高 职院校二级档案管理的探 索与实践

 　在经历了高校扩招之后，高职院校大多已发展到以万人计的规模。随着规模化发展的置顶，加强内涵建设成为摆在高职教育工作者面前的重要而迫切的课题。作为内涵建设中的重要方面甚至是�P键保障，管理显得尤为重要。其中档案管理是管理之中的基础性课题，唯其基础，更要完善、稳固、顺畅、有效，才能起到基础的支撑与保障作用。 
　　高职院校的规模与架构需要实施档案二级管理模式。高职院校的在校生规模大多以万计，更有二万人以上的超大规模的高职院校，由于管理的需要尤其是教学管理的需要，大多采取三层级管理模式，相近的专业或系（部）组成专业群或是二级学院，由教学处、学生处（团委）、就业指导处等部门负责对各专业群或二级学院进行业务管理或协调。各专业群或二级学院无论在教学团队、专业设置乃至财务管理、招生就业等方面相对独立。为保证各专业群或二级学院各项工作的连续性和有序开展，很有必要对专业群或二级学院的档案实行相对独立的管理。 
　　自2002年起，国家教育部对高职院校进行每五年一轮的人才培养工作水平评估。为配合此项工作，国家教育部又出台实施了高等学校人才培养工作状态数据采集平台填报制度，每年要填报一次数据平台，以便于对高职院校人才培养工作进行有效的动态监督。这就在一定意义上把评估工作常态化并进一步规范化了。人才培养工作评估是对高职院校的全面评估，重点是教学工作，需要准备必要又充分的评估指标支撑材料，考察的是对于日常教学工作的规范化以及创新特色所在，同时也考察对于日常教学资料管理的完整性、系统性、规范性与科学性。为此，有必要对专业群或者二级学院的档案实施二级管理，在一定时期内把相关档案保存在专业群或二级学院内部，利于对评估工作及时有效地提供支撑材料。 
　　因此，在高职院校实施二级档案管理模式非常必要，符合实际工作的要求。 
　　高职院校实施二级档案管理，需要安全必备的配套设施设备作保障。按照档案管理的规定，档案室应该是一个独立设置的空间，单独存放，独立使用，而且要达到"八防"的要求，即：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物（虫、霉、鼠等）。要实现"八防"，就要配备相应的防护设备，其中"三铁"（铁门、铁窗、铁柜）更是必不可少。按照高职院校现有条件，为二级档案管理配备相应的档案室及档案设备是完全可能的。 
　　高职院校实施二级档案管理，需要安排档案管理专（兼）职工作人员。档案管理是一项政治性、业务性要求都比较高的工作，对档案管理人员的综合素质要求相应也比较高。档案管理人员要求思想觉悟高、工作责任心强，还要具备认真、细致、踏实、严谨的工作习惯与工作作风。因此，对于二级档案管理的专兼职工作人员的选配应该严肃认真，严格标准，严格审核。 
　　因为档案管理有较强的业务性，因此需要对二级档案管理人员进行必要的业务培训。主要有以下两种方式：一是校外培训，即参加市级以上档案职能部门组织的业务培训。二是组织校本培训，或由参加第一种培训的人员担任讲师，为全院档案管理人员进行培训；或由学院档案室负责人和经验丰富的档案管理人员担任讲师，对全院档案管理人员进行培训。因为第一种培训往往因为种种限制因素，参加培训人数总是有限，因此对于二级档案管理人员的培训主要采用第二种培训方式。校本培训的方式亦可多样化，并且应着重培训效果，或采用讲座方式，或采取座谈交流方式，或以会代训方式，将业务培训与工作安排部署、检查督导等相结合，在有限的时间内取得更多更佳的效果。 
　　高职院校实施二级档案管理，应该建立和完善相应的管理制度。 
　　一是要建立与学院档案管理相配套的档案整理归档、档案查阅、档案利用开发等管理制度。档案的归档范围应该根据实际工作需要及时进行修订、补充、完善，以期做到二级档案应收尽收、真实完整、系统规范。二级档案在服从服务于学院档案归档范围的基础上，应该根据新的工作内容，及时就扩充归档范围、划分归档类别、档案保管期限等内容与学员档案室沟通协商，以便对学院的档案归档范围进行及时的修订完善。二级档案的归档范围应该是一个动态的管理范畴，因此需要建立相应的管理制度，以保证动态管理的科学缜密。档案归档范围的确定，是档案管理最基础的工作，对于归档范围的研究、补充、完善，也应该是档案管理校本培训的一项基础性的必须的基本培训、交流和研讨内容。 
　　二是要建立档案工作人员培训制度。档案业务培训工作是提高从业人员业务素质的基本途径和关键保障，要保证培训工作的常态化、科学化和有效性，就必须建立严格、严谨的培训制度。如果二级档案管理人员的变动性比较大，则常态化的档案业务培训则显得尤为重要而迫切。档案培训制度的制定应该充分考虑从业人员档案意识的强化、培训内容的明确、培训纪律的严格以及培训效果的考核等关键要素，以保证培训制度的严肃性与权威性，避免业务培训流于形式，形同虚设。 
　　三是要建立档案管理的日常督导制度。建立档案管理的日常督导制度，可以将学院档案室与二级档案管理部门（专业群或二级学院）的档案管理业务有效衔接起来，利用档案室相对专业的人力资源，有效指导和提高二级档案管理水平。为了职责明确和有利考核，可以采用分片包干的形式，将档案室工作人员合理分工，担任二级档案管理的督导员，负责二级档案管理的检查、指导和督导工作。督导员根据检查督导情况，及时向档案室和二级档案所在部门反馈存在问题及整改意见。 
　　四是建立二级档案管理的日常巡查制度。由档案室主任和学院档案室归属部门负责人担任巡视员。针对督察员反馈问题和意见进行重点巡查，一方面全面掌握二级档案实际管理情况，实地了解督察员对于二级档案的督导工作，为档案管理人员的考核工作提供翔实的第一手材料；一方面可以更有针对性、更直接有效地帮助二级档案所在部门档案管理中存在的实际问题。