解放军文职招聘考试档案管理

 档案管理

    档案管理从总体上可分为档案实体管理和档案信息管理，而且这两种管理分别采取“历史主义”和“逻辑主义”的管理方式，构成了与其它信息管理不同的管理特性。

第一节  档案管理的基本内容

一、档案实体管理

二、档案信息管理

三、档案的历史联系的管理

第二节    档案整理理论——来源原则

一、来源原则的基本涵义 

    来源原则是当前世界各国公认的档案整理理论原则。国际档案理事会《档案术语词典》中将来源规定为“向文件中心或档案馆移交之前，在事务活动过程中形成、保管和/或利用文件的组织或个人”。

   1、尊重来源，保持档案与其形成者之间的来源联系；

   2、尊重全宗的完整性，指一个全宗是一个有机整体;

   3、尊重全宗在形成机关获得的原始整理顺序和方法，不宜轻易打乱重整。

二、来源原则的实践价值

  （一）来源原则从历史主义思路出发，充分体现了档案形成的历史联系，为档案馆馆藏的实体整理和分类提供了合理的客观依据。

   （二）来源原则有力地维护和保持了档案的本质属性，成为档案整理与分类的至善原则。

   （三）来源原则既不是一种纯观念性的抽象信条，也不是一种纯实践性的操作经验，而是兼具理论性和实践性的管理思想和原则。

第三节    档案整理的基本单位——全宗

    全宗是档案管理的基本单位。按字面理解，即“全部卷宗”，它是由法文“fands”一词意译而来，法文原意为“基金”、“储藏”，在保管工作中是指一个由若干个体构成的群体性保管单位。后用于指将一个具有相对独立性和自我完整性并由若干档案个体构成的一组档案。一个全宗就是一个基本的、核心的、不可分散的群体性档案保管单位。

    我国的档案全宗定义是：全宗就是一个机关（包括企业、事业单位）或著名人物在活动中形成的全部档案。

（一）全宗的判断标准

 在判定一个单位的档案能否构成一个全宗时，则需要根据以下标准来进行。

 1、一个公共机构或私人机构必须有一个名称和一个以注明日期的正式文件（例如条例、法令等）为依据的法定地位，即为依法成立的社会组织。其内部组织机构或派出机构是其不可分割的组成部分。

 2、它必须有经过相应的法律文件确立的明确的和专门的职能，即能独立承担特定的社会责任和义务。其具体标志是能独立对外行文和承担法律责任。

 3、在职能范围内和机构内的事务具有决定权，特别是人事和财产决定权。

（二）机构变动中的全宗判定

   1、机构合并。       2、机构分拆。    3、政权更迭。

（三）全宗的补充形式

   1、联合全宗。       2、汇集全宗      3、个人全宗。

第四节   档案实体秩序
   档案的特点和优点之一，就在于它已经不是一份份孤立的文件，也不是一批批杂乱的文件的堆积，而是具有内在联系的文件体系，它反映了各种活动和事件的原貌。档案管理活动的基本要求就是要使档案有序化。

一、档案实体管理的基本任务

    档案实体管理的基本任务是：维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序；保护档案实体理化状态，尽量延长其“寿命”。

档案实体管理的基本工作内容包括：建立档案实体的目录体系；标注档案实体的标识符号；建立档案管理工作制度；制定应急处理预案；安排库房和选择装具；配置档案保护设备和设施；抢救修复工作。

二、档案实体秩序的几点设想

（一）库房级的秩序

（二）全宗级的秩序

（三）文件级的秩序

三、档案实体秩序的理论困惑
   在实际工作中，不同文化背景的管理者都会形成一套自己的原则和技术方法，也都会认为是最科学和合理的，而且其他任何人都难以对其整理秩序提出异议。这就不难理解，对档案实体秩序的建立，实用功利的目的往往取代科学性成为首选目标。而且，实体秩序一旦建立，不管是否其科学合理与否，对其进行任何调整，都将是一个浩大的工作，从而使得其改变成为几乎不可能的事情。

第五节   档案信息化建设

一、档案信息化管理的发展历程

     条目级管理阶段（单机阶段）：

     原文管理阶段（单机阶段）：

     网络化管理阶段：

     数字档案管理系统阶段：

二、数字档案管理系统

    数字档案管理系统是国家机关、企事业单位按照行政隶属关系或业务指导关 系，通过本部门政务网或其他基础网络，将档案馆及立档单位档案室结合起来， 以统一的数据库标准、软硬件平台和安全控制手段为基础，为各级各类工作人员 提供综合信息服务的虚拟的档案馆（室）集群。

三、数字档案管理系统建设的主要内容

数字档案管理系统建设的主要内容数字档案管理系统建设的主要内容包括：标准规范体系的建设、数字信息资源建设、基础平台建设、基础设施建设、信息安全体系建设和人才队伍建设六个方面。