解放军文职招聘考试档案的检索

  档案的检索

第一节  档案检索工作与档案检索工具

一、档案检索工作

     1 概念：检索工作是指把档案材料的内容与形式特征著录下来，存贮在各种检索工具中，根据利用者的要求，直接把档案查找出来 ，为各项工作服务，充分发挥档案作用，直接体现档案工作的效果的工作。

     档案检索包括档案信息存储和查检两个具体过程。档案信息存储是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具的过程;档案信 息查检是指利用检索工具查找所需档案的过程。

     档案检索工具是沟通档案信息资源和利用者的一座桥梁也是档案信息存储和查检的一座桥梁和通向档案宝库的一条捷径。

   2 基本职能

（1）档案信息的存储

档案信息的存储樊际上就是编制档案检索工具。它的过程是：首先要对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录，每份文件或每个案卷经过描述后，成为一条记录或一个条目，然后对形成的档絮条目进行排列形成不同类型的档案检索工具。现在人们还把检索信息输入计算机，建立计算机检索数据库，更方便快捷。

（2）检索查找

这是档案信息的查找过程，根据利用者的要求，通过各种检索工具找出所需要的档案。它的过程是：首先对利用者的检索要求进行分析，确定利用者所需档案的实质内容，然后综合运用档案检索工具，找出利用者所需要的档案。

二、档案检索工具

1、概念： 是记录、报道、检索馆（室）藏档案材料的手段，进行档案管理和提供利用的各种目录、索引、指南等的总称。

2 、检索工具的质量要求

信息存贮丰富

检索准确迅速

方便实用

三、档案检索工具的种类

（一）按检索工具收录的范围分

1以一个全宗或全宗的一部分档案为对象的检索工具

2 以某档案馆（室）的全部或部分档案为对象的检索工具

3 两个以上档案馆的全部或部分档案为对象的检索工具

（二）按档案检索工具的形式和载体分

1 以纸张为载体的

（1）书本式    （2）卡片式

2 以胶片和磁带为载体的

（1）缩微式    （2）机读式

（三）按编制方法分

1.目录   2.索引   3.指南

（四）按照功能分

1.馆藏性检索工具      2.查检性检索工具（常用的：A 分类 B 主题）

3.介绍性检索工具