴定、检索、利用
收集工作
内容1对本单位文件接受 2对现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案集中接收3对历史党案的接收和征集工作
工作要求1丰富和优化库藏2加强外调指导3推行入馆档案质量标准化4保持全宗和全宗群不可分散性
全宗：一个机关档案的整体
全宗群：历史上形成的有着密切联系的若干全宗
收集工作的方法:
（一）档案室对归档的组织工作
归档：各单位在单位工作活动中 不断产生的文件，处理完毕后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存
文件归档属于文书部门的任务
归档制度包括：归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求
归档范围：办理完毕的具有保存价值的文件
归档时间：第二年内6月底
归档要求：1、应归档文件要收集齐全2、遵循文件的形成规律3、按照文件之间的历史联系、文件的特征和价值分类立卷
               作用：指导和协助文书部门组织归档工作
1、指导文件材料归档制度的执行
2、协助和督促有关部门做好立卷和归档前的准备工作
正确选择立卷环节（立卷地点、立卷环节）确定立卷范围
3、督促做好平时归卷工作
 来源：现行组织单位，撤销组织单位，历史档案，档案馆之间交接档案。
整理工作
将零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。
内容 ：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位、案卷排列、案卷目录编制
工作原则：充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。
1、应充分利用原有的整理基础 1）充分重视和利用先前的整理基础，确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整2）充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状态。
2、保持文件之间的历史联系1）文件在来源方面的联系（首要联系）2）时间方面的联系3）内容方面的联系（最紧密的联系）4）形式方面的联系
3、便于利用

立档单位　　立档单位是与全宗相对而言的，其档案能够构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人即称为一个立档单位。 　　因此，可以将全宗构成者称为立档单位。 　　构成立档单位的条件也就是构成全宗的条件。 　　就法人来说，应该具备三个条件： 　　一是能够独立行使职权，能够以自己的名义对外行文； 　　二是能够独立核算财物，是一个独立的会计单位，自己可以编制并确定经费预算或财务计划； 　　三是具有一定的人事任免权，设有人事管理机构或专门人员。 　　其中最基本的条件是第一个，即能够独立行使职权，在法律规定上级具有民事行为主体资格。就自然人来说，硬是一定区域内的著名人物、著名家庭或家族。 　　以上说的是文书档案全宗构成者的条件。科技档案全宗的构成条件为：一是法人，二是大型工程项目。

立档单位变化和全宗的划分
1、政治性质
不同政治性质：推翻旧政权革命后建立的人民政府机关 与之前分开立卷 各自构成全宗
不同政权： 明清 北洋军阀 日伪 各自构成全宗
政治性质发生变化：解放前成立 解放后被人民政府接管的并继续存在的某些事业单位要其政治性质较为明显的，前后分别构成全宗；学校和其他事业单位可以统一全宗，分为不同部分整理。
党派、政治团体、宗教组织在各个历史时期和解放前后，主旨和组织成分的基本构成没有根本性变化，无论何时都应构成一个全宗
2、基本职能
1）新成立的并具有一定独立性的机关， 就是新的立档单位，构成新的全宗。新的单位接收和代替了其他机关原来的全部或一部分职能，或由若干撤并成立，新机关虽然在某些方面与原来机关有着前后联系，但基本职能不同，与原机关档案分别构成全宗。合并前的机关分别独立全宗，合并后成为独立新全宗。
机关内部独立出来新机关，独立新全宗，作为内部机构仍与原同一全宗。
2）不属于职能变化的：工作范围扩大或缩小，内部机构调整，工作地点变更，机关名称变更，领导关系改变，因某种原因机关停止一段时间工作。
3）临时机构不独立全宗，但党、政直接领导执行全面性的任务，为期较长应独立全宗
4）两个机关合署办公，文件分别处理，应分别立全宗，合署前各自形成的档案属于一个全宗，

全宗补充形式：联合全宗、全宗汇集、档案汇集
联合全宗：两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一整理的档案整体。 前后有密切继承关系的机关，职能任务密切联系的若干机关。
全宗汇集：按照一定的特征组成，档案数量很少的弱干全宗的集合体
档案汇集：由不同立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案的混合体。
判定档案所属全宗，主要应从立档单位内部文件、发文、收文；作者形成者（责任人）确立所属全宗。文件接收者为全宗
    全宗群：具有某些历史联系的若干全宗的群体。

全宗内档案分类方法：年度分类法、组织构分类法、问题分类法。
按问题分类的要求：按文件内容中最基本的问题设置类别
年度——组织机构：机构变化不复杂的全宗
组织机构——年度：内部机构多年固定，或闭经哦阿文定的基础上有所调整的全宗，多用于撤销机关和历史档案
年度——问题：机构变化复杂，分工不明确，文书不正规
问题——年度：撤销机关和历史档案 现行机关一般不这样分

