浅谈首秦公司档案利用 管理工作

 
　　首秦公司是一家钢铁合资企业，从2003年5月工程建设，2006年10月实现铁钢坯材全流程生产贯通。在企业生产建设经营过程中，我们收集、整理了7万余卷科技、文书、财务、实物等档案。怎样开发利用库存档案为公司经营生产决策提供依据，发挥档案最大价值是我们现如今应该思考的头号问题。 
　　一、存在问题 
　　（一）档案利用模式单一，不能多渠道、便捷、主动提供服务。 
　　目前首秦公司档案利用的方式主要：一是利用者来到档案室查阅、借阅、复印纸质档案；二是以电话的形式查询相关信息；三是利用档案数字化网上查询。从以上的利用方式上看，我认为基本上是档案人员被动的提供服务，主动服务意识不够，不能变换思维，只是墨守成规保存、利用档案。我们编制的近百卷档案三级目录也很少有人查看，档案人员和利用者之间的关系存在着懈怠的而没有工作激情的状态。 
　　（二）没有对档案利用者进行调查和充分了解。 
　　在日常档案利用过程中，档案人员没有留意专业人员利用档案的问题点、时间点在哪？如：从公司相关信息上了解到2#高炉鼓风机在具体时间内进行除湿技术改造，档案人员没有提前准备好要改造项目的档案信息，对利用者专业不够了解未进行跟踪，在提供利用时检索档案耗时长。 
　　（三）档案人员专业知识有待提高差。 
　　新形势下的档案工作对档案人员要求很高，档案人员专业知识不足；在专业技术人员利用档案中，档案管理人员只能按照档案管理规范机械的提供档案，对档案内容、价值，熟知、了解的不够，使之不能给利用者起到参谋和助手的作用。 
　　二、对策 
　　（一）齐全、准确做好档案收集工作。 
　　档案收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中的档案，集中到企业档案室进行科学管理的一项业务环节。档案部门每年一季度在全公司范围内收集档案，做好档案收集工作是利用好档案的前提。目前档案人员按照专业分工及岗位特点到岗位进行收集，同时注重档案的准确性、完整性，如：不能只收集部件图而忘记总图。只有保证档案的齐全完整才能更有效做好档案利用工作。 
　　（二）开展多种档案利用模式，为公司生产建设服务。 
　　针对档案利用工作中出现的问题：一是与员工沟通，深入基层，了解专业技术人员所思、所想、所需，根据利用者提出的问题和档案信息需求，重新梳理档案查借阅流程，使查借阅工作更加畅通便捷。二是从利用者日常利用档案的记录中了解，哪些设备、项目是经常利用的档案，对使用频率高的档案，做好信息编辑，以便减少利用者的查阅时间，提高工作效率。三是充分利用档案人员按照国家档案规范所编辑的档案目录，指导、协助利用档案资源，提高查阅的准确率。四是利用档案室硬件设备资源扫描仪和复印机，根据实际情况和实际需求，制定了档案复印、扫描流程，为利用者进行复印图纸、文件、证件等。五是利用档案数字化系统，档案部门制定了档案数字化工作方案及计划，完成库藏档案的扫描、格式编辑、档案三级目录录入工作，全面实现网上利用，在档案软件上设定网上查阅权限，并到岗位上为每名员工安装档案软件系统插件；制定网上查借阅流程、档案查询系统使用说明，将其放在OA办公系统首页进行宣传，深入基层推广档案数字化利用工作，让每名员工学会使用档案查询系统，了解数字化工作的深远意义。 
　　（三）分析和调查档案利用者，按需提供服务。 
　　档案利用工作是企业档案工作的中心环节，也是实现档案价值的体现。分析和了解利用者是做好档案利用工作的主要途径。 
　　首先，根据历年来档案查阅和借阅台帐对利用者进行分析统计，了解利用者利用档案的目的是学习、参考还是设计依据等。除此之外，哪些档案利用者经常查阅，哪些档案利用率低，对这些数据做好记录。如：新职工查阅档案是为了学习和了解所管区域设备，我们将它记录下来，其它新职工同样要查阅这个区域的设备时我们就能准确快速找出其所需档案；高炉煤气柜要进行改造时，就会有不同部门技术人员查阅同样档案，将其记录下来以备下一批人员利用等等。需要档案人员用心留意查借阅过程中的每个细节，掌握相关信息就能做好档案利用工作。 
　　其次，�n案部门坚持每半月深入基层宣传和指导基层档案工作，并对档案利用效果进行跟踪，只有对其充分了解才能知道怎样改进档案利用工作。同时虚心接受利用者提出的问题及给予答复，让利用者感到档案部门的服务态度，从而支持档案各项工作。 
　　最后，准确掌握公司各项活动，参加生产早调会、工程例会、工程验收会、设备开箱、中修会议等收集各种信息，不定期的与专业技术人员沟通知晓活动相关信息，提前将可能用到的档案进行检索以备查阅。 
　　（四）档案人员积极学习专业知识，提升自身综合素质。