高校档案管 理创新刍议

 　　做好高校档案管理工作既是真实记载、反映各级各类高等院校教学、科研、管理、服务工作的现实需要，又是一所高校发展史的真实呈现，更是高校自身进行改革创新的重要依据。因此，认真、严谨、科学地做好高校档案管理工作是每一所高校都必须高度重视、自觉遵循、严格落实的事情。 
　　认真分析和研究当前高校档案管理工作中存在的一些普遍性问题不难发现，档案管理工作之所以不到位、不规范，利用的效率不高，归结起来主要有以下几方面原因：一是领导重视不够。有的高校没有把档案管理工作作为日常管理工作的一项重要内容，抓得少、议得少、问得少，更是很少进行研究和讨论，还停留在有人做这项工作就行上。二是支持力度不够。有的高校没有设置专门的档案管理部门，没有配备专门的档案管理人员，也没有专门的档案管理经费。三是开发利用不够。档案成为了一种形式或摆设，完成了收缴、整理、归档后就无人问津，档案的价值被一同锁进了档案柜。 
　　而要从根本上解决这些问题，就必须从档案管理创新上入手，更新观念、提高认识、加大投入、加强研究，真正使档案管理工作从"旁门"走向"正门"。 
　　一、创新管理思维 
　　高校管理者要像重视教学科研、管理服务、招生就业一样重视档案管理工作，充分�J识到认真做好档案管理工作是对高等教育发展的现在负责、未来负责的重要意义。同样需要有规划、有制度、有目标、有措施、有评比。真正将档案管理工作列入学院党委的议事日程、进入领导分管的范围，做到有人牵头、有人负责、有人落实。首先，高校管理层要有重视档案管理的意识，该研究的要研究，该部署的要部署，该检查的要检查。其次，要教育引导全校师生员工认识到档案管理工作的重要性，要使档案管理工作成为大家的工作，在日常工作中人人都自觉注意收集、汇总、保存档案资料，彻底克服有多少算多少、找不到了临时补、丢了忘了无所谓的思想。只有高校上下都能真正认识到档案管理工作的重要性，才能自觉为档案管理工作出主意、想办法、做贡献。 
　　二、创新管理模式 
　　各高校要在自身职权范围内或在争取上级主管部门支持下，成立专门的档案管理机构，配备专门的档案管理人员，配套专门的档案管理设施，建立档案管理的长效机制。避免有的高校设一两个兼职档案管理员临时负责档案管理工作、临时找几间库房作为档案存放点、每年定期收缴一次档案资料的做法。而是要根据学校的规模等实际，成立专门的档案馆或档案室，任命专门的负责人，培养选配相对稳定的档案管理队伍，配套相对固定的档案办公、存储用房和必备设备设施，设立专门用于档案管理的经费预算，建立健全档案管理工作规章制度和考核评比办法，开展具有针对性的档案管理、利用等方面研究。特别是在档案管理和研究人员的选拔和培养上，要彻底改变那种把学历低、年纪大、素质差的人员选派到档案管理部门的做法，从形式上给人造成档案管理工作不重要、无所谓、混日子的想法。而是要把那些真正热爱档案管理和研究事业、责任心强、具有较强的管理和研究能力的人员选配到档案管理工作岗位上，给他们提供同样的进修培训、学习交流、职称评聘、职务晋升机会，从而打造一支过硬的档案管理队伍，使档案管理工作从"游击队"真正成为"正规军"，让从事档案管理工作和研究的人员觉得有价值、有地位。 
　　三、创新管理手段 
　　当前，虽然科学技术在迅猛发展，特别是信息技术进入了千家万户，走进了寻常百姓身边，但从档案管理的现实来看，还存在着办法比较老套、形式比较单一、手段比较落后的现象。特别是从高校的档案管理工作来看，利用了一些现代科技手段，引进了一些信息技术产品，但还远远落后于信息技术的发展和数字化的需求。当然，在档案资料无论在什么时候都必须保持其真实性、原始性，那些最原始的、真实的资料才是档案真正的价值所在。但从开发、利用、永续保存的角度来看，更多地采用现代信息技术无疑是必要的，更是大势所趋。作为处于文化前沿、科技前沿、思想前沿的高校来说，在创新档案的管理手段和形式方面更应该首当其冲、责无旁贷。一是要建立数字化档案馆（室）。所谓数字化档案馆（室）不仅是指将所有的档案资料通过文字录入、扫描拍照、建立电子档案编号等，而是要充分利用网络技术、新媒体技术，将实体档案馆（室）通过3D形式展现出来，通过强大的数据库支撑，形成一个与实体档案馆（室）相一致的电子档案馆（室），实现一台电脑就能反映整个档案馆（室）的全�。二是要实现自动化分级管理。档案管理有不同的分级要求，数字化档案管理系统要具备自动分级功能，能够根据不同的档案资料类型进行自动分级分类，并自动入库，而不需要在电脑系统进行人工分检选库，从而有效避免因人工操作失误造成档案归类分级混乱。三是要设置严格的管理权限。档案资料既要便于管理和利用，同时更要做好保密措施。因此，在创建数字档案馆（室）的过程中，必须设置严格的管理权限，做好防范和保密工作。四是要方便查阅和利用。通过设置科学、合理、严谨的管理权限后，还要考虑到档案查阅和利用的便捷性。对于哪些档案资料可以网上查阅、谁能查阅、如何审批等进行系统设计。如何使数字化档案馆（室）既方便快捷、利于操作、便于保存，又确保档案资料的安全，各高校应根据实际情况进行研究和论证。 
　　做好档案管理工作是一件功在当代、利在千秋的工作，高校档案管理工作的好坏将对我国高等教育事业的发展与研究起到不可忽视的作用，今天多留一份档案资料，明天可能就是一笔宝贵的财富。因此，做好档案管理工作必须从现在开始、从每一个教职工开始，不断加强档案管理工作研究，不断进行档案管理工作创新，不断探索档案管理工作新路子，不断提高档案管理与研究工作水平。 
　　（作者单位：石家庄信息工程职业学院）