鉴定工作
真伪、价值鉴定
鉴定工作的基本内容:1、制定鉴定档案价值的有关标准，2、具体判定档案材料的价值3、按规定进行销毁或作相应的处理。
鉴定原则：必须从国家和人民的根本利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。
鉴定价值的标准：来源标准、内容标准（重要性、独特性、时效性、真实性完备性）、形式特征标准（名称、形成时间、文本签署、外形）和相对价值标准（保存完整保存价值率基本正常、不完整残存的文件价值相对提高1、档案的完整程度2、可替代程度3、是否向档案馆移交）。
档案保管期限表：是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准
1、通用档案保管期限表：由国家档案行政机关编制的，供全国各机关、团体、企业、事业单位鉴定档案使用
2、专门 专门性
3、同系 同一系统内各单位
4、同类 同一类型
5、单位 本单位
  鉴定的方法和步骤
1、方法 第一阶段 在文件归档时，确定归档范围，同时剔除一部分没有保存价值的文件，由文书处理部门或业务部门保存一、二年后销毁
第二阶段 对于归档的文件确定保管期限。主要由文书立卷人员完成。
第三阶段 到一定年限时进行价值复审。复审主要采取：移交复审和到期复审
档案未经整理，可将鉴定和整理工作结合进行。首先在全宗内文件剔出，其次在案卷编立过程中鉴定。最后拣出需要销毁的文件进行审查。
（1）档案销毁清册。为了使领导人和有关机关审查批准需要销毁的档案，必须编制“当按销毁清册”
（2）立档单位和全宗简要说明
（3）档案销毁方法：被销毁档案要单独保管，严禁将应销毁的档案作其他用途
（4）档案确已销毁销毁人签字“已销毁”和销毁日期，并由监销人签字。未被批准销毁，尚需保存，亦应在销毁清册上做出适当说明。 对已批准销毁的档案除特殊情况外一般应暂缓执行。

 

 

 

 

 

 

 

第三部分 科技文件与科技档案管理
科技文件是在科技、生产活动中直接形成的、处于使用和运行过程中的文件材料。
科技文件工作：形成、积累、整理、归档。
案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。
组织案卷是科技文件整理工作的核心内容，
组卷方法：机构（机械 设备科技文件）子项或课题（工程、科研）工序或阶段（工艺、科研、设计、地质勘探）
卷内科技文件排列：隶属关系（机械产品图样排列）总图——组件图——部件图——零件图
总体和局部关系（基建工程图样）布置图——系统图——平面图——大样图
图文混合 文字在前图样在后
归档要求：1科技业务部门是归档工作的主体2归档科技文件要选用优质的制成材料3必须经过系统整理4实行归档审批表制度
科技档案 保存备查的直接记述和反映科技、生产活动中产生的科技文件。是一种科技信息及其载体。
特点：专业性、成套性、种类和类型的多样性、现实性等特点。
专业性： 它集中表现在形成领域和内容性质两个方面。
成套性：科技生产活动特点决定的。体现在科技档案的形成和内容构成两方面
现实性：较强的现实使用性
多样性：
种类：工业生产；基建；设备；科研
科技档案收集
指基层科技档案部门和科技专业档案馆根据国家和专业主管机关的规定，通过接收等方式，把具有保存价值的科技文件或科技档案，集中到科技档案部门统一管理的一项业务活动。
基本形式：典型形式：按照接收、归档制度，成套地接收科技档案
补充形式：对与库藏内容有关的零散科技文件或其他有关的科技档案进行的再收集。
收集工作方法：接收、征集、征购或购买、代存、实测补制（实测绘制）
工作要求：在法律、法规的指导下进行的收集；要遵循科技档案的形成规律；保证克己档案的质量。
基层单位科技档案的收集方法：按照归档制度接受科技文件归档工作，是基层科技档案部门收集科技档案的基本方法。
科技档案整理工作
分类：对象分类法（型号、工程项目、课题）
      特征分类法（专业特征、时间特征、地域特征）
档案号编制：分类式科技档案号/累积式科技档案号
科技档案号的结构模式主要有：单纯号码制和混合号码制、分类式科技档案号
科技档案号=分类号+案卷顺序号
基建JJ  设备SB 产品CP 科研KY
JJ-1-2-01 基建 业务用房号  档案馆楼代号 案卷顺序号
SB-T2000-01 设备代号 设备型号 案卷顺序号
科技档案的开发利用
提供服务，是指采用多种有效的方式，直接提供科技档案及其信息加工材料，及时、准确地满足用户对科技档案信息的利用需求。
检索工具：书本式检索工具、卡片式检索工具、微式拉锁工具、机读式检索工具
查检式科技档案检索工具的种类：分类目录、主题目录、专题目录、联合目录、专题索引
提供服务的方式：阅览、出借、复制供应、信息交流、咨询服务
咨询服务指档案人员以科技档案信息为依据，为用户解答有关科技档案状况或有关科学技术内容的一种服务方式。
功能特征：直接性是咨询服务的一个典型的功能特征。协商性共同探讨特殊需求。

