药检档案管理创新与 改革探讨

 药检档案管理对保证药检所协调、有序、高效运行和单位自身的科学发展，维护人民群众正当权益起着重要的作用。随着改革的不断深入，药检档案管理的不足逐渐显现出来，如何优化、改进档案管理，使其适应社会的发展，已经成为药检所急需解决的问题。 
　　一、做好药检档案管理的重要意义 
　　药检所是国家药品监督管理体系的重要组成部分，是国家对药品质量实施技术监督检验的法定机构，担负着对药品进行检验，保障人民群众用药安全有效的重大使命。药检档案是对药品检验过程及相关情况的真实记录，是判定药品质量的重要依据。药检档案的建立将有效促进药品检验管理的科学化、规范化和法制化。 
　　（一）药检档案中汇集着大量的药学信息。药检档案中蕴含着大量的药学信息，如新产品开发研制检验工作中形成的技术材料、研制记录、报告书、实验原始资料、鉴定资料、检验报告书等，需要对其进行开发利用才能显现出它的价值和功能。 
　　（二）药检档案对科研工作具有推动作用。药检档案能为药检、教学、科研等工作提供基础数据，通过对一定时期、一定数量的某种类别的药检档案进行定性和定量分析、概要了解检验人员对药检报告完成的质量和对药学知识的掌握程度，有利于跟踪了解新业务、新技术的开展和运用情况，促进科研工作的开展。 
　　（三）加强药检所间协作和资源共建共享。药检档案因其专业性较强，依靠单个药检所，无法保证药检档案的全面采集，因此，各级药检所在药检档案资源建设上，要有大文献观的理念，通过所际合作与协调，积极参加全国药检管理信息系统，共建共用数据库，提高档案利用率，提高药检所整体的药检档案信息保障水平和资料满足率，实现药检档案信息资源的共享、互惠互利。 
　　二、药检档案管理现状的分析 
　　（一）领导对档案管理不够重视。有些药检所因办公用房不足等原因，目前�没有设立专门的档案室，各类档案还散存在各个形成科室办公室的柜子里，没有落实防火、防盗、防潮等"八防"安全措施，没有空调、除湿机等设备，不能实现档案统一综合管理。 
　　（二）档案管理制度不健全。在药检所管理中，一般均按照《实验室资质认定评审准则》要求，制定了较为健全的《质量手册》《程序文件》《作业指导书》等质量保证体系、管理制度手册和各科室、各类人员的岗位工作职责，而涉及档案管理特别是像药检档案的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核措施。虽然市食品药品监督管理局要求各单位设立专门的档案室并规范化、认真抓好档案管理工作，但药检所却未真正认真实施，没有把完整的档案资料管理纳入日常工作范围。 
　　（三）档案管理工作人员素质参差不齐。档案专业人员队伍在学历层次、理论水平、专业素质等方面参差不齐，与时代发展要求悬殊是目前我国档案专业人员队伍的普遍现象，很多档案部门是随便可以往里塞人的地方，是安排老弱病残的地方。在药检系统中还有表现为专职少、兼职多，专项管理经验不足，管理观念不强；在人才培养中，重视药检技术人员素质及动手能力的提高和继续教育 ，对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入培训计划和要求，许多档案管理人员的管理水平停留在传统经验上，思想观念和管理水平跟不上时代发展，缺乏创新和活力。 
　　（四）档案管理水平不高。现代化管理手段应用较差。随着计算 机及 网络 信息技术在药检所管理中的广泛运用，药检所管理手段在不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的却很少，基本还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，缺乏利用现代化技术设备的手段，不利于档案的收集、编研、修史编志、开发和利用，不利于发挥药检档案更大的、应有的技术支撑作用。 
　　三、做好药检档案管理工作的措施 
　　（一）依法治档是搞好药检档案管理工作的根本。可采取多种形式，大力加强和广泛开展《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律法规的宣传教育、学习贯彻活动，实施《药品检验档案管理规范》，增强药检所干部职工的档案法制意识，特别是领导干部的档案管理意识，依法编制本单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，使药检档案从形成、收集到整理、编目、归档、保管、借阅、保密、利用等各个环节都得到保障，做到依法治档。 
　　（二）领导高度重视是搞好药检档案管理工作的关键。一个单位档案工作的好坏，与单位领导的重视程度有着直接的关系，尤其是药检档案管理工作面对新形势下存在的难度增大问题，领导重视与否起着决定性作用。因此，改变档案工作的从属地位，需强化各级领导对档案工作的领导，本着"对历史负责、为现实服务、替将来着想"的态度，提高对加强档案资源建设重要性、必要性的认识，把综合档案室建设特别是档案室基础设施建设、设备配置、档案保护、人员培训等列入本单位发展规划。此外，各级领导还应明确：对档案"实行集中统一保管"原则只是加强档案工作的第一步，而确保档案收集齐全完整、丰富室（馆）藏，进而提高档案对药检、药监事业发展服务的效能，才是档案管理工作的目的。 
　　（三）加强制度建设是搞好药检档案管理工作的保证。一是建立健全档案工作管理机制和各项规章制度。完善归档制度、保管制度、鉴定制度、利用制度，明确岗位责任制，确保档案业务规范执行；完善档案工作程序，理顺单位、科室和档案室之间的关系，逐步将档案 
　　管理由多头分散管理过渡为大集中统一综合管理，使档案工作的每一个环节和每一个方面都有规范化的要求，保证档案管理工作的各个环节不脱节。二是坚持档案检查验收制度。做到档案工作与档案归档要求同步管理。因为药检档案是药检所科学技术和药品检验工作的历史，它不仅真实地反映本单位科技活动的现状，说明整个科技工作历史的进程。还为当前的业务工作和科研工作服务，为今后的工作服务，是珍贵的科技资源和科技储备。三是将档案工作同业务工作放在同等重要的位置，同样作为药检所质量管理体系的组成部分，纳入单位年度目标管理责任制，与业务工作一样同计划、同布置、同检查、同落实，不但与各科室、各岗位人员的经济利益挂钩，做到奖罚分明，还要在评优、晋升、进修政策上给予一定倾斜，以促进档案工作人员和专兼职文档人员主动收集、整理、归档，从而确保药检档案文书资料的完整性和系统性。 
　　（四）提高档案人员素质是搞好药检档案管理工作的基础。针对药检系统档案人员绝大部分是半路出家、从事档案工作时间和素质参差不齐，且基础管理薄弱、人员变动性大、档案业务生疏等现状，着重在提升档案室的软实力、档案工作的生命力、档案事业的保障力、档案队伍的战斗力上下功夫，切实加强和提高档案人员素质。一是加强药检档案人才队伍建设。首先要重视智力引进工作，可采取引进档案专业人才或通过向社会公开招录所学专业为档案学、历史学、汉语言文学或计算机专业人才的办法，吸收一些基本素质好、愿意从事档案工作的大学毕业生充实到药检档案工作队伍中来，壮大药检档案人才队伍。其次拓宽人才培养渠道，有重点、有方向地培养造就药检档案事业发展急需的人才，如对单位内部综合素质好、有发展潜力、志愿献身档案事业的同志进行专业培养和深造，促使他们施展才华，促进人才脱颖而出。二是注重教育，努力提高档案工作人员的 政治 思想水平。要改变旧传统，树立新观念，用"三个代表"重要思想、科学发展观、构建和谐社会的理念和改革开放、市场经济的思维方式指导档案工作；要改变以往的封闭管理，由重视管理转变为重视利用；要改变传统的静态管理，由坐等、送交转变为主动收集。三是加强培训，不断提高档案人员的专业知识水平、业务能力和管理水平。加强档案业务培训，提高档案人员的业务素质，是一项需要持之以恒的工作。一方面，要组织档案人员认真学习《档案法》及其《实施办法》和《管理条例》等法律法规；办好岗位培训、信息技术培训、相关标准规范和药检档案基础业务知识培训，加强经济、历史、文化、法律等档案传统方面管理知识和系统工程原理和方法、缩微技术和数码复印新技术应用等现代管理、现代科技实践技能和新技术的学习，吸取和 总结 新经验，优化知识结构，以达到理论知识和实践能力有机结合。另一方面，要与时俱进加强档案上岗和岗位继续教育，建设新档案管理模式，使全系统档案工作人员适应档案工作特别是新形势下药检档案工作发展需要；要多走出去参加培训或开展学术讲座，学习一些院校或发达地区先进的工作经验，拓宽工作思路，促进管理科学化，提升档案管理水平。 （作者单位：石家庄市食品药品检验所）