 

第四部分 会计档案
是各种社会实践主体在会计核算专业活动形成的具有一定保存价值的会计文件。
主要成分：会计凭证、会计账簿、会计报表。
分类：会计年度——会计文件文种（凭证、帐簿、报表）(单位预算会计企业会计)
会计年度——保管期限——组织机构(总预算会计单位)
会计年度——会计类型——文种——保管期限（专业性强各类税务机关）
立卷:
凭证立卷法: 按月每本会计凭证不超过2cm
帐簿立卷法：死页帐簿空白页不可折账去掉，活页账可折账，跨年度使用的固定资产帐簿在使用完的那一年度立卷
财务报告：阅读财务报告、季度财务报告、年度财务报告分别立卷
保管期限：永久 定期 3 5 10 15 25 会计年度终了后的第一天算起
鉴定：初步鉴定 会计人员完成
      复查鉴定 接受会计部门移交的档案后，定期会同会计人员对已到期显得会计档案进行复查
      鉴定要求和方法：认真做好鉴定与销毁前的准备工作；形成制度，定期会审；对判定保管期满会计档案的价值时，涉及外事、未了债权债务的原始凭证及历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证与名册要拣出重新立卷。
会计档案保管期满需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查，编造档案销毁清册。

第六部分 档案管理与保护
1全宗卷:以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。
2内容：接受和移交全宗的文据，理当单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案鉴定报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的重要登记。

3库房八防:防火防水防潮防霉防虫防光防尘防盗

案例：
1门窗防护：既要便于通风，又要便于密封，门应具备防火防盗功能，密封好，库房与地面缝隙不大于5mm，窗要双层，窗与外墙面积比不大于1：10，要设防盗网。
2照明：防止和减少紫外线，
库房尽可能全封闭即无窗
库房使用含紫外线少的人工光源 白炽灯
减少档案受辐射的强度。档案水浸、生虫要通风处晾干，不能暴晒
3库房选址：
地势较高，便于排水，防潮
远离污染源，防止空气污染
交通便利，设施完备，安静，便于利用
与其他建筑保持距离，防火防盗
预留扩建空间
4库房、装具、档案排序 p97
5
全宗卷:以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。
内容：接受和移交全宗的文据，理当单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案鉴定报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的重要登记。
作用：是档案馆管理全宗的一种工具，由于它存储了记述和反映全宗档案及其发展变化的原始凭证和有关的资料，可以为全宗的整理、坚定、统计、利用服务和进一步收集该全宗反胃内的档案。全宗卷也是档案馆对全宗进行日常管理，保管工作人员掌握全宗情况不可缺少的材料。
管理：全宗卷的建立，是该全宗有关材料不断积累和完善的过程，在对档案全宗的日常管理活动中应随时注意全宗卷的形成，定期向档案馆移交现行机关档案室，对能说明将来要移交的档案情况的材料，平时需注意经常地补充。

 

 

 

 

第七部分 档案的编研工作
一、工作内容：编写档案参考资料、汇编现行机关档案文集、编纂档案史料、参加历史研究和编史修志。
二、参考资料
大事记、组织机构沿革、统计数字汇集、专题概要、会议简介、科技成果简介
三、大事记：按照时间顺序简要地记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考材料——类型：机关工作大事记、国家地区大事记、专题大事记、个人生平——体例：编年体、分类编年体——结构：题名、编辑说明、序言、目录（目次）、正文、按语和注释、附录——大事记条目:大事时间、大事记述
四、组织沿革：系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种材料。——类型：一个地区、一个机关、一个专业系统。
内容：1单位历史概况
      2单位性质、任务、职权范围和隶属关系
      3单位组织机构设置和人员编制变化
      4领导任免
      5名称变革、印信启用与作废、办公地点迁移
体例：编年、系列、阶段
要求：1材料详实，内容全面。须经考证，客观充分反映历史事实
      2结构合理、脉络清楚。组织建设梳理说明
      3表现形式多样。叙述、图表、文字、结合。
五、统计数字汇集
基础数字汇集 以数字的形式反映一定地区或某一方面的基本情况的参考资料。
综合性汇集 专题性汇集
六、会议简介
1会议名称届次
2时间、地点、主持人
3会议参加人员
4会议的主要议程及内容
七科技成果
名称、性能、结构、用途、原理、过程、参数、规范、成果结论意见、参加人员名单 300-400字。

 

 

 

第八部分 知识产权
知识产权 对智力劳动成果所享有的占有、使用、处分和收益的权利。知识产权是一种民事权利。分类：专利权、商标权、著作权
专利权1992年12月31日以前申请的保护期15年实用外观5年，延展期3年1993年1月1日以后20年实用外观设计10年
注册商标10年延展期10年